Ako napísať presvedčivý obchodný prípad? | #35 Začiatky s projektovým manažmentom

Obchodné odôvodnenie, alebo obchodný plán, je jedným z kľúčových dokumentov, ktoré pripravuje projektový manažér. Napokon, presvedčí zainteresované strany a nakoniec určí, či projekt získa podporu, financovanie a bude realizovaný. Ako teda napísať taký presvedčivý obchodný plán?

Ako napísať presvedčivý obchodný plán? – obsah:

1. Úvod
2. Prečo sa venovať tomuto projektu? Jasne definujte obchodnú potrebu
3. Čo urobíme? Opíšte rozsah projektu
4. Ako budeme pracovať? Náčrt harmonogramu
5. Koľko to bude stáť? Pripravte analýzu nákladov a prínosov
6. Stojí cieľ za vynaložené úsilie? Zoznam požadovaných výsledkov
7. Zhrnutie

Úvod

Definícia obchodného plánu v najnovšom PMBOK je veľmi široká. Znie nasledovne:

“Obchodný plán je hodnotová ponuka pre navrhovaný projekt, ktorá môže zahŕňať finančné a nefinančné prínosy.”

Z takejto krátkej definície je ťažké odvodzovať, ako pripraviť dokument, ktorý je presvedčivý pre zainteresované strany. Aký obchodný plán teda napísať pre plánovaný projekt?

Obchodný plán si vyžaduje maximálnu jasnosť. Preto je skvelý nápad začať s pokusom vysvetliť to, akoby ste hovorili dieťaťu – skutočnému alebo vymyslenému – o tom, o čom bude náš podnik. Prečo chceme realizovať projekt a čo chceme urobiť? Ako to dosiahneme a kto je naším cieľom?

Prečo stojí tento projekt za to? Jasne definujte obchodnú potrebu

Prvým krokom k dobrému obchodnému plánu je jasne definovať potrebu, ktorú účel projektu rieši, a obchodný prínos pre organizáciu. Inými slovami, je to odpoveď na otázku, prečo implementovať projekt.

Aby sme na ne odpovedali, musíme pripraviť:

• predbežné obchodné požiadavky,
• podrobné informácie o cieľoch a úlohách,
• náčrt budúceho stavu organizácie, ktorá profitovala dosiahnutím cieľa.

Projektový manažér zadá podrobnosti o obchodnej potrebe do projektového listu po počiatočnom schválení zainteresovanými stranami a rozhodnutí posunúť projekt do fázy plánovania.

Čo urobíme? Opíšte rozsah projektu

Ďalším krokom je predstaviť rozsah projektu. Odôvodnenie musí zrozumiteľne prepojiť plánované úlohy s obchodnou potrebou. Týmto spôsobom vysvetľuje, prečo stojí projekt za to. Musíte presvedčiť zainteresované strany, že obchodná potreba stojí za investíciu a je naliehavá, takže sa na ňu zameriavame práve teraz.

Stojí za zmienku aj technické riešenia a inovácie, ktoré plánujeme použiť. Ak sa zameriame na pokročilé riešenia a špecializované zariadenia alebo softvér, naše odôvodnenie získa jasnosť, keď vysvetlíme základné koncepty a vyhneme sa žargónu.

Ako budeme pracovať? Náčrt harmonogramu

Teraz je čas načrtnúť pracovný harmonogram projektu. Musíte tu spomenúť míľniky, pričom v jednej alebo dvoch vetách opíšete očakávané výsledky. Týmto spôsobom umožníte zainteresovaným stranám pochopiť nielen rozsah, ale aj to, ako bude projekt realizovaný. Taktiež to poskytne okamžitú predstavu o veľkosti tímu a čase potrebnom na dosiahnutie prvých výsledkov nášho projektu.

Koľko to bude stáť? Pripravte analýzu nákladov a prínosov

Poskytnutie analýzy nákladov umožňuje zainteresovaným stranám rozhodnúť o financovaní projektu. Malo by to prezentovať čo najpresnejšie:

• celkovú sumu – na základe dôveryhodnej analýzy nákladov a potrebných zdrojov spojených s projektom,
• pod-sumy podľa míľnikov alebo rokov, ak ide o dlhodobý projekt.

Aj keď obchodný plán vyžaduje len všeobecné sumy, budete potrebovať podrobné finančné údaje a analýzu v neskorších fázach životného cyklu projektu. Preto je dobré pripraviť odhady už na začiatku, aby zainteresované strany vedeli, že projektový manažér je oboznámený s nákladmi na realizáciu projektu.

Stojí cieľ za vynaložené úsilie? Zoznam požadovaných výsledkov

Posledným krokom je uviesť požadované výsledky projektu. Toto je stručná vízia budúceho stavu, jasne popisujúca prínosy pre každú skupinu zainteresovaných strán. Mali by ste to udržiavať:

• stručné,
• bez žargónu,
• s vizuálmi obsahujúcimi údaje a požadované výsledky,
• realistické.

Majte na pamäti dôsledky týkajúce sa posledného bodu, pretože aktivity projektového tímu budú počas realizácie podrobené kontrole a budú porovnávané s ustanovenými požadovanými výsledkami projektu. Ak sú ambiciózne, ale dostatočne opatrné, bezpečne ich splníte a projekt zostane v súlade s potrebami a prinesie zamýšľané výsledky.

Zhrnutie

Presvedčivý obchodný plán by mal obsahovať: jasne definovanú obchodnú potrebu, rozsah projektu, časový plán, analýzu nákladov a prínosov a požadovaný výsledok.

Predstavenie obchodného plánu efektívne komunikuje hodnotu projektu pre zainteresované strany. Ako uvádza PMBOK, “požadované výsledky by mali byť jasne popísané, iteratívne hodnotené a aktualizované počas celého projektu.” Preto projektoví manažéri by mali pravidelne hodnotiť projekt z pohľadu obchodného plánu počas celého projektu. Týmto spôsobom môžu najľahšie zabezpečiť, že zostáva v súlade s potrebami a smeruje k cieľu dohodnutému so zainteresovanými stranami.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.