Organizácia práce: 10 tipov, ako zvládnuť organizáciu práce

Premýšľate, aké je tajomstvo úspešných ľudí vo svojej práci? Samozrejme, okamžite si všimnete, že ide o úplne individuálnu záležitosť, pretože každý zamestnanec má jedinečnú kombináciu tvrdých a mäkkých zručností, osobnostných alebo charakterových vlastností. Existuje však jeden prvok, o ktorý sa môžete postarať, aby ste zlepšili výkon svojich každodenných úloh a zvýšili dosiahnutie očakávaných výsledkov – dobrá organizácia práce. Ako? Nižšie nájdete náš zoznam 10 tipov na organizáciu, ktoré to môžu zabezpečiť.

Organizácia práce – obsah:

1. Plánujte svoju prácu
2. Zamerajte sa na jeden cieľ (a úlohu) naraz
3. Nezabudnite si pravidelne robiť prestávky
4. Stanovte si priority
5. Odhadnite a kontrolujte čas
6. Zaveste individuálne produktívne cykly
7. Zbavte sa rozptýlení
8. Pracujte s Kanban tabuľami
9. Používajte nástroje na zefektívnenie svojej práce
10. Stanovte hranice pre kolegov
11. Lepšia organizácia práce – teraz viete, čo robiť

Plánujte svoju prácu

Vašu prácu môžete organizovať v špeciálnom online nástroji, v online poznámkovom bloku, tradične na papieri (akýkoľvek spôsob, ktorý vám najviac vyhovuje) – nemôžete zabudnúť naplánovať si prácu, ak máte záujem zlepšiť svoju organizáciu. Napísanie všetkých úloh na daný deň alebo týždeň je základom pre ďalšie kroky, ktoré sme spomenuli. Nezabudnite si naplánovať len 80% času v práci – zvyšok by mal byť vyhradený na nepredvídané udalosti.

Zamerajte sa na jeden cieľ (a úlohu) naraz

Nebudete schopní dosiahnuť všetko, čo ste si stanovili, hneď – rovnako ako nezvládnete dokončiť všetky úlohy, ktoré ste si naplánovali na deň pred obedom. Zamerajte sa na to, čo je v danom momente najdôležitejšie, a uvidíte pozitívne výsledky.

Nezabudnite si pravidelne robiť prestávky

Najlepšie je plánovať si prestávky každý deň približne v rovnakom čase (pokiaľ je to možné, samozrejme) – takto sa vaše telo dostane do určitého pracovného rytmu, čo uľahčí dosahovanie vašich cieľov.

Stanovte si priority

Ktorá úloha je dôležitá a naliehavá, a ktorú odložiť? Akonáhle si naplánujete svoju prácu, mali by ste určiť poradie, v akom by ste mali vykonávať rôzne povinnosti (s tým vám pomôže Eisenhowerova matica). Takto budete presne vedieť, čo robiť a ako plynulo prechádzať z jednej úlohy na druhú, bez toho, aby ste si dovolili chvíľu váhať.

Odhadnite a kontrolujte čas

Aby ste najlepšie organizovali svoj čas v práci, mali by ste sa tiež spoliehať na odhad, ako dlho vám potrvá dokončiť konkrétnu úlohu. Takto získate kontrolu nad časom a zároveň zvýšite svoju motiváciu na jej dokončenie. Neustále kontrolovanie tempa vašich povinností vám naopak umožní predvídať úzke miesta a učiť sa lekcie do budúcnosti (napr. v súvislosti s tým, že určitý typ úlohy si vyžaduje predĺžený termín). Tieto dve činnosti výrazne zlepšujú organizáciu práce.

Zaveste individuálne produktívne cykly

V ktorých hodinách pracujete najlepšie? Zistenie, či ste produktívnejší ráno, na obed alebo popoludní (a ako tento fakt súvisí s vašimi jedlami v práci) je východiskovým bodom pre lepšiu organizáciu vašej dennej práce. Predsa len, je najlepšie nechať si najnáročnejšie úlohy na čas, keď ste najproduktívnejší, aby ich dokončenie bolo aspoň o niečo jednoduchšie. V období najmenšej produktivity by ste naopak mali vykonávať automatické a opakujúce sa úlohy, ktoré si nevyžadujú veľké nasadenie. Tento prístup vám pomôže zbaviť sa pocitu premárneného času v práci.

Zbavte sa rozptýlení

Majte na pamäti, že nič nefunguje tak zle na vykonávanie každodenných povinností ako neustále podliehanie rozptýleniam všetkých druhov – kontrolovanie sociálnych médií, návštevy kolegov alebo prezeranie e-mailov. Prečo? Pretože našim mysliam trvá chvíľu, kým sa sústredia na danú úlohu a každé rozptýlenie spôsobuje, že naša koncentrácia slabne a musíme začať odznova. Preto je dobré zablokovať určité stránky počas vašej práce alebo použiť techniku Pomodoro (ktorá podporuje prácu v cykloch), aby ste sa vyhli podliehaniu rozptýleniam.

V tejto súvislosti si tiež všimnite, že sa s rozptýleniami stretávate ako v kancelárii, tak aj pri práci z domu – identifikujte, čo vás najčastejšie rozptyľuje od vašej práce a potom sa snažte eliminovať tieto problémy, aby ste zlepšili svoj pracovný tok.

Pracujte s Kanban tabuľami

Vizualizácia vašich úloh na Kanban tabuľke (rozdelenie stĺpcov je do-robené-hotovo) zlepšuje kontrolu nad pracovnými tokmi. Čo viac, umožňuje ostatným vidieť, či môžu momentálne využiť vaše zdroje, alebo sa možno sústredíte na dôležitú úlohu a nemôžete nájsť priestor na pomoc.

Používajte nástroje na zefektívnenie svojej práce

Premýšľajte o tomto type softvéru (ako je náš softvér na riadenie projektov Firmbee), ak pracujete v tíme a cítite potrebu zlepšiť komunikáciu medzi jednotlivými členmi tímu. Riešenia, ktoré vám umožňujú uchovávať všetky potrebné informácie o prebiehajúcich procesoch na jednom mieste, môžu veľmi rýchlo a efektívne zlepšiť organizáciu práce zúčastnených. Musíte si však pamätať, aby ste ich vhodne vybrali podľa potrieb vášho tímu (analyzovaním oblastí spôsobujúcich problémy).

Stanovte hranice pre kolegov

Posledná rada je taká, ktorú málo ľudí chce prijať, pretože sa verí, že týmto spôsobom môžete získať nálepku „nepomocného priateľa“. Napokon, niekedy je lepšie oznámiť kolegom, že im momentálne nepomôžete, ako násilne podporovať iných a neskôr čeliť oneskoreniam vo svojich úlohách, čo môže uškodiť ako vám (fyzické a psychické následky spojené so stresom a nadčasmi) tak aj organizácii (kvôli premeškaným termínom).

Lepšia organizácia práce – teraz viete, čo robiť

Môžete si myslieť, že vyššie uvedené tipy sú „triviálne“ a určite nie sú dostatočné na to, aby ste upratali neporiadok vo svojom pracovnom živote. Avšak, skúste niektoré z nich začleniť do svojich každodenných aktivít a rýchlo si všimnete, že výsledky ďaleko prevýšia vaše predpoklady. Samozrejme, nie je pravda, že všetky vyššie uvedené tipy budú presne fungovať vo vašej situácii (všetko závisí od toho, aké problémy ste mali s organizovaním svojej práce doteraz), ale bezpochyby sú vhodným východiskovým bodom na zamyslenie nad zmenou, jej vykonaním a potom – užívaním si výsledkov.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.