Fáza iniciácie projektu – na čo si dať pozor? | #16 Začiatky projektového riadenia

Fáza iniciácie projektu začína nápadom na podnikanie. Končí sa však záväzným rozhodnutím začať projekt. Predtým, ako nastane čas plánovať rozpočet, vybrať metódu realizácie a zloženie tímu, projektový manažér pripraví osnovu vízie a cieľa projektu. Čo si teda zaslúži osobitnú pozornosť počas fázy iniciácie?

Fáza iniciácie projektu – obsah:

1. Úvod
2. Dokumenty a zainteresované strany
3. Určte, ako riadiť nový projekt
4. Od iniciácie k plánovaniu
5. Zhrnutie

Úvod

Fáza iniciácie projektu prebieha iba raz, bez ohľadu na metódu realizácie. Jej cieľom je definovať, o čom projekt je. Je to tiež najlepší čas na opustenie projektu, ak existujú vážne pochybnosti o jeho možnosti dokončenia. V tejto počiatočnej fáze organizácia nenesie veľké náklady, zatiaľ čo pre projektového manažéra je relatívne jednoduché sa rozlúčiť s ešte nejasným projektom. Ak však nový projekt vyzerá sľubne, na čo sa oplatí počas jeho fázy iniciácie zamerať?

Dokumenty a zainteresované strany

Po prvých dohodách je čas vypracovať štúdiu uskutočniteľnosti a projektový charter. Prvý dokument určí šance na úspech nášho podniku. V druhom projektový manažér napíše rámcový náčrt podniku. Hoci je ešte bez podrobností, práve tieto dva dokumenty poslúžia na presvedčenie zainteresovaných strán, že nový projekt stojí za to sledovať.

Ale koho je potrebné presvedčiť? To určuje aj fáza iniciácie projektu, kde sa zostavuje register zainteresovaných strán. Je to zoznam ľudí priamo súvisiacich s projektom, t.j. zástupcov klienta, predstavenstva organizácie alebo potenciálnych dodávateľov, medzi inými. Zainteresované strany môžu zahŕňať aj ľudí, ktorých sa implementácia nášho projektu nepriamo dotkne. Tými môžu byť napríklad obyvatelia ulice, kde budeme vykonávať práce, alebo zamestnanci oddelenia zákazníckych služieb, kde budeme implementovať automatizáciu. Nebudú sa podieľať na projekte, ale naše kroky zmenia ich životné alebo pracovné prostredie.

Určte, ako riadiť nový projekt

Ale kto sa podieľa na príprave plánov pre nový podnik? Projektový manažér je za ne primárne zodpovedný. On alebo ona nadviaže kontakt s ľuďmi, ktorí budú dohliadať na realizáciu projektu a s nimi ustanoví, mimo iného, také otázky ako:

• zodpovednosti
• spôsoby komunikácie – formálne, ako napríklad správy, a neformálne, ako napríklad kladenie otázok o prebiehajúcich otázkach v plánovaní a realizácii projektu
• tolerančné rozsahy – napríklad pre rozpočet a časový rámec plánovaného projektu, alebo pre prevzaté riziká.

Ak sa na projekte zúčastní viac ľudí z predstavenstva, niekedy sa na tento účel koná stretnutie nazývané iniciačné stretnutie. Zvyčajne sa koná, keď projektový manažér už dokončil prácu na prvých verziách dokumentov, o ktorých sme hovorili vyššie:

• štúdia uskutočniteľnosti
• projektový charter
• register zainteresovaných strán, a niekedy predbežná verzia
• registra rizikových faktorov.

Od iniciácie k plánovaniu

Najjednoduchší spôsob, ako naznačiť rozdiel medzi iniciáciou projektu a plánovaním, je položiť kľúčové otázky, na ktoré je potrebné odpovedať v oboch fázach. Ich porovnanie je uvedené v tabuľke nižšie:

FAZA INICIÁCIE	FAZA PLÁNOVANIA
Aká je vízia projektu?	Aký je dátum začatia projektu?
Aký je cieľ projektu?	Kedy plánujeme realizovať prvý míľnik?
Čo zmení realizácia projektu v organizácii alebo u zákazníka?	Ktorý člen tímu bude zodpovedný za riadenie zmien?
Bude realizácia projektu zisková?	Koľko rozpočtu by malo byť vyčlenené na testovanie?
Aké je riziko zlyhania projektu?	Ohrozuje zvýšené riziko počas úlohy A vykonanie úlohy B?

Plánovanie je podrobnejšie – zvyčajne odpovedá na otázky o tom, ako niečo urobiť, ako aj na fakty o časovaní realizácie a rozpočte. Iniciácia sa na druhej strane zameriava na otázky o celkovom účele a význame, ako aj na uskutočniteľnosť projektu ako celku.

Hoci plánovanie sa často uskutočňuje súčasne v rámci fázy iniciácie a pred formálnym spustením projektu, tieto dve oblasti projektu majú rôznu rozsah. Fáza plánovania sa môže počas projektu opakovať mnohokrát. Je to preto, že sa týka toho, ako a v akom poradí sa konkrétne úlohy vykonávajú a ciele vedúce k dosiahnutiu cieľa projektu sa implementujú. Fáza iniciácie sa na druhej strane zameriava na definovanie cieľa projektu a posúdenie, či je jeho realizácia vôbec možná a rozumná. Ak áno, súčasťou tejto fázy je aj presviedčanie kľúčových zainteresovaných strán.

Zhrnutie

V fáze iniciácie projektu opakujte najzákladnejšiu otázku: má zmysel realizovať tento projekt? Napokon, raz daná, konečná odpoveď uzavrie a uzamkne, takpovediac, fázu iniciácie. To určí smer a rozsah práce projektového tímu počas celej doby plánovaných aktivít.

Aby ste urobili správny výber, stojí za to venovať energiu dôkladnej príprave dokumentov a ustanoveniu jasného spôsobu riadenia nového projektu. Tieto investície sa určite vyplatia v nasledujúcich fázach jeho realizácie.

Máte záujem o riadenie projektov? Sledujte našu sériu, aby ste nezmeškali žiadny článok.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.