Multitasking vs. jednorazové úlohy. Ktorá metóda je lepšia pre vašu produktivitu?

Ktorá metóda zabezpečuje lepšiu efektivitu a produktivitu? Schopnosť prioritizovať, organizovať svoju vlastnú prácu alebo strategicky plánovať je často žiadaná zamestnávateľmi. Keď sa počet zodpovedností zvyšuje a nadriadený očakáva rýchle výsledky, stojí za to zvážiť, či dosiahnete lepšie výsledky vykonávaním viacerých úloh súčasne alebo sústredením sa len na jednu vec naraz. Poďme to zistiť!

Multitasking vs single tasking – obsah:

1. Čo je multitasking?
2. Single tasking: alternatíva k multitaskingu
3. Ako vykonávať single tasking?
4. Multitasking vs single tasking
5. Zhrnutie

Čo je multitasking?

Multitasking sa dá chápať dvoma spôsobmi. Po prvé, je spojený s rozdelením pozornosti, vďaka čomu môže osoba vykonávať viacero úloh súčasne, ako napríklad odpovedať na e-mail od klienta, zatiaľ čo sa zúčastňuje tímovej porady a chatovania s kolegami. Multitasking sa môže tiež rovnať schopnosti rýchlo prechádzať medzi jednotlivými povinnosťami.

Je multitasking efektívny? Podľa štúdie, ktorej výsledky boli prezentované v publikácii “Supertaskers: Profily v mimoriadnej schopnosti multitaskingu,” iba 2,5% účastníkov úspešne vykonávalo viacero úloh súčasne. Ostatní vykázali významné poklesy v výkonnosti.

Cynthia Kubu, neuropsychologička, potvrdzuje, že ľudský mozog je schopný sústrediť sa na vykonávanie len jednej úlohy naraz: “Keď si myslíme, že multitaskujeme, väčšinou naozaj nerobíme dve veci naraz. Namiesto toho vykonávame jednotlivé akcie v rýchlej následnosti, alebo prechádzame medzi úlohami.”

Ďalšia štúdia, tentokrát od výskumníkov z Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) v Paríži, ukazuje, ako multitasking ovplyvňuje prefrontálnu kôru. Pri vykonávaní jednej úlohy pracujú obe strany prefrontálnej kôry spoločne. Keď sa vykonáva viacero úloh súčasne, strany mozgu začínajú pracovať nezávisle, čo vedie k problémom s pamäťou, čo má za následok nižšiu výkonnosť a zvýšený počet chýb.

Ako je možné, že osoba môže napríklad večerať, prechádzať sociálnymi médiami a počúvať rádio súčasne, ak je vykonávanie viacerých úloh súčasne neefektívne? Odpoveď spočíva v úrovni zapojenia prefrontálnej kôry – aktivity, ktoré vykonávame automaticky (ako chôdza) zaťažujú ju menej ako napríklad šoférovanie auta.

Single tasking: alternatíva k multitaskingu

Čo robiť namiesto multitaskingu? Nuž, single tasking môže byť alternatívou k multitaskingu. Spočíva v sústredení sa len na jednu úlohu naraz. Táto metóda má pozitívny dopad nielen na produktivitu, ale aj na ľudské telo. Aké sú teda výhody single taskingu?

• Vyššia efektivita – vkladanie energie do dokončenia jednej úlohy zabezpečuje, že bude vykonaná dôkladne, čím sa znižuje riziko chyby.
• lepšia koncentrácia – schopnosť sústrediť sa na konkrétnu úlohu umožňuje dosiahnuť lepšie výsledky. To platí nielen pre profesionálne povinnosti, ale aj pre vzťahy. Napríklad koncentrácia, alebo “byť tu a teraz” pri stretnutí s priateľmi vám umožňuje viac si užiť daný okamih.
• Menej rozptýlení – sústredením sa na jednu úlohu sa stáva prioritou a vonkajšie rozptýlenia sú automaticky eliminované.
• Vyššia kontrola – “prepínanie” medzi úlohami necháva osobu rozptýlenú od práce, čo sťažuje neskoršie meranie účinkov ich snáh alebo času, ktorý strávili na úlohe.
• Znížené úrovne stresu – single tasking zvyšuje pravdepodobnosť skutočného dokončenia danej úlohy. Taktiež zvyšuje spokojnosť a znižuje úrovne stresu, pretože zamestnanec sa už nemusí zamýšľať nad tým, kedy a ako to dokončiť.

Ako vykonávať single tasking?

Prioritizujte

Predtým, ako začnete pracovať, rozhodnite sa, ktoré úlohy sú na vrchole vášho zoznamu priorít. Použite Eisenhowerovu maticu, ktorá vám pomôže určiť, ktoré otázky sú naliehavé a potrebujú okamžitú pozornosť, a ktoré môžu byť riešené neskôr. Akonáhle ste stanovili prioritu úloh, vytvorte si vlastný zoznam úloh. Toto je jedna z funkcií, ktorú Firmbee poskytuje. Tento systém vám umožňuje nielen zapísať si svoje povinnosti, ale aj ich prioritizovať, priradiť im stavy a termíny.

