Najdôležitejšie úlohy a zodpovednosti projektového manažéra | #25 Začiatky projektového manažmentu

Projektoví manažéri (PM) sú ako generálni riaditelia v menšom meradle, strategicky premýšľajú o prebiehajúcom projekte a umiestňujú ho do perspektívy aktivít celej organizácie. Ich úlohy sú interdisciplinárne. Hoci nemusia byť odborníkmi na riadenie podnikania alebo v oblasti, ktorej sa projekt týka, mali by mať všeobecné znalosti o nich. Zatiaľ čo špecialista, ktorý je členom projektového tímu, navrhne najlepšie riešenie, projektový manažér musí rozumieť tomu, prečo je toto riešenie najlepšie. Aké sú teda hlavné úlohy a zodpovednosti projektového manažéra?

Úlohy a zodpovednosti projektového manažéra – obsah:

1. Úvod
2. Plánovanie a organizácia
3. Príprava rozpočtu
4. Monitorovanie projektu
5. Podpora tímu
6. Komunikácia so zainteresovanými stranami
7. Zhrnutie
8. Pozrite si náš softvér na riadenie projektov

Úvod

Projektový manažér nevedie ľudí, ale projekt. Preto by mal vždy mať na pamäti, že tím pozostáva zo špecialistov, ktorí vykonávajú svoju prácu najlepšie, ako vedia. Úlohou PM je uľahčiť realizáciu týchto aktivít a dať im smer. PM by mal preto:

• Vyhnúť sa mikromanažmentu – inštruovať členov tímu, ako vykonávať svoje úlohy,
• Nechať slobodu pri výbere spôsobu riešenia problémov,
• Riadiť zodpovednosť – prispôsobiť rozsah úloh schopnostiam jednotlivých členov tímu.

Ako však vyzerajú úlohy, ktoré sú súčasťou zodpovedností projektového manažéra?

Plánovanie a organizácia

Riadenie času v projekte pozostáva z úloh vrátane plánovania a organizovania vykonávania úloh. Plánovanie je jednou časťou životného cyklu projektu, ktorá, hoci v rôznych proporciách, je neoddeliteľnou súčasťou každej fázy projektu. Aké je však plánovanie ako každodenná súčasť povinností projektového manažéra, teda z praktického hľadiska?

Kľúčovým aspektom plánovania je efektívne využívanie softvéru na riadenie projektov. Po prvé, to zahŕňa zostavenie zoznamu úloh na vykonanie a ich prioritizáciu. S touto poslednou úlohou súvisí druhá kľúčová povinnosť PM – organizovanie práce.

To zahŕňa nielen výber najurgentnejších úloh, ktoré je potrebné vykonať, ale aj zabezpečenie, že sa vykonajú včas a že všetci členovia tímu majú čo najrovnomernejšie rozloženie práce. To sa vyhne úzkym miestam. Nesprávna organizácia práce tímu vedie k tomu, že jedna osoba je zodpovedná za neprimerané množstvo úloh. Hromadenie zodpovedností spôsobuje, že práca ostatných členov tímu sa zastaví a pokrok projektu sa spomalí alebo dokonca zastaví.

Uistite sa, že prispôsobíte zložitosti programu, ktorý používate, alebo variabilizujete aplikácie jeho funkcií podľa špecifík daného projektu. Napokon, počet možností neznamená vždy lepšie riadenie. Odporúčame dodržiavať zásady Lean a prijímať iba tie funkcie, ktoré zlepšujú schopnosti tímu alebo poskytujú údaje potrebné na posúdenie pokroku projektu. Hoci krásne prezentované údaje môžu zvádzať zainteresované strany, nestojí za to tráviť príliš veľa času ich zhromažďovaním, ak slúžia iba tomuto účelu.

Príprava rozpočtu

Projektový manažér stanovuje rozpočet počas plánovacej fázy projektu. V PMBOK sa označuje ako:

“Schválený odhad pre projekt alebo akúkoľvek zložku rozdelenia práce alebo akúkoľvek naplánovanú aktivitu.” (Schválený odhad pre projekt alebo akúkoľvek zložku rozdelenia práce (WBS) alebo akúkoľvek naplánovanú aktivitu.)

