Riadenie digitálnych tímov | Digitalizácia vášho podnikania #6

Nedávno sa budovanie digitálnych tímov stáva čoraz dôležitejším, čo prispieva k výraznému zvýšeniu pracovnej efektivity a jednoduchšej komunikácii medzi zamestnancami. Vďaka digitalizácii sa riadenie tímov stáva menej komplikovaným, rýchlejším a presnejším. Umožňuje firmám lepšie sledovať pokrok zamestnancov, čo je kľúčové pre prijímanie informovaných rozhodnutí. Pokračujte v čítaní.

Riadenie digitálnych tímov – obsah:

1. Úvod
2. Prečo budovať digitálne tímy?
3. Ako vybrať nástroje na riadenie digitálnych tímov?
4. Praktické nástroje na riadenie tímu
5. Budovanie digitálnych tímov
6. Meranie výkonu digitálnych tímov
7. Zhrnutie

Úvod

V ére digitálnej evolúcie riadenie tímu prebieha obrovskou transformáciou. Tradičné metódy riadenia, založené výlučne na osobných stretnutiach a rozhovoroch, sú nahrádzané pokročilejšími a flexibilnejšími technologickými riešeniami. V tomto článku sa budeme zaoberať kľúčovými aspektmi riadenia digitálnych tímov a praktickými nástrojmi, ktoré môžu podporiť túto transformáciu.

Prečo budovať digitálne tímy?

Digitalizácia prináša organizácii mnoho výhod. Po prvé, zlepšuje pracovnú efektivitu zjednodušením komunikácie, plánovania a kontrolných procesov. Okrem toho digitálne nástroje pomáhajú lepšie sledovať pracovný výkon a poskytujú cenné údaje na analýzu. Nakoniec umožňujú firmám stať sa konkurencieschopnejšími na trhu.

Mnohí podnikatelia spájajú nástroje na riadenie digitálnych tímov iba s prácou na diaľku a počítačovou prácou. Existuje však množstvo platforiem, ktoré pomáhajú zlepšiť efektivitu tímovej práce, či už v kancelárii, doma alebo v teréne.

Ako vybrať nástroje na riadenie digitálnych tímov?

Pri riadení digitálnych tímov je dôležité zamerať sa na skutočné potreby spoločnosti a zodpovedajúce funkcie softvéru. Najlepšie je začať vykonaním analýzy potrieb, teda odpovedaním na nasledujúce otázky:

• Budeme potrebovať funkciu sledovania času?
• Budeme používať zdieľané súbory?
• Mal by softvér fungovať na mobilných zariadeniach alebo počítačoch?
• Budeme potrebovať riadiaci panel pre majiteľa firmy alebo manažéra, alebo bude stačiť zdieľaný pracovný priestor?

Odpovede nám umožnia vybrať správny program alebo súbor spolupracujúcich aplikácií. Je dôležité zvážiť digitalizáciu riadenia tímu v nasledujúcich oblastiach:

• Komunikácia – moderné komunikačné nástroje, ako sú skupinové chaty a videokonferenčné aplikácie, umožňujú rýchlu a efektívnu komunikáciu v tíme. Podľa správy TechRepublic (2021) ich už používa 95% spoločností,
• Zdieľanie súborov – cloudové riešenia na zdieľanie súborov a vzdialenú spoluprácu dnes využíva 76% podnikov. Aj keď všetci pracujú v tej istej budove, je oveľa rýchlejšie a jednoduchšie poslať správu alebo spolupracovať na jednom zdieľanom Miro (https://miro.com/) alebo Mural (www.mural.co) tabuli, než stáť pri tabuli v konferenčnej miestnosti,
• Bezpečnosť – používanie VPN umožňuje ľuďom pracujúcim z domu bezpečne zdieľať súbory a vymieňať si citlivé informácie, preto 54% spoločností využíva toto riešenie,
• Plánovanie – digitálne kalendáre a plánovače úloh uľahčujú organizáciu práce a sledovanie pokroku a termínov, napríklad na Kanban tabuliach alebo v pohľadoch na míľniky a plány,
• Delegovanie úloh – s pomocou softvéru na riadenie projektov je jednoduchšie priraďovať úlohy jednotlivým členom a sledovať ich pokrok.
• Kontrola – vďaka digitálnym nástrojom môžu manažéri sledovať výkon tímu v reálnom čase a prijímať rozhodnutia na základe spoľahlivých údajov.

Praktické nástroje na riadenie tímu

Na trhu je množstvo nástrojov na riadenie projektov. Pozrime sa bližšie na najpopulárnejšie z nich, najmä preto, že ponúkajú bezplatné plány:

• Trello – je to platforma na riadenie projektov, ktorá umožňuje vytvárať úlohové tabule, priraďovať ich jednotlivým členom tímu a sledovať pokrok, dostupná na počítačoch a mobilných zariadeniach,
• Asana – je to pokročilejší systém na riadenie úloh a projektov, ktorý ponúka množstvo funkcií na zjednodušenie plánovania, sledovania a spolupráce tímu, dostupný na počítačoch a mobilných zariadeniach,
• Slack – je to trendy aplikácia na okamžité správy na výmenu informácií v rámci tímu, ktorá sa integruje s inými nástrojmi ako Trello a Asana, dostupná na počítačoch a mobilných zariadeniach,
• Firmbee – je to výkonný nástroj na riadenie projektov dostupný na PC, ktorý umožňuje sledovanie času, zobrazenie projektov na Kanban tabuliach a spoluprácu s vaším tímom a externými pracovníkmi.