Naučte sa spravovať svoj čas

Existuje niekoľko techník, ktoré vám pomôžu lepšie spravovať svoj čas rozdelením veľkých úloh na menšie, ktoré môžu byť dokončené s plným sústredením v krátkom časovom období. Príkladom je Pomodoro technika, ktorá je založená na práci v cyklických časových blokoch. Najbežnejšie rozdelenie je vykonávať úlohu 25 minút a potom si dať 5-minútovú prestávku. Po štyroch blokoch sa odporúča mať dlhšiu prestávku.

Blokovanie rozptýlení vám tiež pomáha lepšie sa sústrediť. Na tento účel je dobré vypnúť všetky notifikácie a opustiť webové stránky, ktoré vás rozptyľujú od práce. Samozrejme, niektorí kolegovia môžu očakávať okamžitú odpoveď na svoju správu. Potom by ste mali ostatných vopred informovať, že sa potrebujete sústrediť na danú úlohu a požiadať ich, aby vás nerušili, kým ju vykonávate. Takéto situácie vás tiež učia, ako si nastaviť zdravé hranice. Vedúci by mali zvážiť zavedenie alebo aspoň ďalšie vzdelávanie zamestnancov na tému asynchrónnej komunikácie.

Využite systém riadenia projektov

Softvér na riadenie projektov má mnoho funkcií, ktoré môžu byť použité na organizovanie vašej práce. Predovšetkým, s pomocou Kanban tabúľ môže tím spoločne definovať úlohy, nastaviť ich priority a stavy, priradiť zamestnancov zodpovedných za ich dokončenie alebo nastaviť termíny. Osoba s priradenými úlohami si ich môže zapísať na svoj vlastný zoznam úloh, potom ich individuálne a postupne dokončiť a označiť ako dokončené.

Praxe aktívneho počúvania

Aktívne počúvanie vám pomáha sústrediť sa na druhú osobu a zapamätať si čo najviac z porady. Vďaka tejto praxi nielenže prejavujete úctu k druhej osobe, ale môžete tiež lepšie pochopiť diskutované otázky, ako aj vyhnúť sa chybám a nedorozumeniam. Preto je dobré odložiť rozptyľujúce zariadenia (telefón, laptop atď.) pri účasti na porade, a najlepšie je nechať ich v inej miestnosti. Počas online diskusií je tiež dobré vypnúť všetky zbytočné karty vo vašom webovom prehliadači.

Multitasking vs single tasking

Nie je ťažké si všimnúť, že multitasking a single tasking sú úplne odlišné metódy vykonávania úloh. V tabuľke nižšie predstavujeme základné rozdiely.

Multitasking	Single tasking
Práca na viacerých úlohách súčasne, alebo schopnosť rýchlo “prepínať” medzi nimi	Práca len na jednej úlohe naraz
Široký rozsah práce	Úzky rozsah práce, zameranie na jednu úlohu
Možnosť robiť viac chýb kvôli nižšej koncentrácii	Nižšie riziko chýb
Veľký počet chýb znamená horšie výsledky a nižšiu efektivitu a produktivitu	Malý počet chýb znamená lepšie výsledky a vyššiu efektivitu a produktivitu
Ťažšie sledovanie pokroku	Jednoduchšie sledovanie pokroku danej úlohy
Ťažšie prioritizovať úlohy	Schopnosť prioritizovať úlohy je nevyhnutná, najdôležitejšie povinnosti sa vykonávajú ako prvé
Rýchlejší pokrok v rámci viacerých projektov	Pomalejší pokrok v rámci viacerých projektov kvôli zameraniu na jednotlivé úlohy
Pomalejšie vykonávanie konkrétnych úloh kvôli častému “prepínaniu” medzi nimi	Rýchlejšie dokončenie konkrétnej úlohy – všetka pozornosť a energia sú jej venované

Zhrnutie

Dnes je multitasking žiaducou zručnosťou zamestnávateľov, predovšetkým preto, že je spojený s vyššou produktivitou a efektivitou. Ako ukazujú štúdie, vzťah je úplne opačný. Neustálym prepínaním medzi úlohami, neschopnosťou prioritizovať a organizovať svoju prácu a častým rozptýlením môže byť efektivita zamestnanca výrazne znížená a existuje väčšie riziko chýb, ktoré opäť vyžadujú čas a energiu na opravu.

Samozrejme, v niektorých situáciách a pre niektorých ľudí môže byť multitasking ideálnym riešením. Avšak stojí za to pamätať, že len malé percento populácie má na to správne predpoklady.

Je tiež kľúčové zmeniť postoj k single-taskingu a odmietnuť názor, že je to podradná metóda. V mnohých publikáciách, článkoch a blogoch si môžete prečítať o jeho pozitívnych účinkoch na prácu, ako aj na zdravie. Takže to môže byť ideálna alternatíva pre ľudí, ktorí nechcú cítiť toľko tlaku a stresu, a namiesto toho chcú cítiť spokojnosť s dokončením konkrétnych úloh.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.