Čo je Eisenhowerova matica a ako ju používať?

Všadeprítomný zhon spolu s neustálymi pokusmi vyťažiť z každého okamihu maximum nás núti cítiť, že skôr či neskôr stratíme kontrolu. Koľkokrát ste mali pocit, že váš zoznam úloh vás preťažuje a z užitočného nástroja sa stal nočná mora? Ako efektívne prevziať kontrolu nad chaosom a začať riadiť úlohy? Čo je to Eisenhowerova matica a ako ju používať? Čítajte ďalej.

Eisenhowerova matica – obsah:

1. Prečo je Eisenhower považovaný za vzor?
2. Urgentné nie je dôležité a dôležité nie je urgentné
3. Eisenhowerova matica
4. Dôležité a urgentné
5. Dôležité, ale nie urgentné
6. Urgentné, ale nie dôležité
7. Nie dôležité a nie urgentné
8. Ako používať Eisenhowerovu maticu?

Prečo je Eisenhower považovaný za vzor?

Dwight D. Eisenhower bol vojenský generál a 34. prezident Spojených štátov. Avšak nie je známy len ako niekto dôležitý. Považuje sa za jedného z najproduktívnejších ľudí v histórii a po jeho smrti sa jeho produktivita a efektivita stali predmetom mnohých diskusií. Počas svojich dvoch funkčných období dokončil a implementoval mnoho cenných postupov, ktoré urobili svet takým, aký je dnes. Zaujímavé je, že Eisenhower sa dokázal udržať produktívny počas celého svojho života.

Preto sa mnohí výskumníci, vrátane Coveyho, fascinovaní jeho životom, snažili preskúmať, aké je jeho tajomstvo. Vo svojej knihe “7 návykov vysoko efektívnych ľudí” preložil Eisenhowerovu myšlienku do jednoduchého nástroja, ktorý uľahčuje prioritizáciu. Kľúčom je rozlíšiť medzi urgentnými a dôležitými vecami.

Urgentné nie je dôležité a dôležité nie je urgentné

Toto je parafráza myšlienky, ktorá viedla Eisenhowera a pomohla mu dosiahnuť vrchol produktivity. Ako rozlíšiť dôležité a urgentné úlohy? Tieto dve slová často fungujú ako synonymá v našom slovníku, ale v tomto prípade sú úplne odlišné.

Urgentné úlohy sú tie, ktoré si vyžadujú okamžitú reakciu. Sú to núdzové udalosti mimo vášho plánovaného rozvrhu, ktoré čakajú na akciu. Urgentné úlohy sú vinníkmi chaosu vo vašom každodennom živote, dávkou stresu a frustrácie. Dôležité úlohy sú na druhej strane dlhodobé, plánované aktivity. Vyžadujú pravidelnú prácu, ale následne vedú k významným zmenám. Sú to dôležité projekty a základné aktivity. Tieto veci vás nútia cítiť, že ste proaktívni a že vaše činy majú zmysel.

Rozlíšenie medzi urgentnými a dôležitými vecami je jednou z hlavných ťažkostí. To je hlavne kvôli tomu, že neexistuje jasná metóda alebo definícia, ktorá by mohla určiť, ktoré úlohy sú dôležité a ktoré sú urgentné. Tu je potrebné cvičiť a na chvíľu sa zamyslieť nad danou aktivitou. Pochopenie rozdielu nie je na začiatku také zrejmé a môže spôsobiť veľa problémov. Avšak len na začiatku. Po dlhšej analýze určite dospejete k záveru, ktorá z aktivít je urgentná a ktorá je dôležitá pre vás alebo vašu firmu.

Eisenhowerova matica

Eisenhowerova matica je nástroj, ktorý môžu úspešne používať ako firmy, tak aj jednotlivci na plánovanie denných úloh a ich prioritizáciu. To určite uľahčuje plánovanie ich realizácie a hodnotenie toho, čo naozaj záleží a na čo sa oplatí sústrediť. Je to jednoduchý nástroj, ktorý rozdeľuje aktivity do štyroch kategórií:

• Dôležité a urgentné – úlohy, ktoré je potrebné dokončiť okamžite
• Dôležité, ale nie urgentné – úlohy, ktoré je potrebné naplánovať na neskôr
• Urgentné, ale nie dôležité – úlohy, ktoré môžu byť delegované na iných
• Nie dôležité a nie urgentné – úlohy, ktoré je potrebné preskočiť, ignorovať

Dôležité a urgentné

Toto sú úlohy, ktoré si vyžadujú okamžitú reakciu. Tieto, ktoré by ste mali dokončiť čo najskôr a byť schopní pokračovať. Tieto úlohy sa objavujú náhle, ale musia byť vykonané, pretože ich nesplnenie môže spôsobiť narušenie ďalšej práce. S riadnym plánovaním nebude zoznam úloh v tomto kvadrante dlhý a naozaj bude zoznamom urgentných otázok.

