Analýza rizík v projektoch a nástroje na jej uľahčenie | #38 Začiatky projektového manažmentu

Analýza rizík pomáha zvýšiť šance na úspešné dokončenie projektu. Ale aké typy rizík môžu ohroziť projekt? Aké nástroje použiť na ich včasné identifikovanie?

Analýza rizík – obsah:

1. Úvod
2. Typy rizík v projektoch
3. Technické riziká
4. Riziko zdrojov
5. Riziká podnikateľského prostredia
6. Nástroje analýzy rizík
7. Ishikawa diagram
8. Riziková matica
9. Zhrnutie

Úvod

Analýza rizík je kľúčovou súčasťou projektového manažmentu, pretože umožňuje:

• identifikáciu,
• hodnotenie a
• reagovanie na potenciálne riziká, ktorých prehliadnutie by mohlo zlyhať celý projekt.

Podľa správy Project Management Institute (PMI) z roku 2021 takmer polovica projektov nedosiahne svoje ciele a viac ako polovica je pozadu za plánom alebo prekračuje rozpočet.

Typy rizík v projektoch

Tri najbežnejšie riziká, ktoré ovplyvňujú väčšinu projektov spoločností, sú:

• Technické riziko – týka sa problémov súvisiacich so softvérom, hardvérom alebo procesmi, ktoré môžu zabrániť realizácii projektu
• Riziko zdrojov – zahŕňa problémy súvisiace s dostupnosťou zdrojov, ako sú zamestnanci, rozpočet alebo čas
• Riziko podnikateľského prostredia – týka sa problémov, ako sú zmeny v reguláciách alebo konkurencii.

Poďme sa bližšie pozrieť na každé z nich, aby sme zistili, ako identifikovať, analyzovať a reagovať na každý typ rizika.

Technické riziká

Aby ste efektívne identifikovali a analyzovali technické riziká, musíte vykonať podrobnú analýzu technických špecifikácií projektu odpovedaním na tieto otázky:

• Aké úlohy si vyžadujú použitie inovatívnej technológie?
• Má organizácia tím na vývoj, implementáciu a prevádzku technologickej stránky projektu? Ak nie,
• Akého poskytovateľa riešení si vybrať a ako formulovať zmluvu s dodávateľmi?

Mal by ste tiež vykonať analýzu rizík založenú na scenároch, aby ste odhalili potenciálne problémy a ich dôsledky. Aby ste minimalizovali technické riziká, venujte osobitnú pozornosť kontrole kvality v projekte a zabezpečte pravidelné testovanie a údržbu. Môže sa tiež zvážiť plán núdzového riešenia. Projektový manažér by mal tiež sledovať technologické inovácie a konzultovať s odborníkmi v oblasti, v ktorej sa projekt realizuje.

Riziká zdrojov

Minimalizácia rizík zdrojov si vyžaduje analýzu dostupnosti špecialistov a kvalifikovaných pracovníkov, realistickú dostupnosť rozpočtu a čas na nepretržité vykonávanie úloh.

Pri analýze tohto typu rizika by sa projektový manažér mal pýtať na nasledujúce otázky:

1. Má organizácia dostatok špecialistov v kľúčových oblastiach projektu, ako je programovanie, dizajn alebo financovanie, napríklad?
2. Existujú adekvátne postupy a nástroje na riadenie zdrojov, ako je plánovanie zdrojov alebo reportovanie?
3. Obsahuje projektový rozpočet dostatočné prostriedky na nábor alebo outsourcing zdrojov podľa potreby?

Riziká súvisiace s podnikateľským prostredím

Podnikateľské riziká sú najmä spojené s dynamickým rozvojom konkurencie. Môžu sa tiež týkať nových regulácií ovplyvňujúcich rozpočet alebo časový rámec projektu. Dobré príklady sú potreba certifikácie riešení alebo oficiálne postupy predchádzajúce uvedeniu výsledku na trh alebo nevyhnutnosť pokračovania projektu.

Príkladové otázky, ktoré môžu pomôcť projektovému manažérovi analyzovať podnikateľské riziká, sú nasledujúce:

1. Sme si vedomí potenciálnych zmien regulácií v odvetví, v ktorom náš projekt pôsobí?
2. Analyzovali sme potenciálne hrozby od konkurentov, ako sú nové produkty alebo služby?
3. Máme plán núdzového riešenia v prípade nepriaznivých zmien v podnikateľskom prostredí, ako je pokles dopytu po našom produkte alebo službe?

Nástroje analýzy rizík

Na počiatočnú analýzu rizík dobre poslúži široko používaný SWOT. Avšak pri vykonávaní dôkladnej diagnostiky technologických, zdrojových a podnikateľských rizík je lepšie zvoliť si špecializované nástroje. Nasledujúce sú známe svojou účinnosťou:

• Ishikawa diagram, nazývaný aj rybí diagram kvôli svojmu charakteristickému tvaru, a
• Riziková matica.

Ishikawa diagram

Ishikawa diagram je nástroj na identifikáciu a analýzu príčin problémov a potenciálnych rizík. Vyvinul ho Dr. Kaoru Ishikawa, japonský inžinier a konzultant v oblasti kvality. Ishikawa bol známy lektor a expert na riadenie kvality a tvorca mnohých ďalších nástrojov a metód súvisiacich s kvalitou, ako je Pareto diagram a histogram. Ishikawa pracoval predovšetkým v priemysle, ale jeho nástroje a metódy našli uplatnenie aj v iných oblastiach, vrátane projektového manažmentu.

Ishikawa diagram zobrazuje problém vo forme grafu príčin a následkov, z ktorého môžete vyvodiť kľúčové príčiny problému. Medzi iným môže poskytnúť hodnotenie zamerané na objavovanie technických rizík. To je preto, že môže identifikovať potenciálne nedostatky alebo problémy súvisiace s technológiou a určiť ich príčiny.

Riziková matica

Riziková matica sa prvýkrát objavila v 50. rokoch 20. storočia v leteckom priemysle, kde sa používala na hodnotenie rizík bezpečnosti letu. Nástroj je populárny nielen v projektovom manažmente, ale aj v podnikaní, vede alebo analýze bezpečnosti.

Riziková matica umožňuje určiť úroveň rizika pre každé nebezpečenstvo priradením váhy na základe jeho pravdepodobnosti výskytu a účinkov. Je to jednoduchá tabuľka, v ktorej riadky predstavujú rôzne riziká a stĺpce predstavujú pravdepodobnosť výskytu a dopad.

Diagram rizikovej matice pozostáva z štvorcov, ktoré predstavujú jednotlivé riziká. Každé nebezpečenstvo je priradené k jednému zo štyroch štvorcov, ktoré zodpovedajú úrovni rizika:

• nízke,
• stredné,
• vysoké alebo
• veľmi vysoké.

Štvorce poskytujú informácie o pravdepodobnosti výskytu a dôsledkoch rizika. Využitím rizikovej matice môže projektový manažér identifikovať, aké riziká sú spojené s projektom a zvážiť, aké kroky podniknúť na ich minimalizáciu.

Zhrnutie

Analýza rizík identifikuje, hodnotí a reaguje na potenciálne riziká, ktoré by mohli ovplyvniť úspech projektu. Avšak volatilita dnešného podnikateľského prostredia robí analýzu a presné vyvodzovanie záverov čoraz ťažším. Nové typy rizík sa objavujú v súvislosti napríklad s kybernetickou bezpečnosťou, infláciou alebo dostupnosťou surovín. Preto stojí za to pamätať, že analýza rizík je neustály, opakovaný a aktualizovaný proces, ktorý prebieha počas celého projektu.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.