Zlyhanie projektu. 5 dôvodov, prečo projekty zlyhávajú | #23 Začiatky s projektovým manažmentom

Podľa správy Inštitútu projektového manažmentu z roku 2021 sa percento projektov, ktoré zlyhali, znižuje rok čo rok. V roku 2019 to bolo 15% projektov. V roku 2020 – 13%, a v roku 2021 iba 12%. Čomu vďačia podniky za postupný, ale výrazný pokles percenta zlyhaní projektov? A čo robiť, aby ste boli medzi projektovými tímami, ktoré oslavujú úspech?

Zlyhanie projektu – obsah:

1. Zlyhanie projektu. Úvod
2. 5x Prečo?
3. 5 dôvodov zlyhania projektu
4. Zhrnutie

Prečo projekty zlyhávajú? Úvod

Môžeme spomenúť nekonečné dôvody zlyhania projektov. Odpadol sponzor? Nespĺňali materiály očakávania počas testovania na mieste klienta? Ukázalo sa, že rozpočet bol príliš malý a tím sa rozpadol? Každý z týchto dôvodov stojí za preskúmanie, pretože odráža prístup k zlyhaniam, ktorý vám umožňuje ich predchádzať. Ako teda objaviť základný problém?

5x Prečo?

Aby sme neboli vedení emóciami a objavili základnú príčinu zlyhania projektu, siahnite po osvedčených metódach. Technika piatich otázok je na to ideálna. Vyvinul ju Taiichi Ohno pre korporáciu Toyota. Stala sa však populárnou vďaka svojej vysokej účinnosti. Dnes sa používa mimo iného aj v projektovom manažmente založenom na metódach Lean a Six Sigma.

5 x Prečo? bude fungovať, pokiaľ budeme ochotní na ne úprimne a komplexne odpovedať. Takto môže byť možné dostať sa k zdroju problémov. To zase pomôže predchádzať opakovaniu podobných chýb.

Ak je dôvodom zlyhania projektu napríklad rezignácia sponzora, nasledujúca otázka potrebuje odpoveď:

Prečo sponzori rezignovali?

Nasledujúce odpovede na otázky by mohli vyzerať takto:

1. Prečo? – Pretože stratili záujem o projekt.
2. Prečo? – Pretože nevedeli o aktuálnom stave projektu.
3. Prečo? – Pretože boli príliš zriedka informovaní o pokroku jeho práce.
4. Prečo?– Pretože počas plánovania komunikácie nebola určená frekvencia stretnutí a termíny správ.
5. Prečo? – Pretože projektový manažér nezabezpečil transparentnosť a komunikáciu v projekte.

Preto sa pozrieme na dôvody zlyhania projektov, ktoré odpovedajú na konečnú, piatu otázku “Prečo?”, t.j. zdrojové problémy. Potenciálnym základným problémom je potrebné venovať osobitnú pozornosť pri plánovaní nového podniku.

5 dôvodov zlyhania projektu

Najťažšie problémy na vyriešenie, ktoré môžu spôsobiť zlyhanie projektu, súvisia s oblasťami:

• zainteresované strany – stáva sa, že už v štádiu plánovania existujú náznaky, ktoré si zainteresované strany, ktoré sa dohodli na podrobnostiach realizácie projektu, neuvedomujú,
• tím – úloha vytvoriť tím a efektívne riadiť jeho prácu môže byť náročná,
• technická stránka projektu – ako dostupnosť zdrojov, tak aj zručnosti ľudí zamestnaných na projekte,
• podnikateľské prostredie – monitorovanie a reagovanie na vonkajšie udalosti je obzvlášť dôležité, keď nastanú rýchle zmeny, ktoré si vyžadujú vysokú mieru flexibility a rýchlu reakciu, t.j. efektívne riadenie zmien.

Nižšie sa budeme zaoberať dôvodmi zlyhania projektov v nasledujúcich oblastiach:

	Zainteresované strany	Tím	Technická stránka	Okolie
Komunikácia	x	x
Rozsah projektu	x	x
Zdroje	x		x	x
Spolupráca		x		x
Flexibilita		x	x	x

Chyby v komunikácii

Problémy s transparentnosťou a komunikáciou sa primárne týkajú kontaktov so zainteresovanými stranami. Do projektového plánu by mali byť zahrnuté opatrenia na zabránenie nedorozumeniam, ktoré môžu viesť k zlyhaniu celého projektu.

Rovnaké princípy sú tiež hodné aplikácie pri plánovaní toku informácií v rámci tímu. Tu bude veľmi dôležité nielen sprístupniť a urobiť zoznam úloh transparentným a zrozumiteľným, ale aj komunikovať a pripomínať ciele, ktoré tím sleduje.

