Najlepšie praktiky pri vytváraní faktúr

Akoé najlepšie praktiky na vytváranie faktúr? Je pravda, že faktúru môže vystaviť ktokoľvek? Viete, ako rýchlo a efektívne vystaviť faktúry? Zdá sa, že v súčasnosti môžu faktúry vystavovať nielen skúsení účtovníci. Keďže odborníci majú svoje tajomstvá, zhromaždili sme niekoľko jednoduchých tipov a rád, ktoré vám pomôžu v tomto procese. Mali by ste byť schopní vystaviť faktúry samostatne, ak poznáte najlepšie praktiky na vytváranie dokumentov. Prečítajte si článok a dozviete sa viac.

Vytváranie faktúr – obsah:

1. Použite hotové šablóny
2. Zahrňte svoje logo
3. Čitateľnosť na prvom mieste
4. Vyhnite sa chybám
5. Poskytnite presný dátum platby
6. Ponúknite online platbu
7. Posielajte svoje faktúry online
8. Najlepšie praktiky vytvárania faktúr – zhrnutie

Použite hotové šablóny

Začíname náš zoznam najlepších praktík na vytváranie faktúr návrhom na použitie hotových šablón. Faktúra je oficiálny dokument, ktorý potvrdzuje transakciu medzi predávajúcim a kupujúcim. Musí obsahovať určité prvky, ktoré nemožno vynechať a sú požadované zákonom. Na vystavenie faktúr nemusíte používať špecializovaný softvér – môžete použiť aj tabuľkový program alebo program na spracovanie textu.

Na internete je mnoho hotových šablón. Tieto šablóny výrazne uľahčujú proces fakturácie. Všetko, čo musíte urobiť, je vyplniť prázdne miesta obsahom a faktúra je hotová. Takáto faktúra bude obsahovať všetky potrebné, dôležité informácie. Hotové šablóny nájdete aj v softvéri na fakturáciu. Je to obzvlášť dobrý zdroj šablón, pretože všetky boli vytvorené odborníkmi. Môžete si byť istí, že na vašej faktúre nebudú chýbajúce prvky, najmä tie, ktoré sú požadované zákonom.

Zahrňte svoje logo

Existuje niekoľko výhod zahrnutia vášho loga na faktúrach. Aké výhody? Pridanie vášho loga vám pomáha budovať profesionálny obraz vašej spoločnosti. Pozitívne ovplyvňuje vzťahy s klientmi. Faktúry s viditeľným logom vynikajú v dave podobných dokumentov. To môže ovplyvniť rýchlosť platby, pretože rozlíšiteľná faktúra sa ľahko nájde a preto ju klient môže zaplatiť ako prvú. Ďalšou výhodou mať logo na vašej faktúre je zvýšená rozpoznateľnosť vašej značky. Čo ak ešte nemáte svoje logo? Môžete si ho vytvoriť sami alebo si najať odborníka.

Čitateľnosť na prvom mieste

Kreativita sa vypláca, ale nie je dobré preháňať to s kreatívnym prístupom v niektorých oblastiach. Účtovníctvo je jednou z nich. Tvrdé fakty a spoľahlivé údaje sú tu dôležitejšie. Počas procesu fakturácie sa rozhodnite pre čitateľný a transparentný dizajn dokumentu. Udržujte ho prehľadný a uprataný, aby ste umožnili rýchle vyhľadávanie všetkých potrebných údajov. Faktúra by mala obsahovať informácie o:

• Predávajúcom a kupujúcom
• Tovaroch alebo službách, na ktoré sa faktúra vzťahuje
• Hodnote všetkých položiek na faktúre
• Celkovom množstve na zaplatenie
• Kedy a ako uhradiť platbu

Ak sú všetky tieto prvky viditeľné, znamená to, že ste odvedli skvelú prácu. Každý, kto uvidí váš dokument, bude vedieť, o čo ide. Môže to pozitívne ovplyvniť proces platby.

