Ako správne používať míľniky v projekte? | #19 Začiatky s projektovým manažmentom

Životný cyklus projektu obsahuje mnoho rozhodujúcich momentov. Projektový tím spolu s projektovým manažérom a zainteresovanými stranami odpovedá na otázku, či bola konkrétna fáza projektu dokončená. Boli splnené všetky akceptačné kritériá? Je potrebné ešte niečo zlepšiť, alebo je možné pokračovať? Tieto momenty sú označené míľnikmi – začiatkami a koncami.

Míľniky v projekte – obsah:

1. Úvod
2. História míľnikov
3. Úloha míľnikov
4. Stanovenie míľnikov
5. Míľniky v projekte – zhrnutie

Úvod

Každý míľnik doteraz označuje dôležitý bod na mape implementácie projektu. Zahŕňa začiatok projektu, tímové stretnutie, podpis zmluvy alebo dokončenie dôležitej fázy testovania sprevádzajúcej implementáciu produktu alebo služby. Ale prečo je dôležité definovať ich už v štádiu plánovania projektu?

História míľnikov

Myšlienka míľnika – názov a symbol kľúčového momentu v projekte – bola prevzatá z praxe starovekých Rimanov. Označovali rozsah svojej civilizácie míľnikmi a zároveň mapovali územie, po ktorom cestovali.

Rímania stavali kamenné stĺpy pozdĺž ciest v pravidelných vzdialenostiach, rovnomerne každú míľu. Slúžili nielen na označenie trasy, ale aj na zobrazenie vzdialenosti od Ríma alebo hlavného mesta provincie, v ktorej boli umiestnené. Analogicky, symbolické míľniky projektu ukazujú, koľko práce už máme za sebou a dávajú obraz o ceste vedúcej k úlohe.

Úloha míľnikov

Míľnik označuje kritický moment na ceste vedúcej od iniciácie k cieľu projektu. Preto, rovnako ako rímske ukazovatele, míľniky v projekte nemôžu nastať príliš často. Dôvodom je, že plnia niekoľko kľúčových funkcií v projekte:

• poskytujú príležitosť na zhodnotenie – dosiahnutie kontrolného bodu je často spojené s tímovým stretnutím, počas ktorého členovia tímu hovoria o svojich pozorovaniach na pokrok ich práce a zvažujú, ako zlepšiť spoluprácu v tíme,
• stávajú sa silným motivačným nástrojom – pretože míľniky označujú krátkodobé a strednodobé ciele, motivujú efektívnejšie ako vzdialený cieľ, ktorý usmerňuje dokončenie celého projektu. Taktiež umožňujú uvedomiť si, koľko už bolo dosiahnuté,
• prezentujú pokrok projektu – veľmi často je dokončenie míľnika sprevádzané zaslaním informácií alebo správy zainteresovaným stranám o stave projektu.

Stanovenie míľnikov

Ako teda stanoviť míľniky s správnym objemom a frekvenciou? Neexistujú tu univerzálne pravidlá, ale pri ich určovaní sa naozaj hodí softvér, v ktorom vytvárame projektový harmonogram a plán.

1. Ciele – Míľniky je najjednoduchšie vybrať, ak začneme vytvorením dlhého zoznamu najdôležitejších úloh a potom ich zoskupíme do väčších celkov vykonávaných v podobnom čase. Týmto spôsobom izolujeme ciele a moment ich dosiahnutia nám umožní stanoviť míľnik.
2. Kľúčové úlohy – Predovšetkým venujte pozornosť míľnikom, ktoré označujú kritické úlohy, bez ktorých projekt nemôže pokračovať. Preto je kľúčové nielen definovať, čo treba dosiahnuť, aby míľnik existoval, ale aj definovať plán núdzového riešenia, ktorý poskytne východisko v prípade, že sa akýkoľvek míľnik vynechá.
3. Záväzok tímu – Zvyčajne je potrebný celý tím na dosiahnutie dobre definovaného míľnika.
4. Časová vzdialenosť – dosiahnutie po sebe idúcich míľnikov by malo prebiehať pomerne rovnomerne pre projekt, ako z hľadiska ich motivačného účinku, tak aj rytmu tímu.

Zhrnutie

Dátum dokončenia každého míľnika je dôležitým nástrojom na riadenie projektu, zvyšovanie motivácie tímu a monitorovanie pokroku práce. Vyberte ich starostlivo a dobre ich definujte. To zabezpečí, že každý dosiahnutý míľnik bude oslavou úspechu tímu, ako aj uzavretím dôležitej fázy projektu, ktorá otvára ďalšiu oblasť dokončenia úloh.

Máte záujem o riadenie projektov? Sledujte našu sériu, aby vám neunikol žiadny článok.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.