Niektoré nástroje na riadenie tímu však môžu byť ťažko nájditeľné, ktoré vyhovujú potrebám spoločnosti. Vtedy stojí za to zvážiť jednu z menej populárnych možností:

• Stretnutie s konzultantom – mnohí ľudia dnes pomáhajú vybrať a implementovať softvér pre podniky. Skúsený a nezávislý konzultant pomôže vybrať riešenia podľa princípu “najlepších v triede”, t.j. najlepšie prispôsobených na riešenie konkrétneho problému, než na splnenie osobných preferencií. Riešenia vybrané týmto spôsobom môžu byť prepojené pomocou API (aplikačného programovacieho rozhrania), aby vytvorili jedinečný celok prispôsobený potrebám spoločnosti,
• Spolupráca so softvérovým domom – je to nákladné riešenie, ktoré vám dáva príležitosť vytvoriť jedinečný softvér, ktorý je plne v súlade s požiadavkami konkrétnej spoločnosti, bez nutnosti zamestnávať tím alebo externých pracovníkov, ako aj identifikovať a definovať potreby spoločnosti samostatne.

Budovanie digitálnych tímov

Nástroje na riadenie projektov dostupné na trhu sú veľmi dobre navrhnuté. Preto budovanie digitálnych tímov by nemalo vyžadovať veľa úsilia od zamestnancov. Keď skončíme s analýzou potrieb a výberom nástrojov, je čas prejsť k implementácii.

Je dobré začať školením členov tímu, aby sa oboznámili s vybranými nástrojmi a naučili sa, ako ich používať. Zvyčajne stačí nainštalovať aplikáciu na mobilné zariadenie alebo sa prihlásiť do prehliadača. Ďalším krokom je prediskutovať, ako pokračovať a odpovedať na otázky ako:

• Kto bude delegovať úlohy a kedy?
• Kde budú zobrazené oznámenia o nových priradeniach?

V tejto fáze je však dobré používať nástroje spontánne. Týmto spôsobom bude najjednoduchšie identifikovať možné problémy bez zbytočného strácania času diskusiou o zjavnom.

Meranie výkonu digitálnych tímov

Sledovanie pokroku a zbieranie spätnej väzby od tímu je rovnako dôležité ako implementácia digitálnych komunikačných nástrojov. To sa dá dosiahnuť porovnaním výsledkov pred digitalizáciou s aktuálnymi, pričom sa zameriava na také výkonnostné ukazovatele ako:

• Čas dokončenia úlohy – ktorý sa môže výrazne zlepšiť, napríklad zmenou telefonátov mobilným zamestnancom pracujúcim na mieste zákazníka na správy obsahujúce adresu a GPS polohu, ako aj popis úlohy, ktorú treba vykonať,
• Frekvencia interakcie v tíme – môže sa ukázať, že výmena informácií sa zintenzívni, pričom zaberie menej času a zapojí iba tých, ktorí majú skutočný vplyv na riešenie konkrétneho problému,
• Úroveň spokojnosti zákazníkov – ak tím napríklad zabezpečuje zákaznícky servis, dostupnosť informácií týkajúcich sa procesov súvisiacich s plnením objednávky osoby v digitálnom nástroji môže mať veľmi pozitívny dopad na vzťahy so zákazníkmi.

Zhrnutie

Investovaním do správnych nástrojov a ich implementáciou môžu spoločnosti stať efektívnejšími, konkurencieschopnejšími a zlepšiť spoluprácu tímu. Kľúčovými prvkami riadenia digitálnych tímov sú komunikácia, plánovanie, delegovanie úloh a kontrola. Stojí za to venovať čas analýze potrieb, výberu správnych nástrojov, školeniu tímu a meraniu efektívnosti implementovaných riešení.

Budúcnosť nástrojov na riadenie projektov spočíva v podpore nielen efektivity zamestnancov, ale aj ich pohody a spokojnosti. Rozvoj technológií, ako je umelá inteligencia a automatizácia, ako aj zavedenie gamifikačných riešení, môže pomôcť zlepšiť kvalitu pracovného života.

Digitálne nástroje pomôžu lídrom sledovať úroveň spokojnosti a angažovanosti zamestnancov, ako aj identifikovať oblasti, ktoré potrebujú zlepšenie. S modernými riešeniami, ako sú flexibilné pracovné hodiny, vzdialené kancelárie a platformy na podporu profesionálneho rozvoja, bude riadenie viac orientované na potreby a očakávania každého zamestnanca. Personalizácia moderných nástrojov môže zabezpečiť, že pohoda zamestnancov zohrá kľúčovú úlohu v budúcnosti riadenia tímov, čo prispeje k väčšej efektivite, spokojnosti v práci a udržaniu talentov.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.