Vyhnite sa chybám

Robiť chyby je ľudské, hoci musíme urobiť všetko pre to, aby sme sa im vyhli. Vystavovanie chybných faktúr má následky. Aké následky? Zvyčajne vysvetľovanie nepresností zaberá čas a vyžaduje dodatočnú prácu, preto je lepšie dôkladne skontrolovať faktúru pred jej odoslaním klientovi. Ani najlepšia šablóna vás neochráni pred účtovnými chybami. V tejto situácii sa odporúčajú aplikácie na fakturáciu, pretože vám poskytujú moduly, ktoré umožňujú vytváranie správnych a presných faktúr. Ak hľadáte bezplatnú aplikáciu na fakturáciu, vyskúšajte Firmbee. Umožňuje vám vytvárať všetky typy faktúr s vlastnými menami, daňovými sadzbami a zľavami bez akýchkoľvek chýb.

Poskytnite presný dátum platby

Všetky obchodné strany oceňujú rýchle platby svojich faktúr. Mnohé spoločnosti očakávajú platbu pri dodaní. Teoreticky je tento typ platby rýchly a bezpečný a zaväzuje klienta k okamžitej platbe. Prakticky to však nie je vždy tak. Niektoré spoločnosti platia iba raz za týždeň, čo môže súvisieť s internými postupmi, obehom dokumentov alebo dohodami s účtovnou kanceláriou.

Faktúry s platbou pri dodaní nie sú vždy výhodné – ich vystavením môžete vytvoriť nepríjemnosti pre svojich klientov. Môžete očakávať okamžitú platbu, keď dodáte produkty klientovi sami. V všetkých ostatných situáciách môžete očakávať problémy. Väčšina klientov očakáva odložené platobné podmienky. Presné dátumy platby vás chránia pred zbytočnými diskusiami, neočakávanými problémami a nezhodami. Vždy je lepšie poskytnúť presné, presné a transparentné pravidlá platby.

Ponúknite online platbu

V súčasnosti, v ére nových technológií, prečo neprejsť na online platby – mohla by to byť možnosť, ktorá uľahčí procesy pre vašich zákazníkov. Existuje oveľa viac foriem online platieb ako bankové prevody. Niektorí klienti by radšej platili kreditnou kartou alebo priamo zo svojho bankového účtu. Takéto riešenia sú známe už roky a sú obzvlášť užitočné pre platby elektronických faktúr. Získajte konkurenčnú výhodu a používajte online platby vo svojej spoločnosti. Ak sa vaša firma zaoberá inovatívnymi produktmi, je to ešte dôležitejšie.

Posielajte svoje faktúry online

Je čas na poslednú, ale rovnako dôležitú praktiku vytvárania faktúr. Elektronické faktúry majú rovnakú právnu hodnotu ako papierové dokumenty. Skutočnosť, že ich môžete rýchlo poslať svojmu klientovi, je ich najväčšou výhodou. Online pošta funguje 24 hodín, celý deň, 7 dní v týždni. To znamená, že platba môže byť vykonaná rýchlejšie. Vytvorte svoje faktúry elektronicky, aby ste urýchlili všetky procesy. Takáto faktúra nemusí byť vytlačená, čím znižujete plytvanie papierom, čo má významný environmentálny dopad.

Musíte si však pamätať, že elektronická faktúra musí byť uchovávaná tak dlho, ako to vyžaduje zákon. Udržujte poriadok vo svojich faktúrach, vytvárajte ich znova zakaždým, keď klienti nakupujú váš produkt alebo používajte softvér na fakturáciu – buďte organizovaní a majte svoje dokumenty po ruke.

Najlepšie praktiky vytvárania faktúr – zhrnutie

Vystavovanie faktúr nemusí vykonávať odborník, a v súčasnosti môže každý majiteľ firmy skúsiť vystaviť faktúry samostatne. Aké sú najlepšie praktiky na vytváranie faktúr? Viete, ako rýchlo a efektívne vystaviť faktúry? Odborníci majú svoje tajomstvá, ale aj jednoduché tipy môžu byť užitočné, najmä na začiatku našej dobrodružnej cesty s fakturáciou.

 

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.