Dôležitosť uzavretia projektu | #22 Začiatky s projektovým manažmentom

Formálne uzavretie projektu sa môže zdať ako málo dôležité. Keď sú všetky úlohy dokončené a cieľ projektu dosiahnutý, čo tak usporiadať krátke stretnutie v priateľskej atmosfére a vzájomné blahoželania? Aj na toto sa oplatí naplánovať primerane dlhé stretnutie s tímom a zainteresovanými stranami. Majte však na pamäti, že uzavretie projektu je kľúčovým momentom nielen kvôli integrácii tých, ktorí sa na projekte podieľali.

Uzavretie projektu – obsah:

1. Úvod
2. Čo tak úplne vynechať uzavretie projektu?
3. Ako dobre uzavrieť projekt
4. Zoznam úloh pri uzatváraní projektu
5. Zhrnutie

Úvod

Riadenie projektov môže byť prezentované ako päť skupín procesov, ktoré zahŕňajú:

• Iniciácia – definovanie rozsahu a významu,
• Plánovanie – stanovenie rozsahu projektu a konkrétnych cieľov, ktoré sa majú dosiahnuť,
• Realizácia – vykonanie plánovanej práce,
• Monitorovanie a kontrola – priebežné overovanie, či práca prebieha podľa plánu,
• Uzavretie – formálne dokončenie projektu.

Dnes sa zameriame na poslednú skupinu procesov, a to uzavretie projektu. Toto je malá skupina úloh. Má však značný dopad na vnímanie celého projektu, podobných projektov realizovaných v rámci toho istého portfólia alebo portfólia, ako aj budúcich projektov realizovaných pre toho istého klienta. Navrhneme, na čo sa zamerať, aby sme úspešne uzavreli projekt, dokončili zmluvu a získali najzaujímavejšie ponaučenia do budúcnosti.

Čo tak úplne vynechať uzavretie projektu?

Vzdanie sa úlohy uzavretia projektu sa zdá byť lákavé. Po dosiahnutí cieľa sa zdá, že hladší prechod k iniciácii ďalšieho projektu je lepší. Aplikovanie vedomostí a zručností získaných z nedávnych úloh sa teraz zdá jednoduché a intuitívne. Avšak, vynechanie formálneho uzavretia projektu so sebou prináša aj určité riziká. Tu je dôvod.

Zhoršenie imidžu

Zhoršenie imidžu tímu a projektového manažéra je prvým a akútne cíteným výsledkom zanedbania procesov uzavretia projektu. Nedokončená práca alebo nedokončený projekt uvedený v systéme spoločnosti nevyzerá dobre. Dôležitejšie je, že znižuje dôveryhodnosť dodávateľov, aj keď je klient spokojný s výsledkami projektu. To môže spôsobiť nezhody týkajúce sa budúcich projektov alebo menej výhodných podmienok spolupráce.

Duplicita práce

Chýbajúca riadna dokumentácia dokončeného cieľa projektu znamená, že ostatní členovia organizácie sa o ňom nedozvedia. Inými slovami, nebudú poznať riešenia vyvinuté v našom projekte. A môžu začať realizovať veľmi podobný projekt niekedy odteraz, namiesto toho, aby stavali na tom, čo už majú.

Premeškané príležitosti

Úlohy projektového manažéra vykonávané v fáze uzavretia projektu zahŕňajú vytvorenie dokumentácie popisujúcej očakávané prínosy projektu. Tieto môžu zahŕňať komerčné aplikácie, ako aj interné alebo zákaznícke implementácie.

Bez dokončenia tejto formality môže aj veľmi úspešný výsledok projektu stať “sirotou” (sirotí produkt). K tomu môže dôjsť, ak nie je riadne komunikovaný špecialistom zapojeným do kontaktu so zákazníkmi, predaja a marketingu. V dôsledku toho sa jednoducho neobjaví na trhu, aj keď má všetky šance na úspech.

Formálne riziká

Dokončenie projektu realizovaného pre klienta zahŕňa uzavretie zmluvy, počas ktorej musia byť všetky potrebné dokumenty pripravené a podpísané včas. Preto nedokončené procesy predstavujú reálne riziko formálnych nedostatkov, ktoré sú pre spoločnosť nákladné.

Práve z týchto dôvodov je rozumné využiť konečnú fázu projektu na dokončenie všetkých vecí. Aby ste sa mohli pochváliť aktivitami, ktoré boli dotiahnuté do posledného detailu.

Ako dobre uzavrieť projekt

Dobré dokončenie projektu by malo zahŕňať tri oblasti:

• Technické dokončenie projektu – zabezpečiť, že cieľ projektu bol dosiahnutý a všetky úlohy dokončené,
• Učenie – zhodnotiť, čo bolo vykonané dobre a zamyslieť sa nad tým, čo sa pokazilo, ako v vykonaných úlohách, tak aj v riadení projektu,
• Spolupráca a motivácia – uznať prínos každého člena tímu k vykonanej práci a osláviť úspech projektu.

Zoznam úloh pri uzatváraní projektu

Aby ste mohli začať oslavovať úspech čo najhladšie, je najlepšie vytvoriť zoznam konečných úloh a naplánovať jeho realizáciu podľa zvolenej metodológie. Hoci každý projekt má svoje špecifiká, nasledujúce úlohy by mali byť na zozname:

1. Zabezpečiť, aby výsledok projektu spĺňal strategicky najdôležitejšie, a najlepšie všetky, kritériá uvedené v projektovom dokumente.
2. Skontrolovať, či výsledok projektu vyčerpáva rozsah realizácie.
3. Pripraviť projektovú dokumentáciu a sprístupniť ju všetkým zainteresovaným stranám.
4. Overiť , či všetci používatelia výsledku projektu môžu aplikovať a majú prístup k dokumentácii.
5. Prehodnotiť zmluvy s klientmi a členmi tímu, aby sa zabezpečilo, že všetky požiadavky sú splnené.
6. Zabezpečiť , že máte dokumentáciu o akceptácii všetkých výsledkov klientom alebo inými oprávnenými zainteresovanými stranami.
7. Uskutočniť stretnutie alebo stretnutia na dokončenie zmlúv.
8. Pripraviť dokument s spätnou väzbou na budúcnosť o riadení projektov.
9. Spolu s tímom pripraviť dokument o pravidlách spolupráce v tíme a problémoch, ktoré je potrebné vyriešiť pred začatím ďalšieho projektu.
10. Archívovať všetky projektové materiály.
11. Uskutočniť stretnutie na ukončenie projektu.

Každá úloha na vyššie uvedenom zozname potrebuje doladiť podľa požiadaviek nášho projektu a zainteresovaných strán. Avšak, aby ste úspešne prešli krokmi na uzavretie projektu, je dobré držať sa všeobecného zoznamu a upraviť ho s každým projektom.

Zhrnutie

Dokončený projekt vyžaduje formálne uzavretie, ale aj ponaučenia a čas na oslavu úspechu s tímom. Zabezpečiť, že cieľ ako aj ciele boli splnené a že klient je spokojný s výsledkami, sú najdôležitejšie kroky, ktoré musí projektový manažér podniknúť. Avšak, nestojí za to zanedbávať prípravu prístupnej dokumentácie a sprístupniť ju správnym ľuďom. Práve to môže určiť budúci osud nášho projektu – aj keď sa všetko teraz zdá jasné.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.