Ako pripraviť úspešný plán núdzových opatrení pre projekt? | #21 Začiatky projektového manažmentu

Akým spôsobom pripraviť plán núdzového riešenia? Najlepšie je pristupovať k tomu krok za krokom. Takto, keď nastane kríza, môžete pokojne siahnuť po zložke označenej ako “Plán B”.

Plán núdzového riešenia projektu – obsah:

1. Úvod
2. Kedy je dobré zmeniť plán realizácie projektu?
3. Plán B: pre príležitosti a hrozby
4. Ako pripraviť plán núdzového riešenia?
5. Zhrnutie

Úvod

Plán núdzového riešenia projektu sa vytvára na základe analýzy rizikových oblastí. Jeho cieľom je minimalizovať straty, keď veci nejdú podľa plánu, a tiež využiť nepredvídané príležitosti, ktoré sa objavia po ceste. Inými slovami, plán núdzového riešenia slúži na optimalizáciu reakcie na riziká.

Môže obsahovať nápady na reakciu na núdzové situácie alebo keď sa objavia nečakané príležitosti na rast. Napríklad môže obsahovať nápady na získanie dodatočného financovania, ak rozpočet prekročí alebo sa objaví sľubný investor. Plán núdzového riešenia môže tiež naznačiť možnosť prerozdelenia zodpovedností v rámci tímu v prípade náhlej neprítomnosti kľúčového špecialistu alebo možnosť zamestnať ďalšiu osobu. Príprava plánu núdzového riešenia tiež umožňuje definovať podmienky, ktoré určujú trhovú situáciu, v ktorej by sa celý projekt mal okamžite zastaviť. Ale kedy by sa malo rozhodnúť o implementácii Plánu B? A ako vytvoriť plán núdzového riešenia na prípravu na najpravdepodobnejšie scenáre?

Kedy je dobrý nápad zmeniť plán realizácie projektu?

Riziká sprevádzajú realizáciu akéhokoľvek projektu. Malo by sa to posúdiť v štádiu iniciácie a potom monitorovať počas celej jeho trvania. Podľa PMBOK je najefektívnejšie reagovať proaktívne na zmeny, t.j. prispôsobiť postup podmienkam skôr, ako riziká dosiahnu kritický bod, a akceptovať riziká určitej úrovne a zdržať sa ich vyhýbania za každú cenu.

Implementácia plánu núdzového riešenia by mala závisieť od viacerých faktorov. Predovšetkým by mala byť reakcia:

• primeraná úrovni hrozby – to znamená, že projekt neprerušujeme, pretože má projektový manažér nádchu,
• realistická – to znamená, že zohľadňuje kontext vzniku hrozby, napríklad ak cena suroviny rýchlo rastie po celej krajine, neberieme si čas na hľadanie lacnejšieho dodávateľa,
• vedená vedome osobou, ktorá za to bude zodpovedná vopred, po zvážení rôznych možností reakcie.

Veľmi často plán núdzového riešenia umožňuje rýchlo uviesť situáciu pod kontrolu. S dobre navrhnutým spôsobom reakcie na nečakané udalosti sa projekt môže vrátiť na normálnu cestu realizácie. Avšak niekedy implementácia plánu núdzového riešenia zahŕňa preformulovanie dôležitých oblastí projektu.

Plán B: pre príležitosti a hrozby

Na aké typy rizík by sa mala venovať osobitná pozornosť? Plán realizácie projektu stojí za zmenu v dvoch prípadoch: keď to pomôže vyhnúť sa katastrofe alebo dosiahnuť výrazne lepšie výsledky. Zmena plánu, keď riziká narastajú, je zvyčajne sprevádzaná problémami, ako sú:

• meškanie realizácie projektu,
• prekročenie rozpočtu,
• technické problémy a poruchy,
• problémy v tíme,
• strata dôvery zainteresovaných strán.

Naopak, príležitosti vyžadujúce prechod na Plán B zahŕňajú, ale nie sú obmedzené na:

• nové technologické príležitosti,
• rozpočtové prebytky,
• vyššia ako očakávaná efektivita práce tímu,
• náhly nárast dopytu po produktoch alebo službách, na ktoré je projekt zameraný.

Ako pripraviť plán núdzového riešenia?

Plán núdzového riešenia by sme mali vypracovať paralelne s plánom projektu, ktorý máme v úmysle realizovať. Analýzou milestones potrebných na dosiahnutie cieľa projektu je jednoduchšie si predstaviť možnosti a riziká, ktoré môžu sprevádzať konkrétne akcie.

Dobré plány núdzového riešenia zohľadňujú riziká s najvyššou pravdepodobnosťou výskytu. Je to preto, že nie je možné pripraviť sa na všetky situácie a je neefektívne vytvárať plány akcie v prípade útoku mimozemských civilizácií.

Avšak, skúsený projektový manažér dokáže predvídať najpravdepodobnejšie oblasti rizika. Napríklad v projekte na vytvorenie softvéru pre klienta bude veľkým rizikom zmena požiadaviek. A práve na takúto okolnosť by sme mali mať plán pripravený. Napríklad musíme vopred predpokladať a zapísať do zmluvy dobre definované akceptačné kritériá, ako aj podmienky, ktoré musí hotový produkt spĺňať, spolu s agilnými metodológiami prispôsobenými tomuto typu projektu.

Aj keď každý projekt vyžaduje individuálny prístup, stojí za to mať na pamäti niekoľko zásad pre prípravu plánu núdzového riešenia:

1. Predvídajte riziko. Nedá sa mu vyhnúť, takže je lepšie sa s ním stretnúť čelom.
2. Pripravte podrobný plán akcie pre najpravdepodobnejšie scenáre. Všeobecný náčrt nepomôže v krízovej situácii.
3. Využite hrozbu ako príležitosť na zmenu. Možno to urobí projekt úspešnejším, než ste predpokladali.
4. Nezúfajte sa snažiť vysvetliť všetko tímu. Väčšina členov tímu nemá v hlave plán pre celý projekt, takže si nemusia byť ani vedomí jeho realizácie. Povedzte im len to, čo sa priamo týka ich práce.
5. Pomôžte tímu prejsť zmenou. Ak zmeny zahŕňajú spôsob realizácie projektu alebo spôsob, akým tím spolupracuje, venujte osobitnú pozornosť tomu, či sú všetci oboznámení s novým spôsobom práce.

Zhrnutie

Plán núdzového riešenia je spôsob, ako proaktívne riešiť riziká v projekte. Umožňuje znížiť straty z núdzových situácií, ako sú oneskorené dodávky alebo strata zákazníka. Taktiež umožňuje využiť nadchádzajúce príležitosti, ktoré ponúkajú možnosť dosiahnuť cieľ projektu rýchlejšie alebo lepšie.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.