Plánovanie firemných podujatí v 6 krokoch

Jednou z najpopulárnejších a dynamicky sa rozvíjajúcich oblastí marketingu je event marketing. Zaoberá sa organizovaním rôznych podujatí, ktorých cieľom je splniť ciele spoločnosti. Existuje niekoľko typov podujatí a jedným z nich je firemné podujatie. Čo to je? Ako ho dobre zorganizovať? Prečítajte si článok, aby ste sa dozvedeli viac o plánovaní firemných podujatí.

Plánovanie firemných podujatí – obsah:

1. Čo je firemné podujatie?
2. Definujte ciele
3. Premýšľajte o cieľovej skupine
4. Vyberte čas a miesto
5. Stanovte rozpočet
6. Vytvorte časový plán
7. Propagujte svoje podujatie

Čo je firemné podujatie?

Firemné podujatie je podujatie organizované spoločnosťou pre jej zamestnancov, klientov alebo obchodných partnerov. V závislosti od toho, pre koho je podujatie určené, môže mať rôzne ciele. Napríklad cieľom firemnej párty môže byť zníženie stresu súvisiaceho s prácou, posilnenie spolupráce, zlepšenie vzťahov medzi zamestnancami a budovanie dobrého tímu. Na druhej strane, hlavným cieľom podujatí organizovaných pre obchodných partnerov je často prezentácia nového produktu. Organizácia firemného podujatia je komplexný projekt. Aby ste ho dobre naplánovali, musíte si pamätať na niekoľko vecí.

Definujte ciele

Celý priebeh podujatia závisí od jeho cieľov. Prvá vec, na ktorú treba myslieť pri organizovaní, je definovať, pre koho je určené a aký je jeho cieľ. Môže to byť propagácia značky, nadväzovanie nových obchodných kontaktov, zlepšovanie komunikácie a zvyšovanie motivácie zamestnancov. Pri definovaní svojich cieľov je užitočné položiť si nasledujúce otázky: Prečo organizujem podujatie? Čo by si mali účastníci odniesť a na čo by si mali pamätať? Ako presne budem merať jeho úspech?

Premýšľajte o cieľovej skupine

Pri organizovaní firemného podujatia by sme mali vždy mať na pamäti, pre koho ho plánujeme. Spokojnosť účastníkov je kľúčom k vášmu úspechu. Premýšľajte o ich potrebách a očakávaniach. Zohľadnite ich pri výbere správneho dátumu, miesta a atrakcií.

Vyberte čas a miesto

Výber správneho času a miesta je tiež dôležitý pri plánovaní firemných podujatí. Stojí za to zvážiť také prvky, ako je jednoduchý prístup k miestu konania podujatia a primerane veľký priestor pre počet vašich hostí. Ak je podujatie organizované vonku, pamätajte na počasie a naplánujte, čo robiť, ak sa náhle zmení. Dátum vášho podujatia by mal byť prispôsobený pozvaným osobám. Skontrolujte, či sa nekryje s inými oslavami, ktoré by mohli byť rozptýlením pre vašich hostí.

Stanovte rozpočet

Ďalším krokom je skontrolovať, aký rozpočet máte. Starostlivo naplánujte svoje výdavky a vytvorte odhad nákladov. Premýšľajte o tom, či sa oplatí spolupracovať so sponzormi. Takéto riešenie zníži vaše náklady, prinesie významnú pridanú hodnotu vášmu podujatiu a urobí ho ešte atraktívnejším.

Vytvorte časový plán

Presné plánovanie firemných podujatí je kľúčom k ich úspechu. Pripravte si podrobný kontrolný zoznam, ktorý vám umožní udržať všetko pod kontrolou. Majte na pamäti časový plán podujatia a veci, ktoré by sa mali zorganizovať vopred, napr. návštevy miesta, platby faktúr a posielanie pozvánok. Dobrou myšlienkou je použiť nástroj na vytváranie časových plánov, ktorý vám pomôže udržať si poriadok.

Propagujte svoje podujatie

Účastníci sú najdôležitejším prvkom vášho podujatia. Predsa len, pre nich ho organizujete. Preto by ste mali venovať čas jeho propagácii. Existuje mnoho spôsobov, ako informovať svojich hostí o ňom. Môžete poslať pozvánky buď tradičnou poštou, alebo e-mailom. Aby ste povzbudili zamestnancov k účasti na podujatí, zvoľte kreatívnejší prístup. Bežnou praxou je poslať malé darčeky, t.j. darčekové balíčky, spolu s pozvánkou. Ak má váš projekt otvorenú formu, vytvorte podujatie na Facebooku. Vďaka tomu sa správa dostane k veľkej skupine príjemcov. Mali by ste si tiež pamätať, aby ste zdieľali informácie o podujatí na iných sociálnych sieťach.

Plánovanie firemných podujatí – zhrnutie

Plánovanie firemných podujatí môže byť zložité. Je to náročná úloha, ktorá si vyžaduje veľa práce a oddanosti. Existujú však softvérové nástroje, ktoré môžu tento proces zjednodušiť. Jedným z nich je Firmbee.

So Firmbee môžete ľahko naplánovať každý detail vášho podujatia. Kanbanová tabuľa vám pomôže naplánovať úlohy a rozdeliť ich medzi vašich kolegov. Vďaka nastavovaniu stavov úloh a výmene komentárov môžete byť v obraze a skontrolovať, či sa práca na podujatí posúva dopredu.

Ďalšou užitočnou funkciou, ktorú nájdete v Firmbee, je databáza kontaktov. Pomocou nej máte prístup ku všetkým relevantným údajom o účastníkoch podujatia. Môžete ich uchovávať na jednom mieste, takže vám nič dôležité neunikne.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Linkedine a Twitteri.