4P riadenia: projekt, produkt, program a portfólio | #24 Začiatky s projektovým riadením

4Ps manažmentu má veľa spoločného – vyžaduje organizačné a interpersonálne zručnosti, ako aj flexibilitu a schopnosť motivovať tím. Ale čo sa skrýva pod štyrmi písmenami P?

4Ps manažmentu – obsah:

1. Úvod
2. 4Ps – Projekt, produkt, program, portfólio
3. Projektový manažment
4. Manažment produktu
5. Programový manažment
6. Manažment portfólia
7. Zhrnutie

Úvod

Menšie spoločnosti často realizujú jeden projekt alebo vytvárajú jeden produkt. V takýchto prípadoch sú to jediné ciele organizácie. Avšak, keď spoločnosť rastie, jej stratégia si vyžaduje širší pohľad do budúcnosti a jej ciele sa diverzifikujú, stojí za to zvážiť ako najlepšie organizovať projektový manažment, aby bola jeho realizácia čo najefektívnejšia.

4Ps – Projekt, produkt, program a portfólio

4Ps predstavujú mierne odlišné, často prepojené skupiny úloh. Tieto sú:

• projekt
• produkt
• program
• portfólio

Nižšie sa pozrime bližšie na to, čo to sú a prečo je dôležité poznať ich špecifiká pri plánovaní, organizovaní úloh a realizácii projektu.

Projektový manažment

Každý projekt môže byť realizovaný samostatne. Môže tiež byť súčasťou programu alebo portfólia. Má určený začiatok a koniec a jeho cieľom je vyprodukovať jedinečný produkt, službu alebo iný výsledok.

Charakteristické znaky projektu zahŕňajú:

• určený čas začiatku a konca
• definovaný cieľ
• dočasný tím zriadený špecificky na vykonanie tejto úlohy

Mnohí projektoví manažéri spravujú viacero projektov súčasne. To platí najmä pre projekty, ktoré patria do jedného programu alebo portfólia. Ale čím sa projekt líši od produktu?

Manažment produktu

Manažment produktu sa líši od projektového manažmentu predovšetkým preto, že neexistuje stanovený časový rámec. Manažéri produktov musia dobre poznať produkt, ktorý spravujú, a plánovať jeho vývoj. Stanovujú priority, pridávajú nové funkcie, zlepšujú existujúce a spravujú rozpočet na vývoj produktu vyvážením schopností spoločnosti a očakávaní zákazníkov.

Produkt môžeme od projektu odlíšiť tým, že naň myslíme ako na trvalý, fyzický objekt. To preto, že produkt si zachováva konštantnú identitu, aj keď prechádza úpravami. Produktom by mohol byť smartfón, ktorý sa mení v závislosti od nainštalovaných aplikácií a spôsobu, akým bol personalizovaný.

Na rozdiel od projektu, produkt nemá definovaný životný cyklus. Manažment produktu je preto charakterizovaný:

• neustálym zlepšovaním v reakcii na meniace sa potreby zákazníkov
• kontinuitou
• plánovaním adaptácie
• prácou s trvalým tímom na vývoj produktu

Produkt môže byť vyvíjaný prostredníctvom projektov – dočasných a realizovaných v priebehu času. Vrátiac sa k príkladu so smartfónom, projekt vývoja produktu by mohol zahŕňať softvérovú aktualizáciu, ktorá uľahčuje používanie fotoaparátu v noci.

Programový manažment

Podľa PMBOK je program:

Skupina súvisiacich projektov a niekedy menších programov, ktoré sú spravované spoločne na vytvorenie hodnoty, ktorú by správa každého z nich samostatne nemohla poskytnúť. (En verzia: “Program. Súvisiace projekty, podriadené programy a programové aktivity spravované koordinovane na získanie výhod, ktoré nie sú dostupné pri správe jednotlivých projektov.”)

Projektový a produktový manažment zahŕňa plánovanie, organizovanie a vykonávanie úloh, ktoré sú súčasťou profilu organizácie a vedú k realizácii cieľa, ktorý je užitočný pre zákazníka alebo samotnú spoločnosť. Programový manažment, na druhej strane, zahŕňa určenie, ktoré projekty je potrebné realizovať v organizácii, aby sa efektívne a včas dosiahli jedno z strategických cieľov. Ide o strednodobé plánovanie, ktoré rozhoduje o tom, akú prioritu dať každému projektu, ako aj o neustálom určovaní toho, aký by mal byť vzťah medzi nimi.

Zvážme príklad programu “Nová pobočka spoločnosti”. Môže sa skladať z:

• Projekt A, na výber miesta a zariadenie nového sídla
• Projekt B, na zamestnanie tímu v novom meste
• Projekt C, na organizovanie oslavy otvorenia spoločnosti
• Projekt D, na vybudovanie miestnej zákazníckej základne

Medzi inými vecami, programový manažment musí brať do úvahy načasovanie projektov A, B a C. Správa každého projektu bez znalosti stavu ostatných by mohla skončiť napríklad organizovaním oslavy otvorenia, keď renovácia sídla ešte nebola dokončená, alebo… tím ešte nebol zamestnaný.

