Ako definovať rozsah projektu a vyhnúť sa rozširovaniu rozsahu? | #36 Začiatky projektového manažmentu

Predtým, než sa projektový životný cyklus vôbec začne, projektový manažér premýšľa o rozsahu projektu. Analyzuje požiadavky a očakávania zákazníka, porovnáva ich s dostupnými zdrojmi a konfrontuje ich s časovými obmedzeniami. V dôsledku toho dokáže dobre definovať rozsah projektu. Avšak ani vzorové vykonanie tejto úlohy nie je zárukou, že rozsah projektu sa počas realizácie nadmerne rozšíri. Ako teda dobre definovať rozsah projektu a vyhnúť sa jeho rozšíreniu?

Ako definovať rozsah projektu a vyhnúť sa jeho rozšíreniu? – obsah:

1. Úvod
2. Definovanie rozsahu projektu
3. Pochopenie požiadaviek
4. Štruktúra rozdelenia práce (WBS)
5. Prioritizácia rizikových úloh
6. Posledný zodpovedný moment (LRM)
7. Ako sa vyhnúť rozšíreniu rozsahu?
8. Zhrnutie

Úvod

Podľa PMBOK je rozsah projektu „práca, ktorá musí byť vykonaná na dodanie produktu, služby alebo výsledku so špecifikovanými vlastnosťami a funkciami.“ Aby výsledok projektu spĺňal očakávania zainteresovaných strán a samotný projekt bol úspešný, musíte definovať rozsah čo najpresnejšie.

Definovanie rozsahu projektu

Projektový manažér by mal na začiatku skontrolovať, či plánovaný projekt jasne definuje nasledujúce oblasti:

• obchodné a technické požiadavky zainteresovaných strán,
• štruktúru rozdelenia práce,
• prioritizáciu úloh s najvyšším rizikom, t.j. tých, ktoré sú najinovatívnejšie alebo sa vykonávajú po prvýkrát,
• dohodnuté so zainteresovanými stranami na prístupe „posledného zodpovedného momentu“ (LRM, Last Responsible Moment).

Poďme sa pozrieť na to, aké otázky by mal projektový manažér zodpovedať pri definovaní každej z nich.

Pochopenie požiadaviek

Projektový manažér by mal na nasledujúce otázky odpovedať tak, že na chvíľu zaujme rolu zainteresovanej strany:

1. Akoé sú finančné a nefinančné prínosy tohto projektu? – Finančné prínosy môžu odkazovať na predaj produktu alebo služby vytvorenej v projekte. Avšak prínosom môže byť aj zlepšenie imidžu spoločnosti, efektívnosť onboardingu alebo implementácia nového softvéru na uľahčenie projektového riadenia, ako je Firmbee.
2. Kto bude ovplyvnený implementáciou projektu? – Implementácia projektu zahŕňa zmeny vo vnútri a mimo organizácie. Preto stojí za to položiť konkrétnejšie otázky:

a. Vyžaduje implementácia úloh projektu reorganizáciu v rámci spoločnosti, zmenu zodpovedností zamestnancov, prijímanie nových ľudí alebo spoluprácu s nezávislými pracovníkmi?

b. Budú výsledky projektu viditeľné vo verejnom priestore a budú mať dopad na miestnu komunitu?

c. Kto bude mať prospech z jeho implementácie?

3. Aké potreby by mali výsledky projektu spĺňať?
4. Akoé technické špecifikácie by mali mať výsledky projektu?

Štruktúra rozdelenia práce (WBS)

Vytvorenie štruktúry pre rozdelenie práce v projekte zahŕňa odpovedanie na hierarchicky usporiadané otázky:

1. Aký je hlavný účel implementácie projektu?
2. Akoé sú konkrétne ciele?
3. Do ktorej úlohy sú konkrétne ciele rozdelené?
4. Kedy by mali byť ciele a úlohy splnené?
5. Ktorí odborníci budú poverení každou z nich?

Len hlavný cieľ by mal zostať úplne nezmenený. Na druhej strane, odpovede na otázky 2 až 5 sú podrobne objasnené v priebehu projektu.

Prioritizácia rizikových úloh

Najdôležitejšie otázky týkajúce sa rizikových úloh súvisia s ich presnou identifikáciou a určením, ako môžu rizikové oblasti ovplyvniť rozsah projektu.