Na druhej strane, pre tých, ktorí zle hospodária so svojím časom a pravidelne neplánujú svoju prácu, bude zoznam oveľa dlhší. Príklad? Ak máte naplánované pravidelné lekárske prehliadky, krvné testy a staráte sa o zdravú stravu a primerané množstvo pohybu každý deň, akékoľvek choroby, ktoré vás obmedzujú, budú naozaj zriedkavé a väčšina ľudí sa pred nimi úplne ochráni prijatím preventívnych opatrení.

Dôležité, ale nie urgentné

Toto je miesto pre dôležité úlohy, ktoré nemajú konkrétny termín. Zvyčajne sú spojené s rodinnými, profesionálnymi alebo osobnostnými cieľmi. V skutočnosti sú veľmi dôležité a myslíte na ne neustále, ale nie sú stresujúce a trpezlivo čakajú na realizáciu.

Avšak to neznamená, že by sa mali vždy odkladať. V širšom kontexte je ich realizácia to, čo najviac určuje. Ovlplyvňujú kvalitu našich životov, takže stojí za to venovať týmto úlohám veľa času. Dokončenie ich si vyžaduje veľa sebaovládania. Je to ešte ťažšie, keď ste preťažení každodennými záležitosťami, a tiež preto, že za ne nedostávate okamžitú „odmenu“. Dlhodobé aktivity si vyžadujú veľkú mieru sebaúcty.

Urgentné, ale nie dôležité

Toto sú úlohy, ktoré čakajú v rade na dokončenie. Avšak nie sú také dôležité, aby ste ich museli vykonávať sami. To znamená, že ich môžete úspešne priradiť iným členom tímu a konečný výsledok bude prakticky rovnaký. Iba vytvorením dodatočného času budete mať kapacitu na dokončenie priorít bez odkladu ostatných úloh.

Nie dôležité a nie urgentné

Toto sú aktivity, ktoré sú „žrútmi času“ a podporujú prokrastináciu. Toto sú úlohy, ktoré by sa mali ignorovať. Ak ich je vo vašom živote príliš veľa, keď ich odstránite, určite uvidíte rozdiel a zistíte, že máte viac času. Takéto aktivity zahŕňajú socializáciu, prestávky na kávu alebo prechádzanie internetom a sociálnymi médiami.

Či sú to žrútmi času? Určite. Avšak to neznamená, že by mali úplne zmiznúť z vášho života. Sú to chvíle oddychu, ktoré vám pomáhajú uvoľniť sa po intenzívnej duševnej práci a sú nevyhnutné na udržanie zdravej rovnováhy. Ale keď analyzujete svoj deň a vidíte, že zaberajú príliš veľa vášho času, to by malo byť jasným signálom na zmenu.

Ako používať Eisenhowerovu maticu?

Tento nástroj je skvelý na plánovanie práce na jeden deň aj na dlhodobé projekty. Je to efektívna pomôcka na riadenie času, ktorá vám pomáha usporiadať jednotlivé úlohy. Následne bude určite jednoduchšie dokončiť daný projekt. Akonáhle vytvoríte konkrétny zoznam, môžete tiež použiť iné metódy riadenia úloh.

Aj keď to určite nie je dokonalá metóda a nebude fungovať pre každého, má jednu obrovskú výhodu. Často zistíte, že len napísanie všetkých aktivít vám pomáha vidieť, ktoré sú naozaj nepodstatné a ktoré môžete úspešne delegovať na kolegov. V svete, kde nás obklopuje chaos a je čoraz ťažšie zostať úplne sústredený, je eliminácia rozptýlení dobrým začiatkom na ceste k úspechu.

Práve ste sa dozvedeli, čo je Eisenhowerova matica. Prečítajte si tiež: Ako začať dropshipping na Amazone.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.