Top 8 úsporných časov pre kancelárskych pracovníkov

Stalo sa vám niekedy, že ste sa dostali za plán a museli ste pracovať nadčas? Sľúbili ste niekomu, že dokončíte svoju časť projektu v daný deň, ale nakoniec z toho nič nebolo? Premýšľali ste niekedy o tom, že musíte hľadať spôsoby, ako ušetriť čas v práci, aby ste sa mohli lepšie sústrediť na svoje prioritné úlohy a predovšetkým ich dokončiť včas? Pozrite sa na náš zoznam najlepších úsporných techník pre kancelárskych pracovníkov. Pokračujte v čítaní.

Úsporné techniky pre kancelárskych pracovníkov – obsah:

1. Robte si pravidelné prestávky
2. Vypnite notifikácie zo sociálnych médií
3. Sústreďte sa na jednu úlohu naraz
4. Delegujte
5. Použite Pomodoro techniku
6. Naplánujte si svoj deň
7. Učte sa
8. Používajte nástroje
9. Zhrnutie

Robte si pravidelné prestávky

Som si istý, že sa teraz pýtate, ako vám pravidelné prestávky – ktoré v praxi “berú” čas – pomôžu ušetriť ho. Musíte si pamätať, že nikto nemôže byť produktívny 8 hodín v práci – a najmä ak si nedáva prestávky. Naše mozgy potrebujú odpočinok, naše oči potrebujú prestávku od obrazovky a naše svaly potrebujú aspoň nejaký pohyb.

Vstaňte, urobte pár krokov, porozprávajte sa s niekým a potom sa vráťte k úlohe, ktorú máte. Toto pravidlo platí aj pre jednu dlhšiu obedňajšiu prestávku – telo potrebuje jesť, aby sa stalo produktívnejším, takže bez ohľadu na vašu pracovnú záťaž, nevzdávajte sa jedného väčšieho, zdravého jedla.

Je tiež potrebné zdôrazniť, že robiť prestávky “občas” nie je dobrá prax – zakaždým, keď idete po kávu, zapáliť si cigaretu alebo ísť do susednej miestnosti, aby ste sa opýtali kolegu na otázku, ktorá je pre vás dôležitá, sa dekoncentrujete a keď sa vrátite, musíte sa znova sústrediť, čo zaberie ďalšiu minútu.

Preto je dobré robiť si pravidelné prestávky, napríklad každú hodinu presne v rovnakom čase. Čo viac, takéto usporiadanie vás bude motivovať – budete chcieť dokončiť úlohu, ktorú ste začali pred prestávkou, takže v praxi ju dokončíte rýchlejšie.

Vypnite notifikácie zo sociálnych médií

Najväčšou rozptýlením v práci je bezpochyby váš súkromný telefón. Akékoľvek rozptýlenie od úlohy, ktorú máte, ako napríklad prestávky kedykoľvek, negatívne ovplyvňuje vašu koncentráciu a predlžuje čas potrebný na jej dokončenie. Ak naozaj chcete ušetriť čas v práci, posielajte súkromné správy iba počas určených prestávok.

Sústreďte sa na jednu úlohu naraz

Máte jednu veľmi dôležitú úlohu, a zároveň dostanete e-mail, kolega vás požiada o pomoc a špecialista na HR vám napíše na firemnom instant messengeri? Nedajte sa rozptýliť – akákoľvek z týchto vecí môže počkať, kým dokončíte úlohu, ktorú ste už začali.

Vypnite notifikácie zo svojej e-mailovej schránky a kontrolujte ju iba v určených časoch (napr. keď prídete do práce alebo na konci dňa). Správy nie je potrebné odpovedať hneď (okrem tých, ktoré sú pre vás dôležité kvôli konkrétnej úlohe) – a vždy trvá veľa času ich skontrolovať.

Delegujte

Nemusíte vždy robiť všetko sami – aj keď si myslíte, že ste jediný, kto dokáže úlohu správne vykonať. Pri práci v tíme by ste určite mali využiť fakt, že kolega má viac času a mohol by prevziať vašu úlohu. Nie je hanba požiadať o pomoc – a nedávať úlohy iným je dokonalý spôsob, ako plytvať svojím časom v práci.

Použite Pomodoro techniku

Už ste niekedy počuli o Pomodoro technike? Je to metóda riadenia času založená na 25-minútových intervaloch sústredenej práce prerušovaných päťminútovými prestávkami. Každý pracovný interval sa nazýva pomodoro. Je navrhnutá tak, aby vám pomohla zostať sústredeným. Ako ju používať? Vyberte si úlohu, ktorú potrebujete dokončiť, nastavte časovač na 25 minút, pracujte na úlohe a keď zazvoní alarm, urobte si päťminútovú prestávku. Po štyroch pomodorách si dajte 20-30 minútovú prestávku.

Naplánujte si svoj deň

Nič nefunguje lepšie ako plánovanie úloh vopred. Týmto spôsobom nestrácate čas premýšľaním o tom, aké sú vaše aktuálne priority, na akých stretnutiach sa musíte zúčastniť v daný deň a ktorú úlohu by ste mali začať. Niekoľko minút ušetrených, pretože môžete hneď začať pracovať? Čo poviete na to!

Učte sa

Vo svojej každodennej práci určite používate Microsoft Office a iné riešenia navrhnuté na to, aby vám pomohli dokončiť úlohy. Ale ste si istí, že ste sa naučili ich plný potenciál? Aj keď sa odpoveď na túto otázku zdá byť “áno”, v skutočnosti má väčšina aplikácií, ktoré používate každý deň, oveľa viac funkcií, než sa vám kedy podarí spoznať.

Tak sa pokúste objaviť aspoň niekoľko, ktoré vám uľahčia prácu – v prípade Powerpointu by to mohla byť funkcia dizajnu (navrhuje usporiadanie textu a grafiky na snímke a urýchľuje vytváranie prezentácií), v Worde možnosť sledovania zmien v danom dokumente, a v Exceli podmienené formátovanie (prezentovanie údajov farbami na zlepšenie ich analýzy).

Používajte nástroje

Namiesto toho, aby ste strácali čas hľadaním ikony konkrétnej aplikácie na obrazovke alebo prihlasovaním sa do každej služby osobitne, môžete použiť nástroj, ktorý ponúka rôzne funkcie na jednom mieste. Takýmto nástrojom je Firmbee, komplexný systém na riadenie firemných projektov a tímov. Firmbee je navrhnutý pre mnohé odvetvia, od HR po predaj a IT. Používatelia môžu sledovať pokrok projektov, organizovať úlohy, prijímať zamestnancov a monitorovať financie – všetko pomocou jednej platformy.

Top 8 úsporných techník – zhrnutie

Vidíte, že existuje mnoho spôsobov, ako ušetriť čas v práci. Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je zistiť, aké úlohy vám zaberajú najviac času. Niektorí ľudia môžu tráviť hodiny každý deň e-mailom, napríklad. Keď už viete, čo sú vaše časové plytvače, pokúste sa ich zbaviť a nahradiť ich niečím produktívnejším.

Práve ste si prečítali o top 8 úsporných technikách v práci. Prečítajte si tiež: Gamifikácia v nábore

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.