Ganttova tabuľka v plánovaní projektového riadenia | #41 Začiatky projektového riadenia

Ganttov diagram je jedným z najpopulárnejších nástrojov v plánovaní projektového manažmentu. Hoci ho v 19. storočí vytvoril poľský inžinier Karol Adamiecki, je takmer výlučne spájaný s Henrym Ganttom, americkým inžinierom a konzultantom projektového manažmentu. Pomohol popularizovať tento jednoduchý, ale veľmi efektívny nástroj.

Ganttov diagram v plánovaní projektového manažmentu – obsah:

1. Úvod
2. Na čo sa používa Ganttov diagram?
3. Na čo si pamätať pri vytváraní Ganttovho diagramu?
4. Nástroje
5. Konzistencia
6. Jednoduchosť
7. Zhrnutie

Úvod

Ganttov diagram je stĺpcový diagram, ktorý obsahuje informácie o pláne projektu. Individuálne úlohy sú na vertikálnej osi, zatiaľ čo ich plánované termíny dokončenia sú na horizontálnej osi. Horizontálne pruhy naznačujú trvanie aktivít spojením ich začiatku a konca. Tento nástroj umožňuje projektovému manažérovi a členom tímu rýchlo zobraziť plán úloh, závislosti medzi nimi a poskytuje jasný obraz o stave pokroku projektu.

Na čo sa používa Ganttov diagram?

Ganttov diagram vám umožňuje jednoducho vizualizovať nasledujúce informácie o projekte:

• zoznam úloh, ktoré tvoria projekt,
• dátumy začiatku a konca každej úlohy,
• závislosti medzi úlohami,
• plán,
• pokrok každej úlohy,
• osoby zodpovedné za vykonanie každej úlohy.

Ďalšou častou aplikáciou Ganttovho diagramu je identifikácia kritickej cesty projektu. Je to najdlhšia možná séria úloh v projekte, v ktorej je každá úloha závislá na predchádzajúcej a nemôže byť odložená bez ovplyvnenia konečného termínu projektu. Diagram vám umožňuje jednoducho vizuálne analyzovať všetky vzťahy medzi úlohami a určiť, ktoré sú potrebné na dokončenie projektu včas.

Na čo si pamätať pri vytváraní Ganttovho diagramu?

Pri vytváraní Ganttovho diagramu pre nový projekt je potrebné venovať pozornosť trom aspektom:

• Výber správneho nástroja – ktorý budeme používať počas celého projektu,
• Konzistentné označovanie úloh – poskytovanie opakujúceho sa názvového schémy a ľahko rozlíšiteľných farieb,
• Redukcia úrovne zložitosti diagramu.

1. Nástroje

Aby ste mohli jednoducho vytvoriť a potom voľne používať Ganttov diagram, je kľúčové vybrať správny nástroj. Nájsť najvhodnejší doplnok pre naše potreby si vyžaduje zohľadniť nasledujúce:

• veľkosť projektu,
• počet členov tímu,
• zložitosť projektu, a
• frekvencia aktualizácií.

Čím zložitejší je projekt, tým mocnejší nástroj potrebujeme. Pre malé projekty postačia jednoduché online nástroje ako Canva, online Gantt alebo termagant. Pre zložitejšie projekty stojí za to použiť softvér na projektový manažment (ako Firmbee) alebo tabuľkový procesor, kde môžeme mať všetky údaje o prebiehajúcom projekte zhromaždené v jednom dokumente.

Ak je projekt veľmi sofistikovaný a obsahuje mnoho úloh s komplikovanými vzťahmi, mali by ste zvážiť iný prístup k vizualizácii. V tomto prípade je lepšie prijať nástroje ako PERT (Program Evaluation and Review Technique) diagram.

2. Konzistencia

Od samého začiatku je dobré konzistentne aplikovať farbu na označenie úloh, ktoré tvoria väčšie celky. “Kódovanie farieb” pomôže identifikovať konkrétne úlohy, fázy projektu alebo zvýrazniť kľúčové úlohy. To môže tiež upútať pozornosť na najťažšie momenty v projekte, ako sú krátke termíny pre súvisiace úlohy. To pomáha rýchlo identifikovať oblasti, ktoré potrebujú pozornosť a udržať projekt na správnej ceste.

3. Jednoduchosť

Keď zahrniete príliš veľa detailov, Ganttove diagramy sa môžu rýchlo stať pre divákov preplnenými a komplikovanými. Preto stojí za to zvážiť, ktoré úlohy je potrebné zahrnúť, aby sa nestratil celkový pohľad na projekt. Ostatné môžu byť zapísané do dokumentu, ale odstránené z diagramu, čím sa výsledný diagram stane jednoduchým a zameraným na to, čo je najdôležitejšie.

Ideálne je zvýrazniť kľúčové úlohy, kritické body a termíny a zabezpečiť, aby všetci zúčastnení rozumeli diagramu a jeho účelu. Ak je to potrebné, opravte diagram a vysvetlite skratky a označenia použité členom tímu, kým sa nevyriešia všetky pochybnosti.

Zhrnutie

Ganttov diagram je jedným z najpopulárnejších nástrojov v projektovom manažmente. Pomáha vizuálne prezentovať informácie o plánovaní úloh a pokroku projektu. Použitie Ganttovho diagramu môže zvýšiť efektivitu plánovania a zlepšiť spoluprácu vzdialených tímov a efektívne delegovanie úloh. Taktiež poskytuje vizuálne zobrazenie projektu, čo uľahčuje projektovému manažérovi a členom tímu orientáciu pri dosahovaní cieľa projektu.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.