Stratégie pre efektívne obchodné stretnutia

Čo môže pomôcť vyriešiť tento problém? Po prvé, starostlivo analyzujte, či sa téma môže diskutovať inak, v e-maile alebo ako písomná poznámka. Po druhé, hľadajte spôsoby, ako zabezpečiť, aby sa čas strávený osobne alebo online využil čo najefektívnejšie. Tu sú najlepšie stratégie pre efektívne obchodné stretnutia.

Efektívne obchodné stretnutia – sú nevyhnutné?

Na túto otázku by sa bezpochyby malo odpovedať kladne – aj keď v súčasnej fáze vývoja firmy fungujú dobre s pomocou rôznych typov okamžitých správ. Prečo? Pretože žiadna výmena e-mailov (ktoré sú zvyčajne premyslené, skrátené, bez emócií atď.) neposkytne výsledky, aké prinesie diskusia – brainstorming, v ktorom sa stretávajú názory, myšlienky a nápady rôznych ľudí s rôznymi pozadiami.

Obchodné stretnutia sa stávajú obzvlášť nevyhnutnými, keď nám záleží na prijatí dôležitého rozhodnutia pre tím alebo spoločnosť, riešení vážneho problému, diskusii o stratégii ovplyvňujúcej dlhodobé fungovanie spoločnosti alebo generovaní nových nápadov (napr. pre marketingové kampane značky). Žiadna spoločnosť, bez ohľadu na to, v akom odvetví pôsobí, sa preto nemôže zaobísť bez živých alebo online diskusií v menších alebo väčších skupinách.

Efektívne obchodné stretnutie – prečo je také ťažké ho zorganizovať?

Je možné uviesť niekoľko rôznych dôvodov, prečo obchodné telefonáty trvajú príliš dlho, nedosahujú očakávané výsledky a účastníci majú pocit, že ich čas bol premrhaný. Začínajúc tradičnou nedochvíľnosťou, cez nedostatok stanoveného plánu (“skákanie” z témy na tému) a cieľa (výsledok, ktorý chceme dosiahnuť, čo vedie k zbytočným úvahám), až po nedostatočné moderovanie diskusie zo strany organizátora.

Takéto najpopulárnejšie dôvody vedú k tomu, že je potrebné zorganizovať ďalšiu príležitosť na diskusiu o tej istej téme, pretože prvýkrát sa ukázalo ako nedostatočne efektívne, čo ovplyvňuje prácu (tempo vykonávania iných povinností) každého účastníka.

Efektívne obchodné stretnutia – stratégie, ktoré stoja za implementáciu

Čo teda môžete urobiť, aby žiadny účastník nepovedal “Túto záležitosť by bolo možné prediskutovať e-mailom”? Tu je 5 najdôležitejších vecí, na ktoré by ste sa mali zamerať, ak ste odhodlaní usporiadať iba efektívne obchodné stretnutia.

1. Definujte cieľ

Pred organizovaním diskusie je potrebné jasne definovať jej účel, pretože bez tohto prvku sa diskusia môže ukázať ako chaotická a teda – neproduktivná. Definovanie účelu umožní všetkým účastníkom sústrediť sa na relevantné otázky a nasmerovať diskusiu správnym smerom. Takže na začiatku uveďte, či je cieľom prijať konkrétne rozhodnutie, vyriešiť problém alebo možno vyvinúť nové nápady.

2. Pripravte agendu

Agenda je najdôležitejším – hneď po cieli – prvkom efektívnych obchodných stretnutí. Definovaný bodový plán, ktorý účastníci dodržiavajú, spolu s tými, ktorí sú zodpovední za diskusiu o danej téme, povedie k očakávaným výsledkom (pretože každý účastník vie, čo môže očakávať). Nezabudnite poslať agendu účastníkom niekoľko dní vopred, aby mal každý čas sa s ňou oboznámiť a adekvátne sa pripraviť na diskusiu o bodoch.

3. Dbajte na čas

Prekročenie stanoveného času pre jednotlivé body (alebo dokonca nedostatok jasnej časovej štruktúry, t.j. konkrétneho množstva času, ktoré môže byť venované konkrétnemu bodu) môže skončiť ako zdĺhavá diskusia, čo vedie k strate sústredenia a záujmu medzi účastníkmi. Ineffektívne riadenie času zvyšuje úroveň únavy, čo výrazne znižuje efektivitu a angažovanosť, a preto je veľmi dôležité dodržiavať plán v každom okamihu.

4. Obmedzte počet tém na diskusiu

Nezabudnite tiež, že pokus o diskusiu o príliš mnohých témach na jednom stretnutí môže viesť k unáhlenému, povrchnému rozhovoru a neschopnosti preskúmať každú otázku do hĺbky. Je lepšie zamerať sa na niekoľko najrelevantnejších bodov a venovať im primeranú pozornosť, ale diskutovať o otázkach súvisiacich s témou, ale menej dôležitých, ako o e-maile.

5. Zabezpečte aktívnu účasť

Aby ste zabezpečili plne efektívne obchodné stretnutie, povzbudzujte účastníkov, aby sa aktívne zapájali do diskusie. Pýtajte sa otázky, počúvajte ich názory a vyzývajte ich, aby zdieľali nápady, pričom zabezpečte, aby sa sústredili na aktuálne otázky. Eliminácia zbytočných rozptýlení (ako je prijímanie telefonátov počas diskusie) vám v tom obzvlášť pomôže.

Efektívne obchodné stretnutia – zhrnutie

Žiadny zamestnanec ani partner nemá rád pocit, že premrhal svoj pracovný čas účasťou na stretnutí, ktoré sa nedohodlo na žiadnych dôležitých otázkach. Potom nastupuje horkosť, pretože by sa mohol sústrediť na iné úlohy počas toho času.

Preto by sa každý organizátor diskusií – či už interných so zamestnancami alebo s externými partnermi – mal na ne primerane pripraviť, pričom by mal využiť napríklad vyššie opísané stratégie, najmä v oblasti definovania cieľa a nastavenia podrobnej agendy. Kombinácia všetkých týchto tipov zabezpečí, že každý bude mať pocit, že sa zúčastňuje efektívneho obchodného stretnutia.

Prečítajte si tiež: Metódy predpovedania predaja e-commerce

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.