Efektívne riadenie zmlúv. 3 nevyhnutné prvky pre vašu organizáciu

Čo je správa zmlúv?

Správa zmlúv je proces plánovania, vyjednávania, podpisovania, vykonávania a monitorovania rôznych typov zmlúv, ktorých úlohou je budovať vzťahy so zákazníkmi, dodávateľmi, zamestnancami alebo obchodnými partnermi. Cieľom tohto procesu, ktorý môže vykonávať jeden zamestnanec alebo celý oddelenie, v závislosti od veľkosti organizácie, je zabezpečiť, aby všetky zmluvy boli vykonávané efektívne a v súlade s ich podmienkami. Začína sa identifikovaním potrieb organizácie, výberom dodávateľov a definovaním podmienok dohody a končí hodnotením pokroku zmluvy a, ak je to potrebné, prijatím opatrení na riešenie akýchkoľvek problémov, ktoré sa vyskytnú.

Výhody správy zmlúv

Správa zmlúv pomáha organizácii dosiahnuť jej obchodné ciele. Avšak, toto nie je jediná výhoda spojená s dôkladne vyvinutou stratégiou správy zmlúv. Proces tiež pomáha:

• Zmierniť riziko – pridanie ustanovení o dôvernosti alebo ochrane údajov môže výrazne znížiť riziko pre podniky,
• Optimalizovať náklady – organizácie môžu výrazne znížiť náklady na služby a dodávky dôkladnou analýzou a vyjednávaním podmienok podpísaných zmlúv,
• Zvýšiť prevádzkovú efektívnosť – podniky môžu výrazne zlepšiť svoju produktivitu monitorovaním a hodnotením výkonu dodávateľov a obchodných partnerov na základe podmienok podpísaných zmlúv,
• Budovať silné vzťahy so zainteresovanými stranami – dodržiavanie termínov a plnenie podmienok zmluvy má pozitívny dopad na vzťahy so zamestnancami, partnermi alebo dodávateľmi,
• Chrániť záujmy spoločnosti – vypracovanie zmlúv v súlade s platnými zákonmi a predpismi chráni spoločnosti pred potenciálnymi právnymi následkami.

Kľúčové prvky správy zmlúv

Môže priniesť niekoľko dlhodobých výhod pre organizácie. Ale to sa nestane bez efektívnej stratégie správy zmlúv. Tu sú tri kľúčové prvky úspešného procesu správy zmlúv:

1. Stanovenie jasných pravidiel a postupov

Malé aj veľké spoločnosti by mali mať politiku zmlúv, ktorá vymedzuje ciele, zodpovednosti a postupy pre plánovanie, vyjednávanie, podpisovanie a vykonávanie zmlúv. Takýto dokument by mal byť jasný a transparentný, t.j. zrozumiteľný pre všetkých zúčastnených. Mal by byť tiež aktualizovaný, napríklad keď sa vyskytnú problémy pri implementácii procesu alebo keď sa v odvetví objavia nové praktiky.

2. Implementácia systému správy zmlúv

Efektívna správa zmlúv vyžaduje, aby organizácia mala centrálnu databázu alebo systém, kde sú uložené všetky zmluvy, najlepšie kategorizované podľa typu, dátumu vypršania platnosti, hodnoty a iných relevantných kritérií. Takáto centralizácia a kategorizácia výrazne uľahčuje procesy realizované v rámci organizácie.

V tomto prípade bude užitočný nástroj CRM dostupný vo Firmbee, ktorý vám umožní ukladať a organizovať údaje o zákazníkoch a dodávateľoch na jednom, ľahko prístupnom mieste. Systém vám tiež umožňuje monitorovať stav zmlúv a vytvárať štítky. Čo je viac, Firmbee prichádza s bezplatnou aplikáciou na fakturáciu pre akúkoľvek menu, daňovú sadzbu alebo zľavu. Vyskúšajte Firmbee zadarmo!

3. Monitorovanie podmienok a termínov

Organizácie by mali neustále monitorovať podmienky podpísaných dlhodobých zmlúv a hľadať príležitosti na zabezpečenie výhodnejších podmienok. Renegociácie môžu pomôcť prispôsobiť zmluvy vyvíjajúcim sa potrebám (napr. ako sa mení ekonomika). Čo je viac, umožňuje to spoločnostiam dôkladne sledovať dátumy vypršania zmlúv, aby mohli plánovať a konať v súlade s tým, ako sa tieto dátumy blížia.

Zhrnutie

Efektívna správa zmlúv je kritická pre fungovanie spoločností v každom odvetví. Na jednej strane je súčasťou každodenných operácií podniku a na druhej strane je nevyhnutná pre dosiahnutie stanovených obchodných cieľov (aj keď nie priamo). V dynamickom podnikateľskom prostredí sú organizácie, ktoré zaviedli efektívny proces správy zmlúv, schopné rýchlo reagovať na zmeny na trhu, minimalizovať existujúce riziká a dosiahnuť väčšiu prevádzkovú efektívnosť. V dôsledku toho je tento proces mocným nástrojom na budovanie ich konkurenčnej výhody.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.