1. Ktoré úlohy majú najvyššie riziko zlyhania?
2. Na akých faktoroch závisí úspech každej z týchto úloh? Môže to byť dostupnosť materiálov, odborníkov alebo, v prípade projektov výskumu a vývoja, ťažko predvídateľné výsledky výskumu a experimentov, ako je krivka zlepšovania presnosti modelu umelej inteligencie počas strojového učenia.
3. Akoý dopad bude mať zlyhanie tejto úlohy na zvyšok projektu?
4. Akoý vplyv bude mať predĺžené vykonávanie tejto úlohy na schopnosť dosiahnuť cieľ projektu?
5. O koľko môžeme zvýšiť rozsah projektu, aby sme splnili túto úlohu?

Posledný zodpovedný moment (LRM)

Prioritizácia úloh je úzko spojená s princípom posledného zodpovedného momentu (LRM), známeho aj ako princíp najmenej vhodného momentu.

Je to stratégia minimalizácie rizika odkladania úloh, kým nie je riskantnejšie pokračovať v ich odkladaní, než ich okamžite dokončiť. Vyhýba sa plytvaniu úsilím, keď sa úloha ukáže ako zbytočná alebo sa vykonajú zmeny v cieľoch alebo požiadavkách projektu.

Tento princíp, odvodený z Lean metodológie, sa tiež aplikuje na rozhodnutia, ktoré sú rozhodujúce pre projekt a ťažko zmeniteľné, ako sú:

• Nákup špecializovaného vybavenia, ktoré bude potrebné pre ďalšie fázy implementácie projektu,
• Navrhovanie štruktúry cieľov, ktoré majú byť splnené úlohami, ktoré sa majú vykonať.

Otázky, ktoré by si manažér operujúci podľa princípu LRM mal položiť, môžu byť formulované nasledovne:

• Je potrebné už začať pracovať na úlohe?
• Čo sa stane, ak úlohu odložím?
• Aké budú následky príliš neskorého rozhodnutia?
• Aké by mohli byť následky príliš skorého rozhodnutia? Napríklad zistenie neskôr, že je zbytočné alebo že sa požiadavky zmenili, riešenie sa nepoužíva alebo obchodná hodnota sa stala zastaranou.

Ako sa vyhnúť rozšíreniu rozsahu?

Ako najlepšie naplánované projekty majú tendenciu rásť (rozšírenie rozsahu) počas ich realizácie, napr. produkt, ktorý mal pôvodne mať dve funkcie, teraz náhle bude mať šesť. Aby sa tomu predišlo, projektový manažér by mal so zainteresovanými stranami stanoviť bezpečné rozšírenie rozsahu. Základom na minimalizáciu rozšírenia rozsahu projektu je – okrem definovania rozsahu úloh a obchodných očakávaní – priebežná komunikácia s tímom a zainteresovanými stranami. Avšak najdôležitejšie obrany proti rozšíreniu rozsahu sú:

• Dobre pripravený harmonogram,
• Efektívne využívanie softvéru na plánovanie úloh a komunikáciu s tímom,
• Informovanie všetkých zainteresovaných strán o kľúčových zmenách v projekte.

Stojí za to si tiež pamätať, že vyhýbanie sa rozšíreniu rozsahu je priebežný proces. Preto je potrebné pravidelne monitorovať a kontrolovať rozsah projektu a projektový manažér by mal byť pripravený rýchlo reagovať a robiť rozhodnutia, keď nastanú situácie, ktoré by mohli viesť k rozšíreniu rozsahu.

Zhrnutie

Rozsah projektu je kľúčovým prvkom dobre naplánovaného projektu, pretože jasne definuje, čo by malo byť implementované a čo nie je zahrnuté v projekte.

Úlohou projektového manažéra je preto definovať rozsah projektu pred začiatkom práce:

• Analýza požiadaviek a očakávaní zákazníkov,
• Porovnávanie s dostupnými zdrojmi, a
• Konfrontácia s časovými obmedzeniami.

Avšak aj dobre definovaný rozsah projektu sa môže počas realizácie zmeniť. Aby sa predišlo rozšíreniu rozsahu projektu, známeho ako rozšírenie rozsahu, držte sa štruktúry rozdelenia práce, starostlivo prioritizujte rizikové úlohy a používajte prístup „Posledný zodpovedný moment“.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.