Prečo je vytváranie pracovných tokov dôležité?

Každá organizácia – či už ide o menšiu spoločnosť, stredne veľký podnik alebo nadnárodnú korporáciu – neustále usiluje o dosiahnutie čo najväčšej efektivity. To sa stáva obzvlášť dôležitým v súčasnej digitálnej ére, keď je konkurencia silná. Z tohto dôvodu podnikatelia hľadajú spôsoby, ako zefektívniť každodenné operácie spoločnosti – jedným z nich je vytváranie pracovných tokov. Prečo je pre organizácie také dôležité komplexne navrhnúť spôsob, akým sa práca presúva z jednej osoby na druhú?

Pracovný tok – obsah:

1. Čo je to pracovný tok?
2. Prečo je výhodné zaviesť pracovné toky?
3. Ako implementovať pracovný tok?
4. Zhrnutie

Čo je to pracovný tok?

V posledných rokoch sa pracovný tok stal akýmsi buzzwordom v podnikateľskom svete, o ktorom často počujete (napr. na pracovných pohovoroch), ale nemusíte ho nevyhnutne vidieť implementovaný v praxi. Podnikateľské pracovné toky sú opakujúce sa postupy pozostávajúce z radu úloh, ktoré musia byť vykonávané rutinne v špecifickom a konzistentnom poradí. Môžu byť navrhnuté tak, aby fungovali pre jednotlivca aj pre skupinu závislých jednotlivcov.

Správne navrhnuté umožňujú vykonávať cyklické a opakujúce sa úlohy. Takýto postup sa premieta do efektívnejšej práce celého tímu a následne do lepšej produktivity a efektivity celej spoločnosti, ako aj do nižšieho rizika chýb. Pracovné toky tiež podporujú spoluprácu medzi oddeleniami, urýchľujú proces dokončovania jednotlivých aktivít. Dôležité je, že použitie automatizovaných riešení poskytuje väčšiu kontrolu nad aktuálnym stavom úloh.

Prečo je výhodné zaviesť pracovné toky?

Správne štruktúrované pracovné toky zabezpečujú, že dôležité procesy sú vykonávané správne zakaždým. Umožňujú dosiahnuť množstvo výhod, ktoré sú z obchodného hľadiska dôležité, ako napríklad:

• urýchlenie vykonávania úloh vďaka stanoveným štandardom, ktorých sa treba držať počas práce,
• efektívnejšie dosahovanie stanovených cieľov vďaka implementácii prístupu riadenia prostredníctvom cieľov a efektívnejšiemu vykonávaniu úloh,
• lepšia komunikácia v tíme vďaka priradeniu konkrétnej úlohy každej osobe (lepšie pochopenie úlohy v tíme),
• neustála výmena vedomostí a informácií medzi jednotlivými zamestnancami
• väčšie zapojenie do práce vďaka zvýšenej zodpovednosti,
• lepšie vykonávanie úloh vďaka výberu najlepších ľudí na konkrétne aktivity, čo následne zaručuje väčšiu spokojnosť koncového zákazníka,
• menšie riziko chýb vďaka automatizácii úloh,
• zefektívnenie prebiehajúcich procesov a zameranie sa na dôležité aktivity detekciou a elimináciou redundancie (nepotrebné aktivity),
• nepretržitá práca na zlepšovaní produktu zabezpečením, že každý nasledujúci pracovný tok je lepšie vykonaný.

Čo je viac, implementácia pracovného toku poskytuje zamestnancom väčší prehľad o jednotlivých obchodných procesoch, čo im umožňuje vidieť celkový obraz a zabezpečiť, že vykonávané úlohy im umožňujú dosiahnuť očakávané ciele. Taktiež eliminuje problém s transparentnosťou pokiaľ ide o aktivity vykonávané jednotlivými oddeleniami. Dôkladné dokumentovanie a zdieľanie všetkých potrebných informácií na spoločnej platforme je najjednoduchší spôsob, ako spraviť prácu efektívnejšou a minimalizovať riziko chýb.

Ako implementovať pracovný tok?

Na implementáciu pracovného toku vo vašej organizácii môžete využiť riešenia ako Firmbee na lepšie riadenie vašich projektov.

Dobré naplánovaný pracovný tok môže mať formu kanbanu s starostlivo vybranými sekciami projektu, úlohami a stavmi úloh.

Zdroj: kanbanová tabuľa z bezplatného nástroja na riadenie projektov: www.firmbee.com

Avšak, uistite sa, že možnosť, ktorú si vyberiete, je prispôsobená potrebám vášho podnikania a vašich zamestnancov. Výber správneho nástroja na automatizáciu pracovného toku môže byť na začiatku náročný, ale dobrá voľba vám umožní vidieť množstvo výhod v dlhodobom horizonte.

Zhrnutie

Automatizácia procesu vykonávania určitých úloh vám umožní vidieť významné zmeny v práci zamestnancov a celých oddelení. V dlhodobom horizonte sa to následne premietne do dosiahnutia vyššej efektivity, čo následne povedie k zvýšeným príležitostiam pre spoločnosť rásť, implementovať nové riešenia a budovať svoju inováciu. Takže ak chcete vidieť značné zmeny v najdôležitejších obchodných procesoch vo vašej spoločnosti, zvážte vytvorenie pracovných tokov pre vašich zamestnancov.

Čítajte tiež: Čo je to asynchrónna komunikácia?

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.