Aký je cieľ projektu? | #14 Začiatky s projektovým manažmentom

Vízia projektu definuje najvšeobecnejšie predpoklady projektu. Je to odpoveď nielen na otázku, čo chceme robiť, ale, čo je dôležitejšie, prečo to chceme uskutočniť.

Vízia projektu – obsah:

1. Úvod
2. Jasná vízia
3. Ako formulovať víziu projektu?
4. Vízia organizácie vs. vízia projektu
5. Zhrnutie

Úvod

Vízia nie je len opis budúceho stavu, ktorý bude dosiahnutý v dôsledku projektu: “Vstúpime na americký trh s naším novým produktom,” alebo “Poskytneme skvelú zábavu pre sto ľudí na firemnej akcii.” Vízia projektu je tiež mocný motivačný nástroj. To preto, že slúži na to, aby dala zmysel celému úsiliu a je reprezentáciou toho, čo chceme dosiahnuť.

Na príklade firemnej akcie – osoba, ktorá sa pýta na podmienky, časovanie a cenu prenájmu sály na piatom alebo desiatom mieste, môže tak robiť s presvedčením práve preto, že je sprevádzaná konkrétnou víziou. Obraz toho, na čo všetky tieto snahy slúžia.

Vízia musí byť stručná, realistická a atraktívna. Dosť jasná na to, aby sa s ňou dalo ľahko oboznámiť a dobre si ju zapamätať. Pretože to, či je vízia presvedčivá, závisí nielen od záväzku projektového tímu, ale aj od presvedčenia zainteresovaných strán, že projekt stojí za to začať.

Jasná vízia

Vízia sa vytvára počas fázy iniciácie projektu, aby všetci zainteresovaní vedeli, o čom celý projekt je. Preto, ešte predtým, ako začnú akékoľvek plánovacie a implementačné aktivity projektu, je veľmi dôležitou úlohou objasniť víziu. Skladá sa z nasledujúcich krokov:

• Diskutovať o podobe vízie – zohľadniť potreby zainteresovaných strán, ako aj vidieť konfliktné alebo navzájom sa vylučujúce očakávania, takže by sa mali zúčastniť všetci zainteresovaní,
• Jasne definovať víziu – dosiahnuť jednomyseľné, možno kompromisné rozhodnutie o podobe vízie,
• Vytvoriť dokument vízie, ktorý je prístupný všetkým zainteresovaným – aby ste sa mohli vrátiť k predchádzajúcim zisteniam a použiť vyhlásenie vízie pri motivovaní tímu a informovaní zainteresovaných o projekte.

Toto sú kroky, ktoré robia projekt hmatateľným a zmysluplným úsilím s definovaným rámcom. S víziou je už na koncepčnej úrovni možné určiť, či aktivita zapadá do celkových predpokladov a rozsahu projektu.

Ako formulovať víziu projektu

Vyhlásenia vízie projektu, alebo vyhlásenia vízie projektu, môžu znieť nasledovne: “Spustíme aplikáciu pre mladých ľudí, ktorá ponúkne zľavy na kultúru výmenou za recenzie miest a udalostí.” alebo “Navrhneme proces onboardingu, aby noví zamestnanci mohli rýchlo začať pracovať a mali menšiu pravdepodobnosť, že po skúšobnej dobe odídu.”

Takže toto sú podstatné, všeobecné opisy projektu, ktoré definujú jeho účel a motivujú tím zapojiť sa do úloh. Avšak neobsahujú ani spôsob, ako dosiahnuť tento účel, ani detaily technických riešení. Inými slovami, vízia projektu sa týka každodenných aktivít projektového tímu, ale neurčuje, aké úlohy alebo aký konkrétny produkt alebo služba z toho vznikne. Preto by vízia mala zostať:

• ambiciózna – stanoviť cieľ, ktorý nie je na dosah
• dosiahnuteľná – vízia projektu je všeobecná formulácia, ale nemala by obsahovať zastrašujúce, fantastické formulácie
• všeobecná – zahrnúť všetky aktivity, ktoré spadajú do oblasti implementácie projektu.

Podľa definície by vízia projektu mala pozostávať z jednej vety. Jej formulácia môže mať dlhšiu formu, ktorú môže dokumentácia projektu obsahovať. Dokumentácia obsahuje odôvodnenie pre každú oblasť implementácie projektu, ale východiskovým bodom pre jej vytvorenie je vždy jedna kľúčová veta.

Ako formulujete odôvodnenia pre váš projekt? Najprv by ste mali odpovedať na nasledujúce otázky:

• Čo chceme implementovať? – Aký bude celkový formulovaný výsledok projektu? Čo zmení implementácia projektu v realite, do ktorej zapadá?
• Pre koho implementujeme náš projekt? – Kto sú jeho príjemcovia? Kto budú naši zákazníci?
• Prečo chceme implementovať tento projekt? – aké sú naše účely a hodnoty?

Vízia organizácie vs. vízia projektu

Dobré formulovaná vízia projektu je jasná a dostatočne všeobecná, aby zostala nezmenená počas celej existencie projektu. Zmeny vykonané v projekte zvyčajne neovplyvňujú podobu a relevantnosť vízie.

Avšak, vízia projektu je spojená s širšou víziou organizácie. Vízia organizácie definuje jej súčasné a budúce ciele, jej misiu a hodnoty. Takže vízia projektu sa bude odvolávať na tie isté hodnoty, cieľovú skupinu a charakteristiky, ktoré odlišujú aktivity organizácie od jej konkurentov. Napríklad vízia organizácie formulovaná:

“Podpora kultúry vytváraním aplikácií na povzbudenie účasti mládeže na udalostiach”.

zapadá do vízie projektu:

“Spustíme aplikáciu pre mladých ľudí, ktorá ponúkne bezplatné vstupenky na koncerty výmenou za recenzie miest a udalostí.”

Zhrnutie

Vízia projektu súvisí s očakávaniami, ktoré s jeho implementáciou spájame. Je to všeobecný opis účelu projektu, ktorý inšpiruje a motivuje projektový tím k vykonávaniu. Predovšetkým musí byť stručná a presvedčivá. Vďaka vízii nestratíme prehľad o zmysle za – často náročnými – úlohami vedúcimi k projektu.

Máte záujem o projektový manažment? Sledujte našu sériu, aby vám neunikol žiadny článok.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.