Príprava rozpočtu a kontrola výdavkov v projekte nie je jednoduchá úloha. Aj napriek starostlivo naplánovaným výdavkom budú zmeny potrebné takmer pre každý realizovaný projekt. Preto dobre naplánovaný projektový rozpočet predpokladá minimálne 10-15% na nepredvídané výdavky. 20% všetkých nákladov sa považuje za bezpečný prah, ale existujú projekty, kde sú zmeny rozpočtu ešte vyššie.

Aby sa predišlo nadmerným odchýlkam od plánovaných výdavkov, je preto potrebné nielen zručne plánovať s ohľadom na najpravdepodobnejšie výdavky. PM sa tiež musí venovať značnej pozornosti monitorovaniu výdavkov v prebiehajúcom projekte, aby mohol včas reagovať, napríklad na zmeny cien.

Monitorovanie projektu

Ďalšou dôležitou sadou zodpovedností projektového manažéra je monitorovanie projektu. Umožňuje nám rozumne sa zaoberať rizikami, predvídať a proaktívne reagovať na zmeny.

Avšak monitorovanie nie je len o sledovaní vznikajúcich rizík. Zodpovednosti projektového manažéra za monitorovanie projektu zahŕňajú aj:

• Udržiavanie štatistiky o pokroku úloh,
• Rýchlosť vykonávania rozpočtu,
• Kontrola a optimalizácia pracovného toku.

Cieľom všetkých monitorovacích zodpovedností projektového manažéra je optimalizovať aktivity, aby bol projekt vykonaný podľa plánu, ako aj naučiť sa, ako prebiehajú a menia sa opakujúce sa procesy v mnohých projektoch.

Podpora tímu

Zodpovednosti projektových manažérov zahŕňajú tvorbu tímu, organizovanie a koordináciu jeho práce, ale aj ukončenie spolupráce s tými, ktorí nevykonávajú svoje povinnosti uspokojivo.

Pri tvorbe tímu sa PM musí uistiť, že jeho členovia spoločne majú všetky zručnosti potrebné na dosiahnutie cieľa projektu. Ale aj to, aby bola jasná deľba zodpovedností a transparentnosť v rámci tímu.

Nezabúdajte, že projektoví manažéri nemusia, a dokonca nemôžu, byť odborníkmi v oblasti, ktorú zastupuje každý účastník projektu. Sú zodpovední za podporu odborníkov v ich práci a zabezpečenie, že metóda realizácie projektu je pochopená a efektívna, a že pracovný tok tímu je optimalizovaný.

Komunikácia so zainteresovanými stranami

Ďalšou oblasťou úloh, ktoré vykonáva projektový manažér, je komunikácia so zainteresovanými stranami. Kľúčovou úlohou je vybrať informácie, ktoré sa majú odovzdať správnym ľuďom v správny čas – teda optimalizovať komunikačné kanály, ako aj zabezpečiť, aby všetci zainteresovaní pochopili správy, ktoré im boli odovzdané týkajúce sa projektu. To sa môže ukázať ako obzvlášť dôležité v prípade technicky zložitých alebo vysoko špecializovaných úloh relevantných pre celkový projekt.

Je to PM, ktorý organizuje periodické stretnutia so zainteresovanými stranami a pripravuje správy. Niekedy sú to v podobe krátkych e-mailov, a niekedy sú to viacstranové dokumenty obsahujúce podrobné údaje a analýzy.

Majte na pamäti, že reprezentatívna úloha PM nie je vždy príjemná. Najmä v momente, keď musia komunikovať negatívne informácie o projekte zainteresovaným stranám. Vtedy sa ukážu dobre vyvinuté mäkké zručnosti ako veľmi užitočné.

Zhrnutie

Projektový manažér je osoba zodpovedná za plánovanie, koordináciu a dohľad nad realizáciou projektov. Jeho hlavné úlohy zahŕňajú:

• Vytvorenie plánu realizácie projektu a organizovanie vykonávania úloh,
• Stanovenie rozpočtu projektu,
• Monitorovanie – výdavkov, rizík a potenciálnych problémov,
• Organizácia práce projektového tímu
• Komunikácia so zainteresovanými stranami a reportovanie

Projektový manažér musí mať preto široké spektrum kompetencií – ako špecializovaných, tak aj interpersonálnych. Mal by sa tiež oboznámiť s metodológiami riadenia projektov, ako sú Waterfall, Agile a Scrum.

Pozrite si náš softvér na riadenie projektov:

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.