Štruktúra rozdelenia práce – ako efektívne delegovať prácu v projekte? | #30 Začiatky projektového riadenia

Počas plánovania projektu sa projektový manažér rozhoduje, ako priradiť ciele, ktoré úlohy dokončiť, ako aj kedy a ktorých špecialistov zahrnúť. Týmto spôsobom vytvára štruktúru rozdelenia práce (WBS).

Štruktúra rozdelenia práce – obsah:

1. Úvod
2. Štruktúra rozdelenia práce
3. Zodpovednosť v tíme (Tímová/Kolektívna zodpovednosť)
4. Zhrnutie

Úvod

Správne koncipovaná štruktúra rozdelenia práce (WBS) sa premieta do plynulého pracovného toku tímu. Každý zapojený bude vedieť, aký je účel vykonávania určitých úloh, od koho dostane priradenia a komu by ich mal odovzdať. Uľahčí to identifikáciu tých, ktorí sú zaťažení príliš veľkým množstvom práce, pretože napríklad traja členovia tímu potrebujú pomoc od jednej osoby súčasne. Týmto spôsobom WBS umožňuje optimalizovať proces pracovného toku už v štádiu plánovania. To poskytuje veľmi dôležitý aspekt projektovej práce: zodpovednosť tímu za dokončenie úloh. Ale ako naplánovať najlepšiu pracovnú štruktúru pre projekt?

Štruktúra rozdelenia práce

Štruktúra rozdelenia práce sa zvyčajne vizualizuje pomocou stromu, na ktorom sú označené fázy životného cyklu projektu, rozdelené na čoraz podrobnejšie ciele. To uľahčuje plánovanie trvania úloh a nákladov na ich dokončenie, ako aj primerané rozdelenie zodpovedností medzi členov tímu.

Pri tom nezabúdajte, že WBS špecifikuje, čo implementovať, ale neodpovedá na otázku “ako.” Rovnako stojí za to poznamenať princíp obmedzenia úrovne detailov. Závisí to od typu a formálnych požiadaviek projektu. Iná úroveň plánovania je potrebná pre výrobu medicínskeho vybavenia alebo chemických činidiel a iná pre organizáciu podujatí alebo marketingových kampaní.

Štruktúra rozdelenia práce je definovaná v PMBOK nasledovne:

“Hierarchická dekompozícia celkového rozsahu práce, ktorú má vykonať projektový tím na dosiahnutie projektových cieľov a vytvorenie požadovaných výstupov.”

Slovo “celkový” je tu veľmi dôležité a súvisí s ním “pravidlo 100%”. To preto, že dobre navrhnutá WBS zohľadňuje všetky ciele projektu: presne všetko, čo je potrebné dosiahnuť. Vrátane samotného riadenia projektu. Inými slovami, čítaním úloh z najnižšej úrovne stromu vymenúvame všetky komponenty nadriadenej úrovne. Toto je princíp, ktorý je v praxi veľmi ťažké dodržiavať. Avšak často sa uvádza ako účinný nástroj na prevenciu takzvanej “rozšírenia rozsahu”. Špecifikovanie všetkého, čo je potrebné dosiahnuť, vylučuje pridávanie nových úloh, ktoré nezapadajú do vopred definovaných cieľov projektu.

Zodpovednosť v tíme

Úlohy vykonávané tímom sú súčasťou konečného cieľa vytvoreného spoločným úsilím. Avšak v mnohých spoločnostiach a projektoch nie je viditeľnosť alebo dokonca existencia tohto cieľa zrejmá. Preto dobré naplánovanie štruktúry úloh a pracovného toku, ktoré je jasné projektovému tímu, je základom pre budovanie kolektívnej zodpovednosti.

Budovanie pocitu vlastníctva tímu (Tímová/Kolektívna zodpovednosť) umožňuje členom tímu lepšie pochopiť ciele projektu a ako vykonaná práca prispieva k dosiahnutiu týchto cieľov. To zvyšuje motiváciu a angažovanosť a zlepšuje výkon tímu. Angažovanosť vo väčšom projekte a jeho úspešné dokončenie sa tiež premieta do lojality zamestnancov voči spoločnosti a dobrej atmosfére. Inými slovami, pocit zodpovednosti v rámci tímu môže prispieť k lepším obchodným výsledkom pre spoločnosť ako celok.

Zhrnutie

Delegovanie úloh v projekte je úlohou projektového manažéra pri plánovaní efektívneho dosiahnutia cieľov. Po prvé, WBS pomáha organizovať rozsah projektu – izolovať skupiny podobných úloh, všimnúť si závislosti medzi nimi, ktoré určia poradie, v akom budú dokončené, a tiež budovať zodpovednosť tímu za vykonávané úlohy tým, že ich prezentuje v kontexte menších a väčších cieľov, ktoré spoločnosť sleduje.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.