Zdroje a oblasti zmien v projekte | #47 Začiatky s projektovým manažmentom

Index pojmov na konci knihy PMBOK obsahuje až 22 položiek týkajúcich sa zmien v projekte. Tieto sa pohybujú od nákladov a kultúry zmien v organizáciách po požiadavky na zmeny. Čo teda robí zmeny tak nevyhnutnými v projektoch a ako sa s nimi vysporiadať? Čo je to riadenie zmien?

Riadenie zmien – obsah:

1. Úvod
2. Čo sú zmeny a riadenie zmien?
3. Oblasti zmien v projekte
4. Zmeny počas plánovania projektu
5. Zmeny počas realizácie projektu
6. Zdroje zmien v projekte
7. Externé
8. Interné
9. Zhrnutie

Úvod

Zmena počas projektu je takmer nevyhnutná, no mnohé organizácie sa zdajú prehliadať takúto samozrejmosť. Napriek svojej dĺžke, či už ide o tri mesiace, rok alebo tri, každý projekt obsahuje rizikové faktory, ktoré môžu viesť k tomu, že projektový manažér bude musieť znovu rokovať o jeho realizácii so zainteresovanými stranami. Na druhej strane, ak sa projektový tím neustále učí z aktuálnych úloh, môžu sa objaviť aj zlepšenia a zmeny v organizácii práce vyplývajúce z lepšieho pochopenia požiadaviek zainteresovaných strán.

Čo sú zmeny a riadenie zmien?

PMBOK definuje zmenu ako:

„Úprava akéhokoľvek formálne kontrolovaného výstupu, komponentu plánu riadenia projektu, projektového dokumentu.“

To môže zahŕňať úpravy týkajúce sa:

• cieľa projektu,
• priorít,
• harmonogramu,
• milestones projektu, alebo
• rozdelenia práce v projektovom tíme.

Riadenie zmien, na druhej strane, je definované ako:

„Komplexný, cyklický a štruktúrovaný prístup k prechodu jednotlivcov, skupín a organizácií z aktuálneho stavu do budúceho stavu s plánovanými obchodnými prínosmi.”

Ale na ktoré oblasti projektu by sa mal projektový manažér najviac zamerať, aby sa pripravil na riadenie zmien?

Oblasti zmien v projekte

Zmeny v projekte môžu nastať v ktorejkoľvek fáze jeho životného cyklu, ale najväčšiu pozornosť by ste mali venovať tým, ktoré sa vyskytujú počas plánovacej fázy a realizácie projektu implementácie.

Zmeny počas plánovania projektu

Podľa PMBOK by sa v plánovacej fáze projektový tím spolu s projektovým manažérom mal pripraviť na proces prispôsobenia aktuálnych aktivít vznikajúcim posunom a vývojom. Inými slovami, musia vymyslieť, ako to implementovať. To môže zahŕňať:

• zmeny v pracovných postupoch,
• prehodnotenie priorít úloh zahrnutých v backlogu, a dokonca aj projekciu takých radikálnych riešení ako
• preformulovanie hlavného cieľa projektu

Zmeny počas realizácie projektu

Zmeny, ktoré sa vyskytujú počas fázy realizácie projektu, by mali nasledovať prijatú metodológiu, respektíve:

• Vodopád – úpravy si vyžadujú formálny schvaľovací proces a zmeny v projektovej dokumentácii,
• Agilný – sú prirodzenou súčasťou procesu a zavádzajú sa priebežne aktualizovaním backlogu a prispôsobovaním aktivít tímu,
• Scrum – ako jedna z agilných metodológií, Scrum tiež predpokladá, že transformácie sú nevyhnutné. Ale predtým, ako sa prijmú opatrenia, musí tím splniť ciele Sprintu, ktorý začal,
• Prince2 – tu by mal projektový plán starostlivo definovať na začiatku a zmeny minimalizovať už od návrhu. Avšak, ak musíte vykonať prechody, uistite sa, že sú riadne zdokumentované a že ste konzultovali so zainteresovanými stranami.

Projektový manažér musí uznať, že všetky úpravy ovplyvnia aj iné prvky projektu, niekedy nepredvídateľne. Napríklad zavedenie technického riešenia, ktoré uľahčuje jednu úlohu, môže výrazne skomplikovať vykonanie inej, čím sa zvýšia náklady, zmení rozsah práce a nakoniec ovplyvní kvalitu vykonania.

