Efektívne riadenie dovoleniek

Každý deň sa manažéri vo firmách snažia čo najlepšie organizovať zdroje, ktoré majú – rozdeľovať úlohy najlepším možným spôsobom alebo poskytnúť priestor pre úlohy na poslednú chvíľu. To si vyžaduje, aby poznali nielen pracovné zaťaženie každého zamestnanca, ale aj aby vykonávali kontrolu nad absenciami. Napokon, komplexné riadenie dovoleniek je nevyhnutné na zabezpečenie správneho fungovania firmy – najmä počas prázdnin. V dnešnom blogovom príspevku vysvetlíme, ako organizovať tento proces a aké riešenia môžu pomôcť. Čítajte ďalej.

Efektívne riadenie dovoleniek – obsah

1. Čo je riadenie dovoleniek?
2. Ako efektívne riadiť dovolenky?
3. Systémy riadenia dovoleniek
4. Firmbee – modul riadenia dovoleniek
5. Zhrnutie

Čo je riadenie dovoleniek?

Je nepopierateľné, že čím väčšia je firma, tým väčšie sú ťažkosti s organizovaním zdrojov – kvôli rastúcemu počtu zamestnancov, HR profesionáli alebo vedúci tímov majú ťažkosti s udržiavaním prehľadu o všetkých informáciách o absenciách. Avšak správne riadenie dovoleniek má strategický význam, keďže nekontrolované absencie môžu narušiť akékoľvek podnikanie, čo vedie k zastaveniu práce a neschopnosti robiť dôležité rozhodnutia. Zároveň to vyžaduje dodržiavanie zákona, kontrolu využitých dní alebo typu žiadosti o dovolenku (ročná dovolenka, dovolenka na požiadanie, materská dovolenka, neplatená dovolenka) na presné vypočítanie odmeny. Akékoľvek chyby v tejto oblasti môžu mať vážne následky.

Ako efektívne riadiť dovolenky?

Firmy naprieč odvetviami používajú rôzne taktiky na kontrolu absencií. Niektoré z nich vyžadujú vytvorenie komplexného plánu absencií vopred na celý rok, zatiaľ čo iné pristupujú k tomu menej prísne a vyžadujú len niekoľkotýždňové oznámenie pred čerpaním voľna (v závislosti od dĺžky dovolenky). Zvyčajne sa tiež predpokladá, že absencie ľudí s podobnými rolami v tíme sa nesmú prekrývať, aby bol vždy k dispozícii aspoň jeden človek, ktorý môže pomôcť v každej oblasti – medzi frontovými zamestnancami, manažmentom a vedúcimi tímov. Zatiaľ čo menšie firmy môžu byť schopné spravovať absencie samostatne, firmy s stovkami zamestnancov potrebujú tento proces automatizovať, aby zabezpečili jeho plynulý chod.

Systémy riadenia dovoleniek

Aby bolo riadenie dovoleniek efektívne, je potrebné použiť nástroj, ktorý podporuje proces správnym spôsobom. Vedúci a HR zamestnanci sa kedysi spoliehali na papierovú dokumentáciu a kalendáre – technologický pokrok viedol k vývoju softvéru na riadenie dovoleniek a komplexnejších platforiem, ako je Firmbee. Takéto systémy skracujú obeh dokumentov súvisiacich s absenciami, čo manažérom dáva šancu rýchlo sa rozhodnúť, či môže daný zamestnanec čerpať voľno v daný deň (či bude mať v tom čase náhradu, alebo či neprekročí počet dní, na ktoré má nárok, atď.).

Firmbee – modul riadenia dovoleniek

Akým spôsobom môžete využiť Firmbee na riadenie dovoleniek zamestnancov? Tento systém zhromažďuje všetky údaje na jednom mieste, takže každý človek vo firme vie, kto je v danom čase neprítomný. Taktiež dostávajú informácie o tom, kto je ich náhradou, a tak môžu riešiť naliehavé otázky bez toho, aby museli čakať na návrat správnej osoby do práce.

Vedúci tímov na druhej strane dostávajú prehľad o dňoch voľna v kalendári, čo pomáha predchádzať nebezpečenstvám organizačného chaosu. Zároveň Firmbee zjednodušuje proces podávania, sledovania a schvaľovania žiadostí o voľno, čo určite záleží na vašej firme alebo členoch tímu. Kedykoľvek si zamestnanci môžu nahliadnuť do svojho profilu a skontrolovať, koľko dní im zostáva na využitie, čo im umožňuje múdro plánovať svoj voľný čas.

Zhrnutie

Riadenie dovoleniek zamestnancov je jedným zo základných procesov, ktoré prebiehajú v akomkoľvek pracovisku, a určite by nemalo spôsobovať žiadne ťažkosti súvisiace s oneskoreniami projektov, nerozhodnosťou, dezinformáciami a organizačným chaosom. Avšak, ak si všimnete takéto problémy vo svojej firme, určite by ste mali hľadať správne riešenie – najmä keď je to vo vašich silách.

Nástroj ako Firmbee vám umožní vykonávať plnú kontrolu nad absenciami každého zamestnanca prostredníctvom automatizácie podávania, schvaľovania a sledovania žiadostí (eliminovanie papierovania) a neustáleho prístupu k kalendáru. Vďaka Firmbee budete schopní rýchlo a jednoducho robiť rozhodnutia týkajúce sa absencií z práce.

Čítajte tiež: STAR metóda pohovorov

Ak sa vám páči náš obsah, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.