Základy rozprávania príbehov pomocou dát

Viackrát sme sa zúčastnili školení alebo obchodných stretnutí. Často takéto stretnutia obsahujú prezentácie, ktoré zhrnujú určité situácie v spoločnosti, pričom forma je tak odolná, že poslucháči, ak by mohli, by sa rozplynuli do vzduchu. Čo robiť v situácii, keď sme to my, ktorí musíme pripraviť takúto prezentáciu? Ako urobiť náš prejav vecný a zároveň zaujímavý pre publikum? Takzvané rozprávanie dát sa v tomto prípade ukáže ako užitočné.

Rozprávanie dát – obsah:

1. Rozprávanie dát – o čom to všetko je?
2. Kde začať?
3. Prioritizácia
4. Ako správne zostaviť dátový príbeh?
5. Zhrnutie

Rozprávanie dát – o čom to všetko je?

V súvislosti s technologickým rozvojom korporácií získal spôsob a kvalita komunikácie dát osobitnú pozornosť, napr. v prípade správ alebo všetkých druhov reportov prezentovaných klientom, manažmentu atď. Tak vzniklo boji proti nudným prezentáciám, rozprávanie dát.

Najjednoduchšie povedané, je to rozprávanie dát spôsobom, ktorý vytvára jeho príbeh. Čísla sú prezentované v príčinno-následkových vzťahoch, takpovediac, čo znamená, že príjemca nie je “napadnutý” hromadou čísel. V dôsledku toho je vnímanie poslucháčov väčšie a informácie sú pre nich ľahšie stráviteľné.

Kde začať?

Najprv musíme vytvoriť vizuálnu prezentáciu, ktorá bude našou základňou. Preto musíme overiť pravdivosť dát, ktoré chceme zahrnúť. Nemôžeme si dovoliť situáciu, v ktorej sa odvolávame na nesprávne alebo zastarané dáta. Ďalším krokom je určiť závery, ktoré chceme dosiahnuť.

Akonáhle vieme, čo chceme prostredníctvom prezentácie dokázať, musíme si pamätať, aby sme to urobili jasné. Na snímku nemôžeme mať príliš veľa textu. Každý snímok by mal byť konkrétny a jasne ilustrovať podstatu vecí. Dáta sa najlepšie prezentujú vo forme tabuľky, grafu alebo diagramu, ale odporúča sa používať infografiky, grafiku alebo animácie. Tento spôsob zobrazenia dát ich robí prístupnejšími pre diváka.

Ak chceme zdôrazniť negatívne podtóny danej informácie, je vhodné použiť červenú farbu na zosilnenie efektu na príjemcu. V opačnej situácii, keď chceme preniesť pozitívny podtón dát na príjemcu, je vhodné použiť zelené alebo modré farby.

Písmo textu je tiež dôležité, vyberte si jednoduchý dizajn, bez zbytočnej ornamentácie, ktorá narúša vnímanie podstaty správy. Jeho veľkosť je tiež významná, najrozumnejšie rozhodnutie bude zvoliť písmo optimálnej veľkosti, ktoré je pre príjemcu ľahko čitateľné. Taktiež si pamätajte, aby ste to neprehnali s množstvom textu na snímke – mala by zobraziť najrelevantnejšie dáta a poskytnúť základ pre prezentujúceho.

Prioritizácia

Ako už máme vizuálnu prezentáciu, musíme premýšľať o tom, ako ju preniesť. Tu zohrá rozprávanie dát hlavnú úlohu. Aby bola naša prezentácia pútavá a vecná, správne sa pripravte na prezentáciu dát. Existuje schéma, ktorá je základom pre rozvoj dát podľa rozprávania príbehov. Je potrebné stanoviť niektoré dôležité body o našej prezentácii.

Najprv musíme zvážiť kto je protagonistom naratívu, či nás zaujíma spoločnosť ako celok alebo napríklad jedno z jej oddelení atď. Ďalšou otázkou je určiť cieľ alebo výzvu, ktorej čelí protagonista príbehu. Okrem toho identifikujte prekážky , ktorým môžeme čeliť na ceste k našim zamýšľaným cieľom, ako sú právne nuansy alebo nedostatok zamestnancov.

