Ako vytvoriť projektový charter? | #39 Začiatky s projektovým manažmentom

Projektové chartery sú základom projektového manažmentu. Poskytujú jasný a stručný prehľad cieľov a úloh, ktoré patrí k projektu. Charterský dokument je kľúčový pre všetkých zainteresovaných, vrátane projektového manažéra, členov projektového tímu a vedenia organizácie. Tvorí formálny základ celého projektu, pretože poskytuje projektovému manažérovi právomoc začať a pokračovať v projekte, ako aj definuje ciele, rozsah a očakávané výsledky.

Projektový charter – obsah:

1. Úvod
2. Čo by mal projektový manažér zahrnúť do projektového chartera
3. Odôvodnenie realizácie projektu
4. Cieľ projektu
5. Rozsah projektu
6. Výstupy
7. Časový rámec projektu
8. Rozpočet projektu a alokácia zdrojov
9. Riziká projektu
10. Aký je rozdiel medzi projektovým charterom a podnikateľským plánom?
11. Zhrnutie

Úvod

Podľa PMBOK je projektový charter jedným z najdôležitejších dokumentov popisujúcich projektovú stratégiu. Je definovaný ako:

“Dokument vydaný iniciátorom alebo sponzorom projektu, ktorý formálne autorizuje existenciu projektu a poskytuje projektovému manažérovi právomoc aplikovať organizačné zdroje na projektové aktivity.”

Projektový charter sa zvyčajne formulovaný na začiatku a zostáva nezmenený. Hoci počas realizácie úloh sú povolené drobné úpravy. Avšak, čo by mal dokument obsahovať a ako ho pripraviť?

Čo by mal projektový manažér zahrnúť do projektového chartera?

Objem projektového chartera závisí od veľkosti a druhu projektu, ktorý sa realizuje. Mal by však obsahovať nasledujúce prvky:

• odôvodnenie realizácie projektu,
• ciele projektu,
• rozsah projektu,
• výsledky,
• harmonogram projektu,
• rozpočet projektu,
• riziká dizajnu.

Projektový charter by mal tiež obsahovať kontaktné informácie pre projektového manažéra a kľúčových zainteresovaných.

Odôvodnenie realizácie projektu

Pri príprave stručného odôvodnenia na začatie projektu je vhodné využiť podnikateľský plán pripravený vopred. Mal by byť napísaný jednoduchým jazykom, aby ho mohol pochopiť človek, ktorý sa projektom zaoberá prvýkrát. Zvyčajne stačia jeden alebo dva vysvetľujúce odseky:

• Aký je podnikateľský kontext projektu?
• Aký problém projekt rieši alebo akú príležitosť umožňuje využiť? a
• Aké sú očakávané výsledky projektu?

Cieľ projektu

Nie je potrebné zahrnúť všetky ciele do projektového chartera. Je lepšie zamerať sa na hlavný cieľ a tie, ktoré sú v hierarchii priamo pod ním. Predsa len, popis cieľa projektu v podnikateľskom pláne by mal poskytnúť odpoveď na otázku “Čo budeme robiť?”, ktorá musí zostať platná počas celého projektu. Hlavné ciele a úlohy určujú smer, ktorým sa aktivity, ktoré tvoria projekt, uberajú. Mali by byť jasné a merateľné a v súlade s celkovými cieľmi organizácie.

Rozsah projektu

Rozsah projektu zahrnutý v charteri definuje hranice projektu, vrátane toho, čo je a nie je pokryté projektom. Musí obsahovať jasný popis výsledkov projektu a akékoľvek obmedzenia alebo predpoklady, ktoré naň budú mať vplyv. Preto stojí za to zvážiť odpoveď na otázku “Aké úlohy budú realizované?” a “Aké úlohy nebudú realizované?”. To je obzvlášť dôležité v projektoch, ktoré zahŕňajú viacerých zainteresovaných, ktorých nevyslovené očakávania ohľadom výsledkov projektu môžu byť týmto spôsobom odhalené.

Výstupy

Projektový charter by mal obsahovať zoznam všetkých výstupov projektu, vrátane stručného popisu každého a konkrétnych cieľov, na ktoré sa zameriavajú. Mal by tiež mať časový rámec pre každý prvok, najlepšie s odkazom na míľnik, ako aj osobu alebo tím zodpovedný za ich dodanie.

Časový rámec projektu

Projektový charter by mal tiež obsahovať celkový harmonogram projektu, ktorý stojí za to vizualizovať pomocou časovej osi. Na nej by mal projektový manažér označiť dátumy začatia a ukončenia projektu, míľniky alebo plánované dátumy dodania výsledkov.

Rozpočet projektu a alokácia zdrojov

Projektový charter by mal tiež obsahovať celkový rozpočet projektu, najčastejšie prezentovaný vo forme tabuľky. To uľahčí označenie:

• Hlavné kategórie nákladov – odhad práce, materiálov a vybavenia,
• Predpokladaný rozsah zmien – aby sa zohľadnili cenové výkyvy alebo nepredvídané výdavky,
• Rezervy a rozpočtové obmedzenia.

Táto časť dokumentu by mala tiež podrobne popísať alokáciu zdrojov, vrátane personálu, vybavenia a zariadení.

Riziká projektu

Časť o rizikách v projektovom charteri by mala načrtnúť potenciálne riziká a ako na ne reagovať. To zahŕňa identifikáciu potenciálnych rizík, ako sú:

• oneskorenia,
• prekročenie nákladov alebo
• zmiany rozsahu.

Ich uvedenie pomáha zainteresovaným zabezpečiť, že projektový manažér, projektový tím a organizácia sú pripravení na potenciálne problémy a majú plán, čo robiť na ich zmiernenie alebo vyhnutie sa im.

Podnikateľský plán vs projektový charter

Rozdiel medzi projektovým charterom a podnikateľským plánom spočíva predovšetkým v účele, na ktorý sú pripravené. Projektový charter je dokument, ktorý iniciuje projekt, zatiaľ čo podnikateľský plán argumentuje, prečo by sa projekt mal začať. Charter definuje, čo sa v projekte urobí, zatiaľ čo podnikateľský plán odpovedá na otázku “Na aký účel?”. Obe dokumenty sú veľmi dôležité pre správne riadenie projektu a pomáhajú zabezpečiť jeho úspech.

Zhrnutie

Projektový charter je nevyhnutný dokument, ktorý slúži ako základ pre realizáciu projektu a autorizuje jeho začatie. Uvádza ciele projektu, úlohy, rozsah, rozpočet, alokáciu zdrojov a harmonogram. Taktiež identifikuje potenciálne riziká a predpoklady, čím zvyšuje šancu, že projekt prebehne podľa plánu.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.