Nejasný rozsah projektu

Definovanie rozsahu projektu a zabránenie jeho zmenám počas realizácie je jednou z hlavných úloh projektového manažéra. Musí dôkladne porozumieť očakávaniam klienta a ak sa zmeny uskutočnia, informovať klienta o ich vplyve na rozsah projektu.

Keďže projekt je jednorazový podnik, obmedzený konkrétnym časom a rozpočtom, nejasný rozsah sa môže ľahko stať príčinou zlyhania. Napríklad sa zaviažeme vytvoriť prototyp elektrického bicykla za 10 000 dolárov za mesiac. Avšak súhlasíme so meniacimi sa očakávaniami zákazníka. Takže v priebehu realizácie zistíme, že v rámci rovnakého času a rozpočtu a s rovnakým tímom sa od nás očakáva vytvorenie prototypu vodíkovej motorky.

Zmeny rozsahu v softvérových alebo eventových projektoch sú niekedy menej ilustratívne ako v našom príklade. Ale zmena požiadaviek a očakávaných výsledkov, ktorá sa z pohľadu klienta javí ako malá, môže spôsobiť, že dokončené úlohy skončia v koši, zatiaľ čo plánované aktivity tímu si vyžadujú nové zdroje.

Problémy so zdrojmi

Problémy s surovinami alebo komponentmi potrebnými na technické úlohy môžu efektívne zablokovať projekt. Preto musí projektový manažér orientovať sa na podnikateľské prostredie a konzultovať so členmi tímu – vrátane potrebných zdrojov pre projekt. Neskoré dodávky a nedostatok dostupnosti môžu projekt zastaviť.

Veľkým problémom sú aj nízko kvalitné riešenia, ktoré namiesto uľahčenia projektu ho sťažujú. To môže platiť pre softvér na projektový manažment, ako aj pre špecializované riešenia špecifické pre projekt – polotovary, vizuálne materiály alebo dostupnosť dopravy.

Samostatnou otázkou súvisiacou s riadením zdrojov je čas, ktorý klient potrebuje na dokončenie úloh. Bežným dôvodom nedostatku realizmu pri hodnotení termínov je tlak zo strany klienta alebo nedostatok skúseností spoločnosti v podobných projektoch. Existujú aj projekty, ktorých oblasť realizácie neumožňuje konkrétne termíny dokončenia. Tieto projekty zahŕňajú projekty, v ktorých sa vyvíjajú riešenia hlbokého učenia. Dosiahnutie predpokladanej presnosti modelu nemusí byť možné dosiahnuť v stanovenom časovom rámci, ale vo všeobecnosti môže byť nedosiahnuteľné kvôli ťažkému prístupu k údajom alebo potrebnej výpočtovej sile.

Ťažkosti v spolupráci

Ďalšou ťažkosťou, ktorá môže spôsobiť fiasko projektu, sú ťažkosti v spolupráci v rámci tímu. Môžu byť spôsobené medziľudskými problémami, avšak najčastejšou príčinou je zle premyslené rozdelenie zodpovedností, keď je jedna osoba preťažená prácou a ostatní čakajú, kým dokončí svoje úlohy.

Pri formovaní nového tímu môžu nastať aj neočakávané problémy pri hľadaní a najímaní odborníkov, ako aj ťažkosti pri riadení vzdialeného alebo hybridného tímu.

Nedostatok flexibility

Nedostatok flexibility a neschopnosť prispôsobiť sa meniacemu sa podnikateľskému prostrediu sú často sa vyskytujúce príčiny dlhodobých zlyhaní projektov. Meníce sa prostredia, regulačné požiadavky a dynamika konkurencie môžu nechať projektového manažéra neschopného držať krok so zmenami. Alebo, ako sa to stáva ešte častejšie, nie je schopný presvedčiť kľúčové zainteresované strany o potrebe dynamicky reagovať na zmenu. Takže do času, keď je projekt dokončený, sa môže ukázať, že výsledok je už zastaraný alebo nespĺňa požiadavky prostredia.

Zhrnutie

Zlyhania projektov sú niekedy spojené s nepredvídateľnými udalosťami, takže percento zlyhaných projektov nikdy nebude nulové. Existujú však nástroje na predvídanie rizík a plány na ich riešenie. Už v štádiu plánovania je tiež kľúčové venovať osobitnú pozornosť transparentnosti a komunikácii so zainteresovanými stranami. Rovnako dôležité je presne definovať rozsah projektu a dohodnúť sa na očakávaniach klienta a technických schopnostiach dodávateľa.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.