Prioritizácia projektov | #7 Začiatky s projektovým manažmentom

V dnešnom článku sa budeme zaoberať prioritizáciou projektov. Je dôležitejšie pustiť sa do rizikového projektu, ktorý môže rýchlo priniesť veľký zisk? Alebo je dôležitejšie dokončiť vývoj riešení, ktoré potenciálne prinesú nižšie, ale dlhodobé zisky a sú vo finálnych fázach implementácie? Mnohé organizácie majú súčasne množstvo projektov. Ako sa dostanete k prioritizácii týchto projektov s obmedzenými zdrojmi?

Prioritizácia projektov – obsah:

1. Prioritizácia projektov – úvod
2. Eisenhowerova matica
3. moSCoW
4. DICE
5. Prioritizácia projektov – zhrnutie

Prioritizácia projektov – úvod

V nasledujúcom texte sa pozrieme na najpopulárnejšie metódy, ktoré uľahčujú rozhodovanie o prioritizácii projektov – ako tých, ktoré sa vykonávajú samostatne, tak aj tých, ktoré patria do programu alebo portfólia projektov. Budeme sa zaoberať Eisenhowerovou maticou, aplikovanou nielen na prioritizáciu projektov, ale aj úloh vykonávaných v nich. Pozrieme sa aj na často používanú metódu MoSCoW, ktorú vytvoril Dai Clegg, ako aj na model DICE, ktorý bol vynájdený v polovici 90. rokov v Boston Consulting Group.

Eisenhowerova matica

Eisenhowerova matica umožňuje prioritizáciu projektov umiestnením do priestoru definovaného dvoma osami – čo je naliehavé a čo je dôležité. Existuje bežný graf, ktorý ich zobrazuje:

moSCoW

Oracle sa stal priekopníkom aplikácie techniky MoSCoW. Je tiež spomínaná ako efektívny prioritizačný schéma v najnovšej Príručke pre projektový manažment (PMBOK) spolu s viac kritériovou analýzou. Rozdeľuje projekty do štyroch kategórií:

• Must-haves – to sú projekty, ktoré je potrebné dokončiť, pretože sú kľúčové pre samotnú činnosť spoločnosti; sem patrí napríklad zabezpečenie a definovanie prístupových práv v cloude spoločnosti, príprava finančných výkazov a správ pre investora alebo implementácia riešení u kľúčového klienta,
• Should-want – t.j. tie, ktoré by sa mali implementovať, pretože ich zanedbanie by mohlo zhoršiť výkonnosť spoločnosti; to by mohlo byť napríklad presťahovanie sídla na výhodnejšie miesto alebo vstup na novú predajnú platformu, ktorá získava na popularite,
• Could-have – to sú projekty na implementáciu “ak to čas dovolí”, pretože pravdepodobne pozitívne ovplyvnia spoločnosť; príkladom projektu v tejto kategórii môže byť účasť na priemyselnom podujatí alebo príprava súťaže pre dodávateľov,
• Will not have – to sú tie, ktoré môžu byť implementované v budúcnosti, ale momentálne nie sú na prioritnom zozname.

DICE

Metóda DICE prevádza priority priradené projektom na číselné hodnoty a nachádza sa vo viac ako 1 000 veľkých organizáciách po celom svete. Akronym DICE pozostáva z nasledujúcich komponentov:

1. D (Trvanie) – trvanie projektu, ktorému sú priradené nasledujúce hodnoty:
• 1 – keď projekt trvá menej ako 2 mesiace
• 2 – keď projekt trvá 2-4 mesiace
• 3 – keď projekt trvá 4-8 mesiacov
• 4 – keď projekt trvá viac ako 8 mesiacov
2. I (Integrita výkonu tímu) – schopnosť tímu, so zvláštnym dôrazom na projektového manažéra, úspešne realizovať projekt, ktorý je ocenený bodmi hodnoty:
• 1 – veľmi dobré
• 2 – dobré
• 3 – priemerné
• 4 – nízke
3. C (Záväzok) – úrovne podpory, pozostávajúce z dvoch komponentov
• C1 – viditeľná podpora projektu zo strany sponzora alebo predstavenstva
• C2 – podpora od ľudí ovplyvnených implementáciou projektu, kde nasledujúce hodnoty zodpovedajú každému z nich:
• 1 – jasne komunikovaná podpora
• 2 – celkom jasná podpora
• 3 – neutrálny postoj
• 4 – jasný odpor
4. E (Úsilie) – úsilie potrebné na implementáciu projektu, nad rámec každodenných povinností prevádzkovania spoločnosti, kde hodnoty vyzerajú takto:
• 1 – menej ako 10% dodatočného obehového kapitálu
• 2 – 10-20% dodatočného obehového kapitálu
• 3 – 20-40% dodatočného obehového kapitálu
• 4 – viac ako 40% dodatočného obehového kapitálu

Hodnota DICE sa vypočíta pomocou nasledujúceho vzorca: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

V závislosti od skóre môžete určiť pravdepodobnosť, či plánovaný projekt bude úspešný, a teda či stojí za to umiestniť ho vysoko na prioritnom zozname:

• 7 – 14 – zóna víťazstva – projekt má veľmi dobrú šancu na realizáciu
• 14 – 17 – zóna nebezpečenstva – projekt má nejakú šancu na úspech
• nad 17 – zóna beznádeje – výsledok projektu je ťažké predpovedať alebo projekt pravdepodobne neuspeje.

Prioritizácia projektov – zhrnutie

Metódy prioritizácie projektov, ktoré sú tu uvedené, samozrejme, nie sú vždy dostupné na výber a hodnotenie projektov. Mnohé organizácie nepoužívajú formalizované metódy prioritizácie ako DICE, a v niektorých je rozhodujúci názor jednotlivca riadeného výlučne jeho vlastnými názormi. Avšak, najmä keď sa zvažuje niekoľko kritických a vysoko rizikových projektov, ktoré sa majú začať alebo pokračovať súčasne, nástroje prioritizácie sú určite užitočné.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.