Zdroje zmien v projekte

Keď dynamika podnikateľského prostredia a inovatívnosť projektov rastú, úpravy môžu ovplyvniť takmer každú sféru vykonávania úloh. Ich zdroje spadajú do dvoch hlavných kategórií:

• Externé – prichádzajúce z vonku projektového tímu, a
• Interné – vyplývajúce z procesov, ktoré sa dejú počas realizácie konkrétnych úloh.

Externé

Najbežnejšie externé zdroje zmien v dizajne sú:

1. Zmeny v požiadavkách zákazníka. Požiadavky zákazníka sú kľúčovou súčasťou každého projektu. Môžu sa zmeniť v dôsledku vývoja v podnikateľskom prostredí, vzniku nových potrieb alebo konkurencie. Keď sa požiadavky zákazníka zmenia, projektový manažér musí starostlivo analyzovať, ako to môže ovplyvniť projekt a či je možné vykonať úpravy bez ohrozenia kvality, času alebo nákladov. Napríklad, ak sa klient rozhodne prepracovať požiadavky na používateľské rozhranie, môže to preformulovať štruktúru kódu, čo by mohlo reorganizovať harmonogram a zvýšiť náklady.
2. Škrty v rozpočte. Zníženie rozpočtu môže byť výsledkom ťažkej finančnej situácie organizácie, zmeny priorít alebo vzniku nových projektov. V prípade škrtov v rozpočte sa projektový manažér musí snažiť dosiahnuť ciele s nižšími nákladmi. To môže znamenať:
• zníženie rozsahu práce,
• skrátenie harmonogramu,
• zmenšenie,
• využitie outsourcingu, alebo
• iné využitie existujúcich zdrojov organizácie.
3. Zmeny v podnikateľskom prostredí. Úpravy zavedené v legislatíve, vznik nových trendov alebo konverzia konkurentov môžu všetky ovplyvniť cieľ projektu alebo požiadavky klienta. V prípade takých ťažko predvídateľných zmien musí projektový manažér stanoviť protiopatrenia na minimalizáciu dopadu zmeny na projekt a zlepšiť dosahovanie cieľov.

Interné

Interné zmeny sú spôsobené faktormi súvisiacimi s úlohami. Najvýznamnejšie sú:

1. Učenie členov tímu. Interné zmeny v projekte môžu vyplývať z procesu získavania nových vedomostí členmi tímu. Čím skúsenejší je tím, tým je pravdepodobnejšie, že vyvinú zručnosti, ktoré im umožnia lepšie vykonávať prácu.

Príkladom je, keď programátor zistí, že jeho kód nie je veľmi čitateľný a rozhodne sa preskúmať, ako napísať čistejší. Nakoniec môže navrhnúť úpravy, ktoré pozitívne ovplyvnia kvalitu projektu.

2. Lepšie pochopenie požiadaviek zákazníka a špecifík produktu. Počas projektu sa môže rozšíriť pochopenie očakávaní používateľov tímom. To môže viesť k túžbe zmeniť rozsah práce alebo prispôsobiť technológiu tak, aby vyhovovala identifikovaným potrebám klienta. Napríklad po vykonaní prieskumov medzi používateľmi sa projektový tím môže rozhodnúť zaviesť nové funkcie, ktoré požadovali respondenti.
3. Zmena organizácie práce po poučení sa z aktuálneho pracovného postupu. V dôsledku získania nových vedomostí môžu vzniknúť nápady na zlepšenie procesov, zavedenie inovatívnych riešení alebo úpravu harmonogramu. Analyzovaním aktuálneho pracovného postupu môže projektový tím identifikovať chyby, ako aj možné zlepšenia, a následne vykonať úpravy na urýchlenie práce. Napríklad môžu nájsť iný nástroj na riadenie projektov, ktorý je vhodnejší na zefektívnenie procesov a zvýšenie produktivity.

Zhrnutie

Riadenie zmien je kľúčové pre úspech projektu. Zmeny v projekte sú nevyhnutné a vyplývajú z externých aj interných zdrojov. V závislosti od fázy životného cyklu projektu by ste mali vypracovať vhodný plán na prispôsobenie aktuálnych aktivít vznikajúcim zmenám. Riadenie zmien si vyžaduje efektívny proces komunikácie a koordinácie v rámci projektového tímu a so zainteresovanými stranami. Preto má projektový manažér ťažký oriešok: zostať flexibilný a otvorený zmenám, no zároveň si udržať kontrolu, aby sa predišlo negatívnym dopadom na projekt.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.