Preboarding – definícia, dôvody a 4 najlepšie praktiky

Preboarding – z čoho sa skladá?

Preboarding je proces prípravy zamestnanca na začiatok práce pre spoločnosť. Zvyčajne začína po podpise zmluvy a jeho cieľom je minimalizovať stres zamestnanca pred príchodom na nové miesto a zvýšiť šancu na úspešnú a dlhodobú spoluprácu. Za jeho realizáciu môžu byť zodpovední zamestnanci HR a manažéri, t.j. budúci nadriadení nového zamestnanca. V závislosti od konkrétnej spoločnosti môže preboarding obsahovať aj ďalšie prvky, ale najčastejšie spomínané sú:

• Udržiavanie kontaktu, aby sa zabezpečilo, že formálne procesy prebiehajú dobre.
• Prezentácia konkrétnych zodpovedností pred začiatkom práce (a ich diskusia).
• Poslať pracovné predpisy a ďalšie dokumenty, ktoré umožnia čo najlepšie spoznať spoločnosť.
• Diskutovať o firemnej kultúre.

Preboarding versus onboarding – aký je rozdiel?

Mnohým sa môže zdať, že preboarding a onboarding znamenajú rovnaké procesy, ale rozdiel medzi nimi je významný, najmä pokiaľ ide o to, čo zamestnanec očakáva od oboch období. Po prvé, preboarding sa týka očakávania začiatku práce, zatiaľ čo onboarding zahŕňa všetko, čo sa deje od prvého dňa práce počas adaptačného obdobia (ktoré, v závislosti od spoločnosti, môže trvať niekoľko dní alebo týždňov). Takže prvý proces je zameraný na starostlivosť o práve získaného zamestnanca (zabezpečiť, aby sa cítil pohodlne), zatiaľ čo druhý sa sústreďuje na to, aby noví zamestnanci rýchlo a efektívne získali informácie o svojej práci, úlohách, postupoch a firemných politikách.

Preboarding aktivity – osvedčené postupy

Čo by ste mali urobiť, aby ste sa o svojho zamestnanca postarali pred jeho príchodom do vašej spoločnosti? Nižšie uvádzame niektoré praktiky, ktoré stoja za to implementovať v akejkoľvek spoločnosti, bez ohľadu na odvetvie alebo veľkosť tímu.

1. Pozvite do kancelárie na podpis zmluvy

Kedykoľvek je to možné, stojí za to povzbudzovať zamestnanca, aby prišiel do kancelárie pred oficiálnym “prvým dňom práce” a osobne sa porozprával s ľuďmi z HR alebo mal príležitosť zoznámiť sa s ostatnými zamestnancami. Zámienkou pre takúto návštevu by mohla byť napríklad potreba podpísať zmluvu alebo vyplniť iné potrebné dokumenty. Je to príležitosť stretnúť sa v uvoľnenejšej atmosfére ako v prípade náborového pohovoru alebo telefonického kontaktu.

2. Udržujte neustály kontakt

Je veľmi bežné, že medzi prijatím ponuky a príchodom nového zamestnanca do práce uplynie niekoľko týždňov alebo dokonca mesiacov (v závislosti od platnej výpovednej lehoty). Udržiavanie neustáleho kontaktu s novým zamestnancom počas tohto obdobia je najlepší spôsob, ako priniesť pozitívne skúsenosti ešte pred prvým dňom v spoločnosti a udržať úroveň nadšenia, ktorá vznikla pri prijatí pracovnej ponuky. Môžete viesť kontakt prostredníctvom e-mailu aj telefónu a pýtať sa na formálne záležitosti (napr. dokumentáciu) a napríklad na ich pohodu, plány rozvoja alebo postoj k novej etape v ich profesionálnom živote.

3. Pošlite e-mail pred prvým dňom práce

Pár dní pred prvým dňom práce stojí za to poslať zamestnancovi e-mail, ktorý potvrdzuje čas a miesto príchodu, ako aj načrtáva ďalšie otázky, ktoré môžu byť relevantné (napr. platný dress code, možnosť objednať si jedlo, možnosti parkovania v kancelárii, podrobnosti o tom, ako sa tam dostať autom alebo verejnou dopravou, dokumenty, ktoré by mal mať so sebou atď.). Takáto akcia bude určite vítaná – dodá zamestnancom istotu, že sú dobre pripravení na prvý deň. Avšak nezabudnite tento typ e-mailu neposielať na poslednú chvíľu (napr. deň predtým), pretože ich tým vystavujete väčšiemu stresu a neistote.

4. Uskutočnite predprácovné stretnutie

Podpísali ste zmluvu so zamestnancom a počas čakacej doby ste zorganizovali teambuildingový výlet pre celú spoločnosť? Alebo ste vedeli, že ich budúci tím mal naplánované stretnutie vo vašej spoločnosti? Poskytnite nováčikom príležitosť zúčastniť sa na takýchto aktivitách! Týmto spôsobom zabezpečíte, že sa môžu skôr zoznámiť s budúcimi kolegami v menej formálnych okolnostiach, čo nepochybne pozitívne ovplyvní ich pocit príslušnosti k spoločnosti a vytvorí dobré väzby s novým tímom.

Preboarding – zhrnutie

Aj keď niet pochýb o tom, že onboarding je mimoriadne dôležitý proces z pohľadu nového zamestnanca aj tých, ktorí sú v HR oddelení, dôležitosť, ktorá charakterizuje predzamestnanecké obdobie, by sa tiež nemala podceňovať. Prvý deň alebo týždeň na novom mieste je pre mnohých ľudí veľkým stresom, čo je predovšetkým spôsobené strachom z neprepojenia sa s tímom alebo strachom, že úlohy sa ukážu ako príliš ťažké. Tieto negatívne pocity môžete minimalizovať starostlivosťou o správne vykonaný preboarding, ako sú praktiky uvedené vyššie. Zabezpečte ich implementáciu vo vašej spoločnosti a čoskoro si všimnete pozitívne účinky – najmä v oblasti duševnej pohody.

Čítajte tiež:: Vytvorenie balíčka na privítanie nového zamestnanca. 7 položiek, ktoré musíte zahrnúť

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.