Každý z projektov, ktoré tvoria program, je realizovaný samostatne, a ich výsledky závisia od vykonaných úloh, ktoré nesú rôzne riziká. Preto hlavné rozdiely medzi projektovým a programovým manažmentom súvisia s perspektívou hodnotenia výsledkov a prístupom k variabilite. Tieto sú:

• Predpokladaná akceptácia neistoty výsledkov
• Potrebnosť efektívneho riadenia zmien
• Starostlivé prispôsobenie priorít aktuálnemu stavu každého projektu
• DLHODOBÁ perspektíva pri hodnotení prínosov programu.

Manažment portfólia

Projektové portfólio je termín, ktorý sa používa o niečo menej často ako program, ale oddelenie portfólia projektov v spoločnosti je obzvlášť užitočné, keď pravidelne realizujeme projekty podobnej povahy. Ukončenie jednotlivých projektov, ktoré patria do portfólia, nie je závislé od seba, ako je to v prípade programu.

Napríklad pre spoločnosť, ktorá vyvíja softvér pre smartfóny, môžu byť samostatné portfóliá projekty implementujúce:

• aktualizácie, napríklad:
• aktualizácie softvéru fotoaparátu,
• bezpečnostné aktualizácie na ochranu pred rôznymi typmi útokov,
• vylepšenia softvéru, napríklad:
• umožnenie používateľovi vybrať si vzhľady a ikony,
• pridanie 3 funkcií, ktoré najčastejšie navrhujú používatelia,
• refaktoring, napríklad:
• zlepšenie kódu modulárnych častí aplikácie,
• prepisovanie kódu, ktorý najviac zaťažuje zariadenie.

Portfólio je centralizovaná zbierka projektov a programov, ktoré sú v spoločnosti v procese realizácie. Ich správa je primárne zameraná na dosiahnutie strategických cieľov organizácie. Rovnako ako projekty a programy, portfólio by malo podrobne uvádzať:

• míľniky – aby sme mali jasný obraz o podceloch, ich dosiahnutí a pláne na riešenie neúspechu,
• plán riadenia rizík,
• zainteresované strany – t.j. všetkých, ktorí majú záujem o stav realizácie portfólia

Avšak najdôležitejším aspektom riadenia projektového portfólia spoločnosti je stanovenie schémy prioritizácie. Zabezpečuje, že všetky projekty, produkty, programy a portfólia realizované a plánované v spoločnosti dostanú svoje miesto v hierarchii úloh, ktoré je potrebné splniť.

Aké sú rozdiely medzi 4Ps?

Riadenie každého z 4Ps – projekt, produkt, program a portfólio – sa líši v určitých ohľadoch. Obzvlášť dôležité sú rozdiely v oblastiach predmetu riadenia a povahy tímu.

Predmety riadenia v 4Ps sa líšia v dôsledku úrovne detailov vykonávaných úloh a blízkosti k zákazníkovi.

V prípade projektu, projektový manažér a manažér produktu dozoria na vykonávanie úloh a vytváranie riešení zameraných priamo na zákazníka. V prípade programu, sú predmetom riadenia súvisiace projekty a ich vzťahy. V portfóliu, sa riadenie zaoberá všetkými programami a projektmi v organizácii, pokiaľ ide o jej ciele, takže úloha a úlohy manažéra portfólia sú umiestnené najďalej od zákazníka.

Avšak jeho alebo jej úlohy by sa mali stále sústrediť na vzťah medzi misiou organizácie, cieľmi a potrebami klientov.

Rozdiely medzi 4Ps sa tiež vzťahujú na tím. V projekte je tím zriadený na dobu trvania daného projektu, takže realizácia projektu je často len časťou zodpovedností účastníkov.

Situácia je iná v prípade produktu – tu sa buduje trvalý tím, ktorého hlavnou a často jedinou úlohou je pracovať na produkte. To znižuje riziko prestojov medzi projektmi vyvíjajúcimi produkt. Potreba prenosu znalostí, t.j. časovo náročná implementácia nových členov tímu, je tiež menej častá.

Tímy riadené programovými a portfóliovými manažérmi, na druhej strane, sú spoluvytvárané projektovými a produktovými manažérmi z celej organizácie, ako aj analytikmi, konzultantmi a odborníkmi na vysokých úrovniach podnikania.

Zhrnutie

4Ps pozostávajú z projektového, produktového, programového a portfóliového manažmentu. Manažment každého sa líši v detailoch, povahe tímu a zodpovednostiach.

Projekt je základným, časovo obmedzeným úsilím s konkrétnou dĺžkou a účelom. Produkt môže byť vyvíjaný prostredníctvom projektov, ale nemá definovaný životný cyklus a jeho vývoj je úzko spojený s očakávaniami zákazníkov. Program je zbierka vzájomne prepojených projektov rôznych typov, ktoré slúžia spoločnému účelu. Portfólio môže byť definované ako zbierka projektov rovnakého typu, realizovaných cyklicky alebo paralelne, slúžiacich na najlepšie zosúladenie všetkých ostatných Ps so strategickými cieľmi organizácie.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.