Čo je projekt? | #1 Začiatok s projektovým manažmentom

Čo je projekt? Projekty, projekty, projekty – natrvalo sa stali súčasťou slovníka obchodných manažérov. Sú to krátkodobé, komplexné aktivity s predplánovaným rámcom, zamerané na konkrétny výsledok. Je ťažké si predstaviť včasné dosiahnutie obchodných cieľov a plánovanie rozpočtu na základe úloh bez nich. Avšak trh sa odkláňa od modelu, kde vytvárame a dodávame produkt jednorazovo. Stavia na dlhodobých vzťahoch s používateľmi, neustálom kontakte, agilnom zlepšovaní, prispôsobovaní a doladení bez konca. Takže má plánovanie a realizácia projektov ešte zmysel? Je projekt módne slovo, definujúce zastaraný spôsob podnikania? Čítajte ďalej, aby ste sa dozvedeli viac.

Čo je projekt? – obsah:

1. Čo je projekt?
2. Dočasná povaha projektu
3. Gymnastické podniky
4. Začiatok a koniec projektu
5. Jedinečné výsledky
6. Zhrnutie

Čo je projekt?

Najväčšia organizácia na svete pre ľudí zapojených do riadenia projektov je Project Management Institute (PMI). Založená v roku 1969, má takmer 3 milióny ľudí pracujúcich ako projektoví manažéri alebo študujúcich rôzne aspekty riadenia. Vek organizácie však neznamená, že vedomosti, ktoré propaguje, nie sú aktualizované a prispôsobené požiadavkám dnešného trhu. Obchodné projekty sa darí, a PMI odhaduje, že počet projektových manažérov by sa do roku 2027 mal zvýšiť až o 33%, čím sa vytvorí 22 miliónov nových pracovných miest po celom svete.

PMI pravidelne vydáva nové a vylepšené verzie knihy s názvom Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Najnovšia, siedma verzia bola vydaná v auguste 2021 a na rozdiel od predchádzajúcich bola skutočne prepracovaná. Napokon, riadenie projektov sa v poslednej dobe mení takmer tak rýchlo ako digitálne pracovné prostredie.

Definícia projektu, koncept, ktorý je centrálny pre PMI, sa však takmer nezmenila. Projekt je definovaný nasledovne: “Dočasné úsilie na vytvorenie jedinečného produktu, služby alebo výsledku. Dočasná povaha projektov naznačuje začiatok a koniec projektu alebo fázy projektovej práce. Projekty môžu byť vykonávané samostatne alebo byť súčasťou programu alebo portfólia.”

Slovo “projekt” teda definuje veľmi špecifickú a zámernú činnosť, vďaka ktorej produkt alebo organizácia prechádza očakávanou metamorfózou, ktorej výsledky môžu byť merané. V nasledujúcom texte sa podrobnejšie zaoberáme a vysvetľujeme prvky definície z PMBOK. Odpovieme na otázky:

• Čo znamená, že projekt je dočasné úsilie?
• Aký je význam začiatku a konca projektu?
• Ako chápať jedinečnosť výsledku projektu?

Avšak, venujeme samostatné texty na diskusiu o fázach, z ktorých projekt pozostáva, a aké typy projektov existujú.

Dočasná povaha projektu

Projekty majú presne stanovený časový rámec a jednorazovú povahu. Preto je dočasnosť jednou z najdôležitejších charakteristík projektu, ktorá pomáha odlíšiť ho od produktu. Jednorazová povaha a jedinečný výsledok umožňujú odlíšiť projekty od procesov vykonávaných v spoločnosti. Projekt môže byť teda:

• výstavba rodinnej obytné štvrte
• otvorenie pobočky spoločnosti v inom meste
• organizovanie firemnej akcie
• redizajn webovej stránky
• príprava žiadosti o financovanie spoločnosti z európskych fondov

Gymnastické podniky

V tradičnom prístupe bol podrobný plán realizácie projektu považovaný za neoddeliteľnú súčasť projektu. Tím projektu sa teda pustil do práce vybavený podrobným harmonogramom úloh pokrývajúcim celé trvanie projektu – od začiatku do konca. Avšak, ako sa metódy riadenia projektov vyvíjali, tento prístup sa postupne menil.

V správe PMI s názvom “Pulse of the Profession 2021: Beyond Agility” boli spoločnosti, ktoré prijali nový prístup voľne používajúci metódy a princípy riadenia projektov v súlade s požiadavkami trhu, nazvané gymnastické. Používajú “správny prístup správnym spôsobom v správny čas na dodanie toho, čo je potrebné.”

Aj keď na papieri takýto manažment vyzerá o niečo menej pôsobivo ako tradičné metódy, v praxi funguje veľmi dobre. Najmä pri riadení projektov s vysokým rizikom a hybridných a vzdialených tímov.

Začiatok a koniec projektu

Keď sa odkláňame od kaskádového prístupu (metóda Waterfall) a rastúcej popularity agilných metód (Agile) a ich variantov (ako Scrum a Scrumban), stalo sa populárnym považovať za normu postupne sa zaoberať úlohami, ich podrobným rozpočtom a prostriedkami na vykonanie.

Nezmenne však projekt sa líši od iných snáh, pretože má presne definovaný začiatok a koniec. Keď začíname projekt, máme jasne definovaný cieľ a víziu toho, čo chceme dosiahnuť. Máme tiež definovaný rozpočet, harmonogram úloh a kritériá dokončenia.

Jedinečné výsledky

Každý projekt, okrem svojej dočasnej povahy, špecifického účelu, začiatku a konca – má jedinečný výsledok. Pre uvedené príklady budú výsledky jednorazové – výstavba rodinnej obytné štvrte na konkrétnej adrese, alebo usporiadanie firemnej akcie v hoteli Sunrise 29. februára 2023.

Jednorazová povaha projektu znamená, že opätovné využitie vedomostí a zručností získaných pri realizácii projektu si vyžaduje prispôsobenie novým podmienkam. Napríklad, ak sa nám raz podarí získať financovanie na rozvoj spoločnosti z EÚ, neznamená to, že naša ďalšia žiadosť bude tiež úspešná. Každá ďalšia žiadosť bude jedinečná, pretože sa mení mnoho faktorov:

• výkonové parametre
• trhové reality
• realizované úlohy
• časový rámec
• kritériá definujúce začiatok a koniec projektu

Aj keď realizácia projektu je spojená s veľkým úsilím, stojí za to si pamätať, že projekt môže byť aj osviežením nábytku v záhrade spoločnosti. To preto, že to, či je nejaké úsilie projektom, nie je určené počtom zapojených ľudí ani plánovaným alebo skutočným časom realizácie.

Zhrnutie

Riadenie projektov je jednou z najžiadanejších zručností na trhu práce. Preto je pochopenie toho, čo projekty sú, a mať flexibilný prístup k ich realizácii, tak dôležité pre podnikanie.

Práve sme odpovedali na otázku: Čo je projekt? Pozrite si naše ďalšie série o Pythone a Javascript!

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.