Používanie e-mailu na zníženie úrovne stresu. 3 skvelé spôsoby, ako sa vyrovnať s diaľkovou komunikáciou.

Ako znížiť úroveň stresu pri používaní e-mailového účtu? Viete, že spôsob používania e-mailu môže výrazne zvýšiť úroveň úzkosti? Môže sa zdať, že e-mail je predovšetkým pohodlný. Umožňuje rýchlu komunikáciu medzi zamestnancami a externými subjektmi, ale zároveň vytvára technostres pre používateľov.

Používanie e-mailu – obsah:

1. Znížte úroveň stresu
2. Skúste iný spôsob kontaktu
3. Nesielajte e-maily v piatok
4. Komunikujte jasne a jednoducho
5. Zhrnutie

Znížte úroveň stresu

Používajte iba svoj pracovný telefón. Váš telefón by mal byť k dispozícii na kontakt iba počas 8 hodín práce a potom by mal byť vypnutý – toto pravidlo by mali dodržiavať ľudia, ktorí si prajú udržať rovnováhu medzi svojím súkromným a profesionálnym životom. Takéto kroky, ako je vypnutie e-mailu po pracovnej dobe (spoločnosti môžu tieto funkcie využiť), oneskorenie dodávky balíka (naplánovanie odoslania na ranné hodiny nasledujúceho pracovného dňa) alebo plánovanie pevných hodín prijímania pošty, umožňujú starať sa o duševné zdravie počas práce a vo voľnom čase.

Nezabudnite sa vyhnúť inštalácii e-mailov (alebo iných firemných správ) na svoj súkromný telefón. Je to nevhodné z mnohých dôvodov, nie je to bezpečné pre ochranu citlivých údajov a na druhej strane to ovplyvňuje vašu pohodu a schopnosť odpočívať po práci.

Skúste iný spôsob kontaktu

Koľkokrát ste poslali e-mail svojmu kolegovi alebo partnerovi a čakali ste aj niekoľko dní na odpoveď, aj keď bola otázka jednoduchá a nie veľmi ťažká na vyriešenie? Ako vidíte, niektorí ľudia radi čakajú na svoju odpoveď zakaždým a to môže frustrovať osobu, ktorá čaká.

Ako môžete problém vyriešiť? Môžete sa pokúsiť kontaktovať osobu priamo (ak je to len možné) zavolať, alebo použiť firemného instantného messengera, ktorý umožňuje rýchle zobrazenie správ – urobte čokoľvek, aby ste problém vyriešili a dostali ho za sebou.

E-mail zvyčajne nie je najlepším riešením, aj keď si myslíme, že je to najlepší spôsob kontaktu so zamestnancami alebo obchodnými partnermi. Je potrebné starostlivo zvážiť túto otázku v prípade komunikácie, ktorá môže vyvolať negatívne emócie – pri čítaní správ ich interpretujeme predstavovaním si tónu hlasu a postoja rozhovornej osoby. V mnohých situáciách, aj v súčasnej digitálnej ére, môže priamy kontakt priniesť lepšie výsledky.

Nesielajte e-maily v piatok

Zaobchádzajte s ostatnými tak, ako by ste chceli, aby sa zaobchádzalo s vami – toto pravidlo by malo platiť pre všetky správy zaslané po pracovnej dobe. Ak sa vám nepáči zvuk e-mailu, ktorý príde po 18:00 alebo neskôr, prestaňte ich posielať sami. Bez ohľadu na to, či ste bežný zamestnanec, manažér, alebo pracujete spolu so svojím partnerom, nemali by ste ukazovať svoju dostupnosť. Nie je to len nezdravé, ale narúša to rytmus dňa osôb, s ktorými spolupracujete.

Stojí za to pamätať na to, aby ste sa vyhli posielaniu e-mailov v piatok popoludní. Je ťažké očakávať, že osoba rýchlo odpovie na náš e-mail len niekoľko hodín pred prichádzajúcim víkendom – mnohí zamestnanci majú postoj, že: môže to počkať do pondelka rána. Ak len niekto môže čakať na odpoveď, môže čakať aj s odoslaním e-mailu, najmä keď každý začína týždeň s dodatočnou energiou po víkendovom odpočinku.

Komunikujte jasne a jednoducho

Určite ste napísali e-mail s niekoľkými otázkami a problémami, ktoré potrebovali vysvetlenie, ale stále ste nedostali žiadnu odpoveď. Táto situácia (najmä ak ste čakali na odpoveď) zvyšuje úroveň stresu. Bohužiaľ, musíte byť pripravení na to, že tento typ problému sa občas vyskytne – niekedy aj častejšie, ako ste očakávali. Ako sa s tým vyrovnať?

Predovšetkým napíšte predmet správy jasne, potom zostavte e-mail, pričom myslíte na udržanie jasného a jednoduchého spôsobu komunikácie. Niekedy vás to prinúti obmedziť tému e-mailu. Musíte dôkladne premyslieť, ktorá otázka je pre vás najdôležitejšia a ktorá sa môže riešiť neskôr (použitím iných foriem komunikácie).

Zhrnutie

Rýchlo sa rozvíjajúca technológia priniesla mnoho skvelých vecí, pokiaľ ide o uľahčenie každodennej komunikácie, či už súkromnej alebo profesionálnej. Zároveň sme čelili mnohým výzvam, najmä spojeným s faktom, že sme neustále dostupní.

E-mailové správy neustále prichádzajú do našej schránky – počas práce, vo voľnom čase alebo dokonca na sviatky – čo je príklad narúšania rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom. Preto stojí za to povzbudzovať zamestnancov, aby využívali všetky vyššie uvedené rady a tipy, pričom si pamätajú, že vo všetkých prípadoch je lepšie, keď príklad prichádza zhora.

Prečítajte si tiež: Ako znížiť digitálny stres pri práci na diaľku

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.