Oblasti projektovej činnosti | #8 Začiatky s projektovým manažmentom

Projekt by mal vždy skončiť dodaním hodnotného produktu alebo realizáciou obchodného cieľa. Môžeme však definovať oblasti projektovej činnosti? Kto je ovplyvnený projektom a cez aké fázy prechádza, ak zohľadníme celú dobu trvania projektu?

Projektová činnosť – obsah:

1. Oblasti projektovej činnosti – úvod
2. Fázy projektu
3. Ľudia v projekte
4. Formálne riadenie projektu
5. Oblasti projektovej činnosti – zhrnutie

Oblasti projektovej činnosti – úvod

PMBOK 2021 vyčleňuje až osem oblastí, ktorých interakcia je kľúčová pre celkovosť akéhokoľvek projektu. Tieto sú:

• zainteresované strany
• tím
• metóda
• plánovanie
• realizácia
• dodanie
• meranie a analýzy, a
• riziká implementácie projektu.

Uvedené oblasti sa prelínajú a sú navzájom prepojené. Počas životného cyklu projektu sa mení aj dôležitosť, ktorú sa každej z nich pripisuje. Avšak žiadna nie je vylúčená alebo definitívne uzavretá pred koncom projektu. Tento výrok sa zdá byť zrejmý, keď sa zamyslíme nad dôležitosťou účasti projektového tímu na každej fáze projektu. Je však dobré mať to na pamäti pri zamyslení nad fázami projektu. Napokon, plánovanie nie je dokončené pred prechodom do fázy realizácie. Prebieha cyklicky, keď sa podrobnejšie rozpracováva viac práce a detaily jej realizácie sa dohodnú so zainteresovanými stranami.

Teraz sa pozrime na oblasti projektu z širšej perspektívy. Aké sú otázky a problémy, ktoré je potrebné vyriešiť v každej z nich?

Fázy projektu

Časová dimenzia projektu je primárne spojená s jeho plánovaním, realizáciou a dodaním. Avšak, ako sú tieto fázy navzájom prepojené, koľkokrát a v akých cykloch nasledujú jedna druhú, úzko súvisí s metódou implementácie projektu, ktorá určuje jeho životný cyklus.

V PMBOK je fáza projektu definovaná ako súbor logicky súvisiacich aktivít, ktoré vedú k jednému alebo viacerým výstupom. Životný cyklus projektu je jednoducho séria fáz vedúcich od vízie k dokončeniu projektu.

Například, v kaskádovej metóde (Waterfall) fázy projektu nasledujú jedna druhú sekvenčne a iba raz. Ak je však projekt realizovaný v jednej z agilných metodológií, nasledujú jedna druhú viackrát, pričom každýkrát berú výsledok dodaný v predchádzajúcej iterácii ako východiskový bod.

Predpokladajme napríklad, že cieľom projektu je vyvinúť vlastnú mobilnú aplikáciu na monitorovanie fyzickej aktivity seniorov. V prvom prístupe k plánovaniu stanovíme všeobecný rámec projektu a vyberieme agilnú metodológiu. Najprv musíme definovať rozsah projektu. Inými slovami, zistiť:

• Ako čas a rozpočet máme k dispozícii,
• Ako druh tímu potrebujeme, a
• Ako sú očakávania zainteresovaných strán, t.j. na jednej strane zákazníka a na druhej – seniorov, ktorí budú aplikáciu používať?

Avšak v prvom prístupe k plánovaniu podrobne vypíšeme iba úlohy, ktoré majú byť dokončené v bezprostrednej sekvencii. Teda zvyčajne tie, ktoré súvisia s plánovaním samotným, ale končia konkrétnym výsledkom – napríklad vytvorením tímu. Iba v druhom a nasledujúcich kolách, už s účasťou projektového tímu, sa budeme zaoberať úlohami súvisiacimi s rozdelením práce a realizáciou úloh patriacich k projektu.

Ľudia v projekte

Ľudia kľúčoví pre projekt sú zainteresované strany a projektový tím. Zainteresované strany môžu označovať organizácie, skupiny a jednotlivcov, medzi inými:

• zákazník alebo zákazníci
• obchodní partneri
• príjemcovia projektu – napríklad seniori z projektu, ktorý sme opísali vyššie.

Takže slovo “zainteresované strany” opisuje všetkých, ktorí sú alebo môžu byť ovplyvnení implementáciou projektu.

Projektový tím sa na druhej strane skladá zo špecialistov vykonávajúcich spoločne pridelené úlohy, ktoré vedú k realizácii cieľa projektu. V príklade s mobilnou aplikáciou by bolo v tíme aspoň štyri role:

• programátor – zodpovedný za technickú stránku mobilného riešenia,
• výskumník – ktorého úlohou by bolo kontaktovať seniorov a posúdiť, ako môže byť ich aktivita optimálne monitorovaná pomocou mobilného zariadenia,
• UX/UI dizajnér – osoba zodpovedná za obsah a fungovanie aplikácie z pohľadu používateľa, ako aj za jej vizuálny dizajn.

Osobou zodpovednou za tím a projekt je projektový manažér, nazývaný aj vedúci projektu. Je na ňom, aby sa zaoberal ako interpersonálnou, tak aj formálnou dimenziou riadenia projektu.

Formálne riadenie projektu

Formálna stránka riadenia projektu, za ktorú sú zodpovední projektoví manažéri, zahŕňa:

• výber a implementáciu riadiacej metódy,
• plánovanie a udržiavanie potrebnej dokumentácie, štatistík a meraní, ako je monitorovanie pokroku projektu,
• riadenie rizík.

To sú kľúčové oblasti z obchodného hľadiska. Skutočne, výber riadiacej metódy prispôsobenej úlohám je dôležitým faktorom, ktorý môže určiť úspech alebo neúspech celého projektu. Neustále aktualizované plánovanie, monitorovanie projektu a analýza rizík sú nevyhnutné nielen kvôli výhodám riadenia projektov založeného na poznatkoch, ktoré umožňuje vedomé učenie sa z vlastných chýb. Sú tiež kľúčové kvôli – často formálne požadovaným – požiadavkám zainteresovaných strán na priebežný prístup k dokumentom ukazujúcim aktuálny stav projektu.

Oblasti projektovej činnosti – zhrnutie

Každý projekt pozostáva z ôsmich oblastí činnosti, ktoré zahŕňajú otázky týkajúce sa: časového rámca pre implementáciu projektu, ľudí, ktorí sú ovplyvnení rôznymi spôsobmi, a formálneho rámca riadenia. Všetky sú relevantné počas celého projektu a vzájomne sa ovplyvňujú, podporujúc alebo brániac cieľu.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.