Čo je rýchlejšie vybavovanie v projektovom manažmente? Kľúčové výhody a nevýhody

Čo je rýchlejšie plánovanie?

Rýchlejšie plánovanie je technika riadenia projektov, ktorá spočíva v skrátení trvania projektu tým, že sa na konkrétnych úlohách pracuje paralelne. V praxi to znamená, že úlohy, ktoré nie sú logicky prepojené, sa vykonávajú súčasne. To je opakom tradičného prístupu, kde sa úlohy vykonávajú sekvenčne – jedna úloha začína až po dokončení predchádzajúcej. Cieľom tejto metódy je urýchliť dosiahnutie cieľov projektu eliminovaním alebo znížením oneskorení spôsobených sekvenčným vykonávaním úloh. Projekt môžete rýchlejšie plánovať dvoma spôsobmi:

• začatím úlohy tesne pred dokončením predchádzajúcej úlohy, ktorá s ňou súvisí,
• zvýšením zdrojov alebo počtu ľudí, ktorí pracujú na úlohe, aby sa urýchlila implementácia.

Výhody rýchlejšieho plánovania

Jednou z hlavných výhod používania tejto techniky je nepochybne skrátenie trvania projektu, čo je obzvlášť užitočné, keď má projekt tesný termín. Táto metóda tiež zabezpečuje lepšie využitie zdrojov – vykonávanie niektorých úloh súčasne znižuje potrebu čakať na dokončenie iných. Navyše, rýchlejšie plánovanie umožňuje rýchlejšie dosiahnutie kľúčových výstupov projektu, čo môže byť dôležité, keď sú tieto výstupy potrebné na splnenie iných obchodných cieľov. Táto metóda sa môže aplikovať na projekty v rôznych odvetviach alebo oblastiach (vrátane stavebníctva, marketingu, IT atď.).

Má rýchlejšie plánovanie nejaké nevýhody?

Aj keď rýchlejšie plánovanie má mnoho výhod, môže so sebou niesť aj niektoré riziká, ako sú konflikty medzi členmi tímu alebo ťažkosti v riadení, ktoré môžu vzniknúť, keď sa úlohy vykonávajú súčasne. V dôsledku toho sa náklady na projekt môžu zvýšiť, napríklad kvôli potrebe najať nových ľudí alebo zvýšiť zdroje. Taktiež sa môže zvýšiť počet chýb, čo ovplyvní kvalitu vyvinutého produktu alebo služby. Zároveň táto metóda znižuje flexibilitu v plánovaní a realizácii projektu – súčasné vykonávanie úloh môže nechať málo priestoru na prispôsobenie sa zmenám počas projektu.

Ako používať rýchlejšie plánovanie?

Rýchlejšie plánovanie môže byť efektívnou stratégiou, keď ste pod časovým tlakom alebo keď potrebujete skrátiť harmonogram projektu (napríklad v stavebných projektoch, kde akékoľvek oneskorenia generujú vysoké náklady). Avšak, niekoľko kľúčových princípov by sa malo dodržiavať, aby sa zabezpečilo, že táto technika riadenia projektov prinesie požadované výsledky. Najdôležitejšie z nich sú uvedené nižšie.

• Výber úloh – nie všetky úlohy môžu byť dokončené pomocou tejto techniky. Z tohto dôvodu je potrebné dôkladne pochopiť závislosti medzi rôznymi úlohami a fázami projektu a eliminovať tie, ktoré musia čakať na dokončenie iných.
• Hodnotenie rizika – z vyššie uvedených dôvodov je potrebné vykonať dôkladnú analýzu rizika a určiť, či je použitie tejto techniky plne odôvodnené.
• Monitorovanie a kontrola – je potrebné monitorovať pokrok projektu a komunikovať s projektovým tímom, aby sa zabezpečilo, že aktivity vykonávané súčasne nespôsobujú neželané konflikty alebo oneskorenia.

Zhrnutie

V projektoch, kde je čas kľúčovým faktorom, môže byť rýchlejšie plánovanie neoceniteľnou stratégiou, ktorá urýchli termín dodania zamýšľaného výsledku, čo určite uspokojí cieľovú skupinu. Avšak, malo by sa používať opatrne, aby sa predišlo, po prvé, zvyšovaniu nákladov a, po druhé, ohrozeniu kvality projektu. Z tohto dôvodu, predtým ako túto techniku aplikujete, rozhodnite sa, ktoré úlohy môžu byť vykonávané súčasne. Potom ich naplánujte a neustále monitorujte ich pokrok, aby ste minimalizovali potenciálne negatívne dôsledky.

Či už sa rozhodnete použiť metódu rýchlejšieho plánovania alebo sekvenčný prístup, Firmbee vás podporí na každom kroku. Systém ponúka množstvo funkcií, ako sú Kanban tabule, zoznamy úloh, databázy kontaktov, kalendáre a ďalšie. Vyskúšajte Firmbee zadarmo!

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.