Najužitočnejšie zručnosti projektového manažéra | #26 Začiatok s projektovým manažmentom

Práca projektového manažéra (PM) si vyžaduje plánovanie a organizovanie, ale predovšetkým flexibilitu a ostražitosť. Je to schopnosť vidieť skoré znaky blížiacej sa zmeny a sledovať mnoho sa meniacich okolností súčasne, čo môže urobiť úsilie PM úspešným.

Najužitočnejšie zručnosti projektového manažéra – obsah:

1. Úvod
2. Univerzálne zručnosti v práci projektového manažéra
3. Špecializované zručnosti projektového manažéra
4. Mýty o úlohe projektového manažéra
5. Zhrnutie

Úvod

Optimálny súbor zručností projektového manažéra pozostáva z univerzálnych, nazývaných aj prenosné zručnosti, a špecializovaných zručností. Ich pomer sa líši v závislosti od predmetu a veľkosti realizovaného projektu. Jedna vec však zostáva konštantná. Projektoví manažéri používajú širokú škálu zručností každý deň. Je to preto, že ich práca je veľmi rozmanitá a umožňuje im čeliť rôznym výzvam každý deň. Jeden deň ide o organizovanie a vedenie stretnutia so zainteresovanými stranami, zatiaľ čo druhý deň ide o vypracovanie podrobného rozpočtu na ďalší míľnik. Aké zručnosti sú teda najvýhodnejšie?

Univerzálne zručnosti v práci projektového manažéra

Aby sme sa pozreli na univerzálne zručnosti, ktoré sú užitočné pri riadení projektov, predstavte si organizovanie sťahovania. Aby sme to urobili efektívne, musíme preukázať našu schopnosť:

• plánovanie – zabaliť všetko v správnom poradí a zosúladiť dátum opustenia jedného bytu so sťahovaním do nového miesta,
• organizácia – dohodnúť sa s sťahovacími službami, dopravným tímom a správne označiť všetky krabice a boxy s vecami,
• správa nákladov – už v štádiu premýšľania o sťahovaní vidieť, či si budeme môcť dovoliť našu vysnívanú nehnuteľnosť, koľko bude stáť sťahovanie a zariadenie nového miesta,
• spolupráca s ostatnými – interpersonálne zručnosti v prípade sťahovania budú obzvlášť užitočné v štádiu presviedčania priateľov a rodiny, aby pomohli, a ľahkosť komunikácie určite uľahčí a spríjemní proces sťahovania majetku.

Vyššie uvedený zoznam je najzákladnejším základom, ktorý projektový manažér rozvíja vykonávaním každodenných povinností a pridávaním podrobných zručností. Napríklad pre plánovanie – oboznámenie sa s softvérom, ktorý sa používa na rozdelenie úloh a míľnikov v projekte, ktorý sa začína. A pre spoluprácu s ostatnými – delegovanie úloh a priebežná moderácia pracovného toku tímu.

Špecializované zručnosti projektového manažéra

V práci PM, okrem univerzálneho plánovania, organizácie, riadenia a spolupráce, sa niekoľko špecializovaných zručností ukáže ako užitočných. Tieto zahŕňajú:

• rozhodovanie,
• reporting,
• flexibilita, a
• rozpoznávanie a reagovanie na zmenu.

Schopnosť robiť rozhodnutia a prevziať za ne zodpovednosť je úzko spojená s najdôležitejšími momentmi životného cyklu projektu, ako aj s vedúcou pozíciou, ktorú projektový manažér zastáva v rámci tímu.

Reporting, na druhej strane, je kombináciou efektívnej komunikácie, organizovania úloh a spolupráce s ostatnými. Skúsený PM vie, ako pripraviť informácie určené pre zainteresované strany, čo do nich zahrnúť, ako a ako často s nimi komunikovať.

Flexibilita pomáha vytvárať komunikačný štýl, ktorý vyhovuje zainteresovaným stranám projektu. Umožní to projektovému manažérovi prispôsobiť spôsoby vykonávania úloh tímu, s ktorým pracuje. Napríklad prispôsobenie frekvencie stretnutí a hĺbky diskusie o dokončených úlohách úrovni skúseností tímu. Avšak zručnosť, ktorá môže určiť úspech alebo neúspech PM, je flexibilita pri vykonávaní úloh – vrátane opakujúcich sa. Znamená to zohľadniť aktuálne okolnosti a byť schopný prekročiť schému na dosiahnutie očakávaných výsledkov.

Táto zručnosť je úzko spojená s poslednou – ťažko trénovateľnou citlivosťou na zmeny v prostredí. Reagovanie na zmenu sa týka takmer všetkých oblastí projektu. Príkladom je prispôsobenie rozpočtu meniacim sa cenám – to potom znamená spozorovanie trendov a ich využitie, ako aj zaznamenávanie očakávaní zákazníkov a finančných možností.

Mýty o úlohe projektového manažéra

Existuje niekoľko mýtov spojených s úlohou PM. Stačí sa pozrieť na jeho nie veľmi príjemný stereotypický obraz. Pre mnohých je to obraz arogantného mladého muža, ktorý začal svoju kariéru veľmi skoro. Perfektne rozumie každému detailu projektu, alebo si to aspoň myslí, a nemilosrdne poukazuje na chyby svojich kolegov.

Poďme sa bližšie pozrieť na tento karikatúrovaný portrét a zamerať sa na tri základné mýty.

Mýtus 1. Projektový manažér má veľa skúseností v organizácii, kde riadi projekt.

Mýtus 2. Projektový manažér je dokonale oboznámený so všetkými otázkami súvisiacimi s projektom.

Mýtus 3. Projektový manažér kontroluje a zlepšuje úlohy vykonávané všetkými členmi tímu.

Mýtus 1 súvisí s presvedčením, že len osoba s veľa skúsenosťami môže efektívne riadiť projekty. Avšak v mnohých prípadoch môže aj nováčik, ktorý si vyvinul prenosné zručnosti funkčné v projektovom riadení, dobre vykonávať úlohu pomocného projektového manažéra. To platí aj pre ľudí, ktorí získali skúsenosti v iných organizáciách, pokiaľ poznajú správne nástroje a metódy, ktoré sú potrebné na to, aby sa stali PM.

Mýtus 2 kombinuje predstavu, že PM musí poznať všetky detaily projektu naspamäť a má dobre zavedené odborné znalosti v oblasti projektu. Avšak detaily projektu sú uložené v softvéri, v dobre usporiadanom formáte. Práca projektového manažéra je vytvoriť a udržiavať tento poriadok a využívať informácie. Odborné znalosti, na druhej strane, majú členovia tímu. PM bude potrebovať rozsiahle znalosti na nastavenie všeobecného rámca, ako by mal projekt pokračovať, a na kladenie správnych otázok.

Mýtus 3 je súčasťou stereotypu, v ktorom PM zlepšuje každý detail úloh zadaných tímu. Mikromanagement je jednou z chýb pri práci s tímom. Avšak nie je to súčasťou povinností PM!

Zhrnutie

Univerzálne zručnosti, alebo obratnosť, sú užitočné v práci projektového manažéra:

• plánovanie
• organizácia
• správa nákladov, ako aj
• práca s ľuďmi.

Avšak zručnosti projektového manažéra nie sú o nič menej dôležité, a to efektívne rozhodovanie, reportingové zručnosti, ako aj flexibilita a efektívna reakcia na zmenu.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.