Ako dodržiavať GDPR vo vašom online náborovom procese?

Podobne ako pri tradičnom nábore, vzdialený nábor zahŕňa spracovanie osobných údajov uchádzačov o zamestnanie. Ochrana osobných údajov v Európskej únii a vo väčšine krajín sveta je regulovaná zákonom. Nesprávne zhromažďovanie, spracovanie a uchovávanie osobných údajov má právne následky. Ako dodržiavať GDPR vo vašom online náborovom procese?

Ako dodržiavať GDPR? – obsah:

1. Ciele a úlohy náboru
2. Online nábor
3. Pravidlá GDPR
4. Ako dodržiavať GDPR?
5. Zhrnutie

Ciele a úlohy náboru

Vzdialený nábor sa stáva čoraz populárnejším, pretože zabezpečuje efektívnu komunikáciu medzi organizáciou a uchádzačmi o zamestnanie. Je to tiež nákladovo efektívne a časovo úsporné riešenie. Online pracovné inzeráty môžu byť často aktualizované a množstvo uchádzačov je obrovské.

Nábor je súčasťou riadenia ľudských zdrojov. Termín sám o sebe môže byť chápaný v úzkom aj širokom zmysle. Na jednej strane môže byť nábor vnímaný ako celý proces získavania, informovania a prilákania uchádzačov o zamestnanie. Na druhej strane sa často označuje ako metóda identifikácie uchádzačov pre budúci výber.

Hlavným cieľom náborového procesu je vybrať uchádzačov, ktorí spĺňajú požiadavky spoločnosti, čo je ekvivalentné zabezpečeniu adekvátneho počtu kvalifikovaných zamestnancov pre organizáciu. Presnejšie povedané, jeho účelom je motivovať ľudí, aby sa uchádzali o dostupné pozície v organizácii, a potom vytvoriť zoznam uchádzačov, ktorí budú podrobení výberu.

Online nábor

Vzhľadom na globálnu digitalizáciu a pandémiu COVID-19 sa vzdialený nábor stal ešte bežnejším. Preto sa často stretávate s pracovnými ponukami na populárnych pracovných portáloch, ktoré sú zverejnené s klauzulou “vzdialený nábor”. Okrem zaslania vašej žiadosti online je zvyšok procesu spracovaný pomocou vzdialených nástrojov a telefónu.

Ako náhle daná žiadosť upúta pozornosť náborára, zavolá uchádzačovi a dohodne si pracovný pohovor cez telefón alebo počítač. V prípade video pohovoru dostane uchádzač pozvánkový e-mail spolu s odkazom na instantného messengera, ktorý používa náborár. Všetko, čo musia urobiť, je aktivovať odkaz a pripojiť sa k stretnutiu v určený deň a čas. Niektoré z najpopulárnejších aplikácií na okamžité správy zahŕňajú: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams a Signal.

Etapy online náboru

Náborový proces pozostáva z niekoľkých etáp, ako sú:

Etapa 1 – Zverejnenie pracovnej ponuky, zhromažďovanie e-žiadostí a predvýber. Po výbere žiadostí na ďalšie konanie náborári volajú uchádzačom o zamestnanie a dohodnú si pracovné pohovory. Počas prvého stretnutia overujú niektoré základné informácie, napr. hodnotia ovládanie cudzích jazykov uchádzača. Konečné stretnutie je potvrdené e-mailom.

Etapa 2 – Online pracovný pohovor. V tomto bode náborári kontrolujú zručnosti a angažovanosť uchádzača, ako aj rozhodujú, či ich kvalifikovať na ďalšie etapy náborového procesu.

Etapa 3 – Ďalšie overenie. Uchádzači riešia testy a úlohy. Náborári na oplátku prijímajú konečné rozhodnutie v tejto etape.

Etapa 4 – Onboarding online. Po rozhodnutí o úspešnom uchádzačovi a ponúknutí zamestnania môžu náborári zamestnať uchádzača a dokončiť proces onboardingu.

