Virtuálne integračné akcie a firemné podujatia. Ako ich naplánovať a uskutočniť?

Okres lockdownov nám však ukázal, že aj rôzne druhy udalostí – ako napríklad teambuildingová akcia, konferencia alebo školenie – môžu byť realizované online. V mnohých ohľadoch je plánovanie takejto udalosti podobné práci na stacionárnej, ale vyžaduje zohľadnenie niekoľkých dodatočných faktorov. Nižšie popisujeme 4 hlavné kroky, ktoré je nevyhnutné podniknúť, aby sa realizovali teambuildingové akcie v tejto forme.

Určenie cieľa, cieľovej skupiny a rozpočtu na teambuildingové akcie

Budovanie vzťahov medzi zamestnancami, oslava úspechu firmy, nadviazanie nových obchodných kontaktov? Pred začatím akýchkoľvek aktivít v rámci organizácie je rozhodne potrebné určiť, aký cieľ si stanovujeme, čo bude predovšetkým podmieňovať to, kto sa zúčastní (vek, záujmy, pozície). Inak je potrebné pristupovať k plánovaniu udalosti pre zamestnancov (najčastejšie vo forme teambuildingovej akcie), a inak, keď chceme stretnúť sa s klientmi, dodávateľmi alebo obchodnými partnermi.

V ďalšom kroku je tiež dobré zamyslieť sa nad tým, aký rozpočet máme k dispozícii. Hoci firemné online udalosti nie sú také nákladné ako tradičné, stále môžu vyžadovať určité výdavky (napr. na platformu, ceny pre účastníkov, odmenu pre hostí – v závislosti od naplánovaných atrakcií).

Vyskúšajte Firmbee zadarmo!

Výber vhodného nástroja

Po určení vyššie uvedených otázok môžete prejsť k ďalšiemu kroku, ktorým je výber vhodnej platformy na realizáciu teambuildingovej akcie alebo inej udalosti. Vyžaduje to analýzu dostupných možností (medzi ktoré patrí Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting alebo špeciálne platformy na organizáciu virtuálnych udalostí ako napr. Hopin alebo Remo). Následne je potrebné rozhodnúť, či sa používa nástroj, ktorý slúži na každodennú komunikáciu zamestnancov, alebo siahnuť po novom riešení.

Je dobré vybrať také riešenie, ktoré zabezpečuje vysokú kvalitu obrazu a zvuku, a tiež umožňuje interakciu medzi účastníkmi, ale predovšetkým bude pripravené na zvládnutie väčšieho zaťaženia (napr. 100 alebo viac osôb naraz).

Vypracovanie programu teambuildingovej akcie

Ďalším krokom, ktorý je potrebné vykonať, je vypracovanie atraktívneho plánu udalosti pre účastníkov. V závislosti od typu, ktorý si vyberiete (teambuildingová akcia, networkingové stretnutie s partnermi atď.), je dobré zvoliť vhodné atrakcie, ako napríklad:

• prednášky a workshopy, ktoré umožnia rozšíriť vedomosti a posilniť zručnosti,
• hry a zábavy, ktoré sú vynikajúcim spôsobom na budovanie vzťahov počas zábavy,
• súťaže a kvízy s možnosťou overiť si svoje vedomosti a zručnosti (najlepšie na čas s prvkom súťaženia medzi účastníkmi a s udelením cien na konci na zvýšenie zapojenia),
• kreatívne workshopy (vtedy však nezabudnite, že budete musieť účastníkom poskytnúť potrebné vybavenie do ich domovov).

Realizácia udalosti

Pred samotnou virtuálnou teambuildingovou akciou alebo inou firemnou udalosťou sa uistite, že ako organizátor máte vhodnú technickú infraštruktúru, vrátane stabilného internetového pripojenia a počítačového vybavenia (slúchadlá, reproduktor, funkčná kamera atď.). Zorganizujte aj technické skúšky, aby ste predišli potenciálnym problémom. V deň udalosti nezabudnite na začiatku privítať účastníkov a predstaviť im cieľ stretnutia, využívať rôzne formy aktivity a robiť pravidelné prestávky (môžete im v tomto čase poskytnúť nápoje a občerstvenie hradené firmou). Kľúčom k úspešnej virtuálnej udalosti je zapojenie účastníkov, snaha o dosiahnutie cieľov a flexibilita pri prispôsobovaní sa meniacim sa okolnostiam – snažte sa o to dbať počas celého eventu.

Teambuildingové akcie a iné firemné udalosti online – zhrnutie

Pri správnej organizácii môže byť teambuildingová akcia alebo iná firemná udalosť vo forme online rovnako atraktívna a efektívna ako stacionárna, hoci bezpochyby vyžaduje iný prístup, najmä pokiaľ ide o vyžaduje sa kreativita pri plánovaní atrakcií. Spája sa však s menším množstvom práce, a tým aj s potrebou angažovať zdroje v menšej miere.

Bez ohľadu na to, či plánujete udalosť online alebo offline, môžete si uľahčiť realizáciu všetkých úloh pomocou programu na správu projektov Firmbee. Práve v ňom pomocou kanbanových tabúľ rozdelíte všetky úlohy, vytvoríte zoznamy úloh, stanovíte priority, aby ste neskôr mohli kontrolovať realizáciu (a pri tom rozpočet) a vymieňať si informácie s ostatnými, pričom budete mať všetko dôležité na jednom mieste.

Ak sa vám páčia obsah, ktorý vytvárame, pozrite si aj: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.