Definícia úspechu v projektovom manažmente | #9 Začiatok s projektovým manažmentom

Čo znamená, že je projekt úspešný? Je jeho jediným kritériom dodanie výsledkov v stanovenom čase a uzavretie nákladov v plánovanom rozpočte? Ale čo ak realizovaný cieľ projektu nespĺňa očakávania klienta? Alebo inak, ak nespĺňa kritériá považované za dôležité zainteresovanými stranami? V dnešnom článku diskutujeme o definícii úspechu v projektovom manažmente.

Definícia úspechu v projektovom manažmente – obsah:

1. Úvod
2. Definícia úspechu projektu
3. Definícia dokončenia vs. akceptačné kritériá
4. KPI. Zpožďujúce ukazovatele
5. Zhrnutie

Úvod

Každý projekt je riadený svojimi zákonmi. Preto, rovnako ako metóda realizácie projektu – musíme vybrať a prispôsobiť kritériá úspechu, zakaždým špecifikám konkrétneho projektu. Na jednej strane môže byť kľúčové vytvoriť technickú definíciu dokončenia, na druhej strane – akceptačné kritériá formulované z pohľadu príjemcu výsledkov projektu. Pre mnohé projekty je na druhej strane rovnako dôležité vytvoriť vhodné KPI, t.j. kľúčové ukazovatele výkonnosti, ktoré umožňujú multidimenzionálne hodnotenie realizácie projektu.

Definícia úspechu projektu

Už pri práci na vízii projektu sa zainteresované strany pýtajú, aká bude definícia úspechu. Pre mnohé projekty bude kľúčový čas – veď aký zmysel má organizovať honosnú vianočnú párty pre investorov, ak sa koná v januári? Možno prekročenie rozpočtu bude v tomto prípade menej dôležité ako aj len jednodňové oneskorenie.

V prípade realizácie charitatívneho plesu sa môže ukázať, že je to úplne naopak – môžeme posunúť dátum podujatia, aby sme znížili náklady na prenájom sály. Ak, naopak, organizujeme párty zameranú na ochutnávku miestnych produktov, čas a náklady na realizáciu ustupujú prioritám kvality. Musíme vyvážiť organizáciu s dostupnosťou najlepších sezónnych potravín.

Predsa len, podľa PMBOK, najdôležitejším determinantou úspechu projektu je jeho výsledok z pohľadu klienta alebo, v prípade interných projektov, z pohľadu koncového používateľa. Ale ako vytvoriť definíciu úspechu v projektovom manažmente, aby mohla sprevádzať projektový tím pri práci na podrobných úlohách a zároveň bola jasná pre zainteresované strany?

Definícia dokončenia vs. akceptačné kritériá

Definícia úspechu v projektovom manažmente je zvyčajne vytvorená projektovým manažérom v spolupráci so zainteresovanými stranami. To sú tí, ktorí musia súhlasiť s nastavením kritérií, ktoré musí konečný výsledok splniť, aby bol považovaný za úspešný. Ich názor je tiež kľúčový pri hodnotení výsledku.

Je preto dôležité, aby pri začatí projektu bolo čo najjasnejšie nielen to, aký by mal byť výsledok, ale aj to, ako sa skontroluje, či spĺňa kritériá úspechu. Aby sme tento bod objasnili, použijeme terminológiu používanú v Scrum projektoch. Tieto sú “definícia dokončenia” a “akceptačné kritériá.” Rozdiel medzi oboma je dokonale viditeľný, ak zvážime príklad projektu zameraného na vytvorenie webovej stránky spoločnosti.

Definícia dokončenia poskytne technický popis stránky: bude riadne zabezpečená, bude pozostávať z domovskej stránky a štyroch podstránok a v hlavičke bude panel na prihlásenie pre klientov. Inými slovami, s definíciou dokončenia vie projektový tím, čo bude implementovať.

Na druhej strane, jasným definovaním akceptačných kritérií vie projektový tím, prečo bude vykonávať všetky tieto aktivity a ako sa vykonaná práca premení na obchodnú hodnotu. Akceptačné kritériá sa teda použijú na kontrolu, či je výsledok projektu z pohľadu používateľa uspokojivý. Použijúc vyššie uvedený príklad, webová stránka sa bude ľahko zobraziť na rôznych zariadeniach a umožní používateľovi prejsť do zákazníckeho panela po zadaní používateľského mena a hesla.

Na chvíľu sa vráťme k príkladu organizovania podujatí, definícia dokončenia projektu by mohla obsahovať, napríklad:

• dátum a miesto podujatia,
• počet hostí, pre ktorých sú pripravené miesta,
• menu,
• poskytnuté hudobné sprievody.

Akceptačné kritériá sa na druhej strane môžu týkať očakávanej skúsenosti účastníkov párty, napríklad:

• priestrannosť priestorov,
• kvalita podávaných nápojov,
• zároveň podávanie jedla všetkým hosťom usadeným pri jednom stole.

KPI. Zpožďujúce ukazovatele

Kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI) sú kľúčovými determinantami úspechu v projektovom manažmente na hodnotenie, či sú splnené jeho základné ciele. Zpožďujúce ukazovatele sa môžu použiť na hodnotenie úspechu realizácie projektu. Predpovedanie konečnej hodnoty KPI umožňuje definovať minimálne kritériá, ktoré je potrebné splniť, aby sme mohli hovoriť o úspechu projektu. Avšak sú vhodné len na hodnotenie merateľných výsledkov, ako sú:

• náklady na realizáciu úlohy
• časová presnosť vykonania
• počet pracovných hodín alebo iných zdrojov použitých na realizáciu projektu
• environmentálny dopad
• prevedenie pracovného vstupu na zisk pre organizáciu.

Existujú stovky ukazovateľov používaných v manažérskej praxi na tento účel, ich výber na začiatku projektu je preto jednou z dôležitých úloh projektového manažéra. Predsa len, cieľom nie je merať všetko, ale len to, čo naozaj poskytuje relevantné informácie o stave projektu a úspechu v projektovom manažmente. Nemalo by ich byť viac ako 20, pričom v prípade menších projektov by ich počet nemal presiahnuť 5.

Zhrnutie

Úspech v projektovom manažmente závisí nielen od úsilia, ktoré doňho vložíme, od situácie na trhu a efektívneho vedenia. Rovnako je kľúčové presne definovať, čo považujeme za úspech. A dokonca aj dodatočné faktory, ktoré nie je možné predpovedať. Predsa len, z pohľadu zákazníka môže byť improvizované riešenie na poslednú chvíľu veľmi uspokojivé. Avšak, radšej nechajme improvizáciu medzi odvážnymi stratégiami šetrenia projektov na poslednú chvíľu, ktoré sú v ohrození zlyhania, namiesto toho, aby sme denne aplikovali premyslené definície úspechu a dokončenia projektu a dobre formulované akceptačné kritériá.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.