Nezabudnite prezentovať zvrat, t.j. moment, keď sa situácia začne vyvíjať v náš prospech, stojí za to zdôrazniť dáta, ktoré to ilustrujú. Okrem toho nezabudnite zdôrazniť atribúty spoločnosti alebo oddelenia, ktorého sa problém týka, a zdôrazniť, čo bude hrať kľúčovú úlohu pri prekonávaní ťažkostí. Posledným bodom je určiť, aké závery vyvodiť z opísaných situácií.

Ako správne zostaviť dátový príbeh?

Ďalším krokom je zostaviť náš príbeh. Tradične by sme mali začať úvodom. Tu by sme sa mali zamerať na predstavenie poslucháča predmetu problému. Na to sa musíme s ním zoznámiť a potom prispôsobiť formu nášho prejavu jeho mentalite. Nemôžeme to preháňať s množstvom technologického žargónu, ktorý je ťažko pochopiteľný pre nešpecialistov. Jednoduchý jazyk prispôsobený typu publika bude fungovať oveľa lepšie.

Okrem toho by mal kontext prejavu zapojiť poslucháča ako neoddeliteľnú súčasť naratívu. Ak problém priamo alebo nepriamo ovplyvňuje publikum, určite ich bude zaujímať vývoj otázok.

Na začiatok predstavte predmet, na ktorý sa prezentácia vzťahuje. Stojí za to tiež poznamenať východiskový bod príbehu a pôvod odkazovaných dát. V tomto bode môžeme ilustrovať dáta, ukazujúc pôvodnú situáciu relevantnú pre ďalší priebeh prejavu.

Potom, na základe nasledujúcich snímok našej prezentácie, rozvíjame naratív. V tejto fáze sa zamerajte na cieľ hlavnej postavy, napr. spoločnosti, a prekážky, ktorým môže čeliť. Tu sa dáta môžu prezentovať relatívne pesimisticky, ale nemali by ste sa im vyhýbať. Negatívny tón spomenutých informácií iba posilní efekt nasledujúcej časti prejavu, v ktorej predstavíme zvrat – riešenie.

Potom je vhodné zdôrazniť kontroverzné aspekty problému, napr. väčšie výdavky na konkrétny sektor ako konkurencia. To vyprovokuje zvedavosť poslucháčov, ktorí sa budú pýtať, z čoho vyplývajú spomenuté rozdiely. To ich prinúti chcieť poznať odpovede a zároveň pritiahne ich pozornosť.

Kľúčová časť prezentácie sa týka prezentovania zvratu. V tejto časti by sme mali venovať osobitnú pozornosť akciám, ktoré preklopia misky váh v náš prospech. Pozitívny dopad udalostí na príjemcu, napr. zákazníka alebo vedenie spoločnosti, by mal byť zdôraznený. Týmto spôsobom udržíme jeho záujem o danú problematiku. Pretože poslucháč sa nezaujíma o suché dáta, ale o moment, keď to bude mať dopad na skutočný život alebo finančnú situáciu – tento záujem sa zvýši. Preto zdôraznite náhly zvrat udalostí, ako je nárast ziskov. V tomto prípade bude graf jasne ukazujúci úspech podniku ideálny.

Na záver zostáva zhrnúť situáciu, ukázať výhody navrhovanej stratégie a zdôrazniť pozitívne účinky aplikovaných riešení a predpokladané prínosy. Stojí za to porovnať predpokladaný vývoj situácie bez aplikácie nášho riešenia a jeho dopad na zúčastnených. Na tento účel bude ideálna tabuľka porovnávajúca počiatočnú situáciu s vyvrcholením.

Zhrnutie

Môžeme definovať rozprávanie dát ako schopnosť komunikovať analytické dáta publiku spôsobom, ktorý je pre nich zmysluplný a pútavý.

Vďaka tejto technike sa počas prezentácie poslucháči zamýšľajú nad otázkami, ktoré boli vznesené, a očakávajú odpovede na svoje otázky. Preto si zapamätajú dobre rozprávaný príbeh o dátach, ako aj vyvolajú reakcie očakávané prezentujúcim. Rozprávanie príbehov stimuluje ľudí, aby interagovali s prezentujúcim, čím sa komunikácia s publikom stáva efektívnou.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.