Monitorovanie projektu. Aké parametre sledovať? | #34 Začiatky s projektovým manažmentom

Údaje o projekte sú mocným nástrojom, ktorý sa projektoví manažéri musia naučiť ovládať. Zbieranie týchto údajov je len začiatok. Úspech projektu spočíva aj v monitorovaní relevantných zistení a pozorovaní vzťahov medzi nimi. Ako sa teda rozhodnúť, ktoré parametre stojí za to sledovať? Čítajte ďalej a zistite!

Monitorovanie projektu – obsah:

1. Úvod
2. Rozpočet – monitorovanie zdrojov
3. Plánovanie – dodržiavanie termínov
4. Úroveň výkonu – kontrola kvality
5. Kontrola – rozsahy parametrov
6. Zhrnutie

Úvod

Bez ohľadu na metódu riadenia aplikovanú v projekte, jednou z hlavných úloh projektového manažéra počas celého projektu je monitorovať jeho pokrok. Bez jasne definovaných parametrov a hodnotiacich kritérií nie je možné určiť, či projekt smeruje k správnemu cieľu správnym tempom. Aké parametre sledovať, aby ste čo najskôr odhalili potenciálne problémy a využili vznikajúce príležitosti?

Rozpočet – monitorovanie zdrojov

V takmer všetkých projektoch je rozpočet najdôležitejším sledovaným parametrom. Preto by mal projektový manažér monitorovať všetky aspekty financovania úloh, medzi ktoré patrí:

• náklady na prácu,
• materiály,
• softvér,
• nákup alebo využívanie nástrojov a zariadení,
• odborné poradenstvo,
• cesty a účasť na odborných podujatiach.

Na monitorovanie výdavkov je najjednoduchšie použiť softvér, napríklad Firmbee. Potom sú všetky odchýlky od stanoveného rozpočtu okamžite viditeľné. Avšak, nie je rozumné klásť príliš veľký dôraz na jednorazové prekročenie rozpočtu. Je lepšie predpokladať určitú chybu pre ciele alebo míľniky. Potom môžete vykompenzovať vyššie náklady na jednu úlohu úsporami v inej oblasti.

Agilné metódy riadenia projektov fungujú obzvlášť dobre pri flexibilnom riadení rozpočtu. Podľa správy Pulse of Profession 2021 s názvom “Beyond Agility” udržujú až 64% projektov v rámci predpokladaného financovania.

Plánovanie – dodržiavanie termínov

Druhou kľúčovou oblasťou je zistiť, či projekt dodržiava stanovený časový rámec. Aj tu sa softvér ukazuje ako užitočný, pretože môžete sledovať pokrok tímu v reálnom čase a generovať správy. Stojí za to tiež využiť osvedčené techniky riadenia času.

Predovšetkým si pamätajte, aby ste sledovali vzťah a vzájomnú závislosť medzi úlohami. Ak je koordinácia dôležitá, musíte zabezpečiť, aby bol termín dodržaný a aby úlohy udržiavali správny poriadok.

Úroveň výkonu – kontrola kvality

Kontrola kvality úloh je o niečo ťažšia na monitorovanie ako rozpočet a harmonogram ich realizácie. To je preto, že je ťažké nielen pre štandardizáciu, ale aj pre jednoznačné hodnotiace kritériá.

Pri plánovaní monitorovania úrovne výkonu úloh je vhodné rozlišovať medzi dvoma parametrami používanými v Scrum metodológii:

• Definícia dokončenia, a
• Kritériá akceptácie

Definícia dokončenia sa týka kvality vykonania úlohy, teda toho, či boli splnené všetky technické požiadavky, ktoré na ňu boli kladené. Kritériá akceptácie sú na druhej strane zoznam očakávaní, ktoré na ňu kladú zainteresované strany.

Rozdiel medzi splnením definície dokončenia a splnením kritérií akceptácie môže byť ilustrovaný príkladom domu v stavbe. Spĺňa definíciu dokončenia, keď sú steny dostatočne rovnomerne postavené a investícia bola akceptovaná stavebným manažérom. Avšak dom nemusí spĺňať očakávania staviteľa, ktorý očakával, že steny budú dokonale rovné a farba bude ako v brožúre.

Kontrola – rozsahy parametrov

Rovnako dôležité ako monitorovanie konkrétnych parametrov je určenie ich rozsahov, inými slovami, odpovedanie na otázku, “Aká odchýlka od normy by mala vzbudzovať obavy?”

Vzhľadom na rozdiely v požiadavkách organizácií a zainteresovaných strán, ako aj na individuálne potreby každého projektu, je ťažké hovoriť o odporúčaniach na odchýlky. Avšak, či už je to 10 alebo 25 percent, počas plánovania projektu je dobré stanoviť konkrétne hodnoty so zainteresovanými stranami, ktoré nakoniec povedú len k dodatočným stretnutiam a hektickým, spontánnym akciám.

Zhrnutie

Monitorovanie projektu pomáha zabezpečiť, že je na správnej ceste k dosiahnutiu svojich cieľov. Diskutovali sme o kľúčových oblastiach vyššie: rozpočet, harmonogram, výkon a rozsahy parametrov.

Neexistuje jednoduchý recept na súbor parametrov, ktorý by optimálne popisoval každý projekt. Avšak v väčšine projektov efektívne vyžmýkanie týchto základov umožní úlohy dokončiť včas, v rámci rozpočtu a na požadovanej úrovni.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.