Pravidlá GDPR

Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR) je zákon EÚ o ochrane údajov, ktorý je priamo uplatniteľný od 25. mája 2018 a nahrádza smernicu o ochrane údajov z roku 1995. Osobné údaje sú pomerne široký pojem spojený s identifikáciou konkrétnej osoby. Ochrana údajov sa najmä týka:

• meno a priezvisko
• národné identifikačné číslo
• domáca adresa
• e-mail
• názov banky a číslo účtu
• fotografie osôb
• informácie týkajúce sa fyzického alebo duševného zdravia
• IP adresa počítača
• náboženstvo
• rasa
• etnický pôvod
• sexuálna orientácia

Moderným problémom globálneho dosahu sú otázky týkajúce sa zhromažďovania údajov, straty súkromia a hrozby pre osobnú bezpečnosť. V tomto aspekte GDPR je najprísnejšia regulácia, ktorá je pilierom jurisdikcie EÚ. Podobné smernice sú v platnosti aj v iných krajinách, napr. Brazílii, Austrálii, Japonsku, Thajsku a niektorých štátoch USA.

Ako dodržiavať GDPR v online nábore?

Keď náborový proces začína, zamestnávateľ sa stáva správcom osobných údajov a môže získať takéto údaje ako:

• meno a priezvisko
• dátum narodenia
• vzdelanie
• kvalifikácie
• zamestnanecká história
• kontaktné údaje.

Organizácie musia dodržiavať zákony o ochrane údajov pre danú krajinu pri zhromažďovaní a spracovaní vyššie uvedených informácií. Uchádzač, ktorý sa uchádza o zamestnanie, je povinný priložiť súhlas so spracovaním svojich osobných údajov na účely náboru. Povinnosťou zamestnávateľa je odstrániť osobne identifikovateľné informácie uchádzača po skončení náborového procesu.

Je potrebné poznamenať, že pracovné portály nezohrávajú žiadnu administratívnu úlohu a nespracovávajú žiadne osobné údaje. Ich funkcia je obmedzená na prezentáciu ponúk hlavného zamestnávateľa a poskytovanie nástrojov na zhromažďovanie žiadostí.

Kľúčové informácie o dodržiavaní GDPR

• Súbor informácií, ktoré môže zamestnávateľ získať počas náborového procesu, je uzavretý a zahŕňa údaje, ktoré už boli uvedené vyššie. Zamestnávateľ nemá právo požadovať informácie týkajúce sa napríklad rodinného stavu, etnického pôvodu alebo sexuálnej orientácie.
• Vzhľadom na cieľ náborového procesu, ktorým je získať zamestnancov, musia zhromaždené údaje slúžiť iba tomuto účelu. Údaje nemôžu byť použité v žiadnej inej situácii. Je neprijateľné voľne využívať údaje a sprístupňovať ich iným subjektom.
• Spracovanie údajov uchádzačov musí byť založené na ich písomnom súhlase.
• Počas náborového procesu musí zamestnávateľ informovať svojich uchádzačov o názve spoločnosti a sídle, účele zhromažďovania údajov, a práve na prístup k informáciám.
• Na každej etape náborového procesu majú uchádzači o zamestnanie právo kontrolovať, ako sú ich údaje spracovávané.
• Po skončení náborového procesu je zamestnávateľ povinný vymazať všetky zhromaždené údaje a správca údajov ich musí zabezpečiť vhodným spôsobom.

Ako dodržiavať GDPR – zhrnutie

Ako dodržiavať GDPR vo vašom online náborovom procese? Predovšetkým sa oboznámte so zákonmi o ochrane osobných údajov pre danú krajinu. Vo väčšine z nich sú osobne identifikovateľné informácie uchádzačov špeciálne chránené. Preto je kľúčovou otázkou zhromažďovať a spracovávať ich iba na účely náboru. Taktiež by náborári nemali získavať žiadne informácie, ktoré sa týkajú rasy, pôvodu a rodinného stavu uchádzača.

Okrem toho je kontroverznou otázkou overovanie údajov o konkrétnych uchádzačoch na sociálnych médiách a preverovanie ich zamestnaneckej histórie ako súčasť preverovania pozadia. Podľa GDPR sú takéto praktiky neprijateľné. Avšak vzhľadom na to, že takéto informácie sú dostupné verejnosti, je ťažké považovať ich za neetické.

Na záver, otázka dodržiavania GDPR v náborovom procese je široká téma. Vhodná príprava a znalosť právnych predpisov výrazne uľahčia proces získavania nových zamestnancov.

Už viete ako dodržiavať GDPR vo vašom procese vzdialeného náboru. Prečítajte si naše ďalšie zdroje: 5 tipov, ako sa pripraviť na online pracovný pohovor.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagram, YouTube.