Ako vytvoriť rozpočet projektu? | #42 Začiatky projektového manažmentu

Podľa správy Inštitútu projektového manažmentu bolo v roku 2021 62% projektov dokončených v rámci pôvodného rozpočtu. Najlepším výkonom v tomto hodnotení bola Čína s 66%, zatiaľ čo Európa skončila na poslednom mieste s 57%. Zle vytvorené projektové rozpočty sú zodpovedné za značný podiel zlyhaní v tomto ohľade. Ako teda odhadnúť náklady na projekt, aby sa zvýšila pravdepodobnosť jeho úspechu?

Projektový rozpočet – obsah:

1. Úvod
2. Čo je projektový rozpočet a z čoho sa skladá?
3. Ako odhadnúť náklady na projekt?
4. Nástroje a metódy odhadu projektového rozpočtu
5. Zhrnutie

Úvod

Nesprávne vykonávanie projektov vedie k strate 19 miliónov dolárov na každých miliardu investícií (PMI 2019) a iba 34% organizácií zvyčajne alebo vždy dokončuje projekty v rámci rozpočtu (Wellington 2021). Aby sme zistili, ako sa dostať medzi túto skupinu, pozrime sa bližšie na to, čo je projektový rozpočet a na spôsoby a nástroje na jeho prípravu.

Čo je projektový rozpočet a z čoho sa skladá?

Projektový rozpočet je schválená hrubá suma, ktorú organizácia zamýšľa vynaložiť na projekt. Je založený na odhadovaných nákladoch projektu a figuruje v rozpočte celej organizácie.

Projektový manažér by mal do projektového rozpočtu zahrnúť všetky náklady súvisiace s projektom, ako sú:

• Priame náklady – výdavky potrebné na vykonávanie úloh priamo vedúcich k realizácii cieľa projektu, t.j. náklady na materiály, prácu a nástroje, vybavenie a zásoby,
• Nepriame náklady – náklady, ktoré nemožno priamo priradiť k projektu, ale ktoré vznikajú v súvislosti s jeho realizáciou, ako sú administratívne náklady alebo napríklad náklady na projektový manažment.
• Kapitalové výdavky – náklady spojené s nadobudnutím takzvaných dlhodobých aktív, ako sú budovy, vybavenie alebo stroje.
• Prevádzkové náklady – opakujúce sa náklady spojené s prevádzkou a údržbou projektu, ako sú energie, poistenie spolu s údržbou,
• Rezervy na nepredvídané udalosti – prostriedky vyčlenené na pokrytie nepredvídaných udalostí alebo zmien v rozsahu projektu.

Ako odhadnúť projektový rozpočet?

Odhadované náklady na plánované práce sa nazývajú Odhadované náklady na naplánovanú prácu (BCWS) alebo Plánovaná hodnota (PV). Oba ukazovatele označujú súčet prostriedkov potrebných na dokončenie plánovanej práce v danom období.

Aby projektový manažér mohol odhadnúť projektový rozpočet, mal by vykonať niekoľko aktivít na získanie čo najpresnejších ponúk. Po prvé, projektový manažér by mal poznať všetky požiadavky projektu, ako sú rozsah práce, termíny a zdroje, ktoré budú potrebné na dokončenie projektu.

Ďalším krokom je preskúmanie trhových cien za zdroje a služby, ktoré sa majú zahrnúť do projektu, t.j. cena materiálov, služby dodávateľov spolu so mzdami pre projektový tím.

Po získaní požiadaviek a cenových údajov môže projektový manažér začať proces prvého podrobného odhadu rozpočtu. Po jeho dokončení by mal okamžite skontrolovať rozpočet s projektovým tímom. To zabezpečí, že všetky náklady boli zahrnuté a že rozpočet je čo najrealistickejší.

Okrem toho je potrebné pravidelne kontrolovať a aktualizovať projektový rozpočet, aby sa udržal na správnej ceste a v rámci rozpočtu.

Nástroje a metódy na odhad projektového rozpočtu

Pri odhade projektového rozpočtu je nevyhnutným nástrojom známy a populárny Microsoft Excel. Jeho hlavnou výhodou je dostupnosť a jednoduché použitie, ako aj schopnosť vykonávať množstvo výpočtov a analýz. Nevýhodou však je, že Excel nemá funkciu na automatické aktualizovanie rozpočtu v reálnom čase.

Avšak dobre poslúži na odhad rozpočtu pred realizáciou. Na priebežné sledovanie výdavkov odporúčame nástroje na podporu projektov, ako je Firmbee. Systém umožňuje členom tímu sledovať v reálnom čase príjmy a výdavky spojené s daným projektom.

Na vytvorenie presného rozpočtu môžete použiť nasledujúce metódy:

1. Odhad zdola nahor. Táto metóda spočíva v odhade nákladov na každú projektovú aktivitu a sčítaní ich nákladov na určenie celkových nákladov projektu. Je časovo náročná a vyžaduje podrobné znalosti projektových aktivít. Poskytuje však vysokú úroveň presnosti a pomáha identifikovať všetky potrebné náklady.
2. Parametrický odhad. Táto metóda spočíva v použití štatistických údajov na odhad nákladov na projektové aktivity. Je oveľa rýchlejšia ako odhad zdola nahor, takže môže byť užitočná pri odhade rozpočtu veľkých projektov, pokiaľ má organizácia zdroj spoľahlivých údajov. Napriek tomu nemusí poskytnúť dostatočnú úroveň presnosti.
3. Odborné hodnotenie. Tretia metóda spočíva v využití znalostí a skúseností zainteresovaných strán projektu, vrátane projektového manažéra a členov tímu, na odhad nákladov na projektové aktivity. Môže poskytnúť vysokú úroveň presnosti, praktickú pre zložité projekty. Avšak závisí od odbornosti jednotlivých zainteresovaných strán, takže môže byť zaujatá a generovať konflikty. Okrem toho je ťažké zohľadniť meniace sa obchodné podmienky, ako je inflácia alebo zmeny v zákone.

Zhrnutie

Vytvorenie presného projektového rozpočtu je časovo náročné a vyžaduje skúsenosti. Preto je dobré vyskúšať rôzne nástroje a využiť dostupné metódy prípravy rozpočtu, ako sú odhad zdola nahor, parametrický odhad alebo odborné hodnotenie.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.