Cieľ projektu. Čo to je a ako ho dobre definovať? | #15 Začiatky projektového riadenia

Cieľom projektu, alebo čo chceme dosiahnuť vykonaním projektu, musí byť jasné všetkým zúčastneným. Pre tím, projektového manažéra, klientov, príjemcov, ako aj vedenie organizácie. Je to základ pre koordináciu aktivít, nastavenie jednotlivých cieľov a prerozdelenie úloh. Stav projektu sa meria podľa vzdialenosti jeho dosiahnutia. Ako teda dobre definovať cieľ projektu?

Cieľ projektu – obsah:

1. Úvod
2. Čo je cieľom projektu?
3. Najčastejšie chyby pri formulovaní cieľa projektu
4. Ako definovať cieľ projektu?
5. Zhrnutie

Úvod

Cieľ projektu zahŕňa mnoho menších cieľov a míľnikov. Prekonáva ich všetky pri odpovedi na otázku “Čo robíme?”. Čo by teda malo byť zahrnuté do vhodnej formulácie cieľa projektu, aby čo najlepšie podporilo hladký začiatok implementácie?

Čo je cieľom projektu?

V siedmom vydaní PMBOK je cieľ projektu definovaný ako:

“Niečo, na čo sú akcie zamerané, strategická pozícia, cieľ, ktorý má byť dosiahnutý, výsledok, ktorý má byť vypracovaný, produkt vyrobený alebo služba poskytnutá.”

Preto cieľ projektu nemusí byť materiálny. Aj keď výsledok mnohých projektov zahŕňa výrobu položky, obsahu alebo softvéru, môže tiež zahŕňať službu alebo zmenu u zákazníka alebo v samotnej organizácii. Cieľ projektu je napríklad:

• Implementácia procesu u zákazníka A do konca decembra tohto roku
• Dosiahnuť nulové emisie skleníkových plynov do roku 2025
• Spustenie produktu B na európskom trhu do konca januára 2023
• Organizácia podujatia C pre 1 000 ľudí budúci máj
• Optimalizácia výdavkov a zníženie nákladov o 30 % v oddelení D spoločnosti E
• Zníženie počtu sťažností o 10 % v nasledujúcom štvrťroku.

Usilovaný cieľ je preto úzko spojený s víziou projektu, ktorá naznačuje dôvod sledovania cieľa odpovedaním na otázky “prečo?” a “na čo?”.

Najčastejšie chyby pri formulovaní cieľa projektu

Jednou z najčastejších chýb, ktoré vznikajú pri formulovaní cieľa projektu, je predpoklad, že všetci zúčastnení “vedia, čo robiť”. A ako výsledok, nie je potrebné formulovať cieľ projektu alebo vytvárať súvisiace dokumenty. Bohužiaľ, aj keď to môže byť pravda v prvom týždni implementácie projektu, cieľ sa rýchlo stáva nejasným a rozsah projektu sa rozširuje a mení. Preto spontánna implementácia projektu zriedka prináša očakávané výsledky.

Z tohto dôvodu je dosiahnutie obchodného cieľa projektu zvyčajne určené nielen projektovými dokumentmi, ale aj KPI, kľúčovými ukazovateľmi výkonnosti. Tieto sa zvyčajne týkajú realizácie rozpočtu projektu, kvality vykonania a času stráveného na dokončenie projektu. S týmito súvisia aj chyby, ktoré sa najčastejšie vyskytujú pri formulovaní cieľa projektu. Je to preto, že sa týkajú skutočnosti, že zamýšľaný výsledok nie je merateľný v žiadnom z kľúčových aspektov. Nie je v ňom špecifikované napríklad:

• Ako dlho sa očakáva, že projekt potrvá?
• Aké vlastnosti musí mať produkt, aby bol projekt považovaný za dokončený?
• Aká je neprekonateľná hranica rozpočtu prideleného na jeho realizáciu?

Aby sa predišlo takýmto problémom, stojí za to použiť osvedčené techniky na správne definovanie účelu projektu.

Prečítajte si tiež: Typy projektov

Ako definovať cieľ projektu?

Jednou z techník, ktoré sa najčastejšie používajú na formulovanie cieľa projektu, je SMART, čo znamená:

• S-Specifický (Specific) – cieľ by mal byť čo najšpecifickejší, ale musí pokrývať všetky sféry činnosti zahrnuté v projekte
• M-Merateľný – rozpočet, čas realizácie, počet zapojených ľudí a schopnosť nastaviť objektívne opatrenia na určenie, či bol projekt dokončený, sú kľúčmi k dobre definovanému cieľu projektu
• A-Dosiahnuteľný (Achievable) – kvôli nepredvídateľným okolnostiam sa môže vždy stať, že cieľ nebude možné dosiahnuť, ale v čase jeho nastavenia by mal byť vnímaný ako dosiahnuteľný všetkými zainteresovanými stranami a projektovým tímom
• R-Relevantný (Relevant) – cieľ projektu je relevantný, ak je dosiahnuteľný s prostriedkami, ktoré má organizácia k dispozícii, a nie vyžaduje napríklad sto špecialistov, ktorých je ťažké nájsť a zamestnať
• T-Časovo viazaný – projekt by mal mať jasne definovanú dĺžku a dosiahnutie zamýšľaného výsledku.

Aby ste zistili či váš cieľ projektu spĺňa požiadavky SMART, skúste odpovedať na nasledujúce otázky:

• Čo sa stane, keď bude cieľ dosiahnutý?
• Inšpiruje a motivuje vás tento cieľ?
• Podľa vašich znalostí a skúseností, je tento cieľ dosiahnuteľný?
• Môže sa sledovať pokrok smerom k tomuto cieľu a ako?
• Kedy sa objaví očakávaný výsledok?

Zhrnutie

Cieľ projektu je artikulovaná a konkrétna odpoveď na otázku “Čo robíme?”. Aj keď výsledky sa budú veľmi líšiť v závislosti od typu implementovaného projektu, každý cieľ by mal spĺňať vyššie uvedené kritériá SMART. S rámcom implementácie je možné plánovať a tiež určiť, či sa projekt realizuje podľa plánu.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.