Ako si vybrať najlepšie softvérové riešenie na riadenie projektov? | #11 Začiatky s riadením projektov

Najlepšie softvéry na riadenie projektov sú tie, ktoré nie je vidieť. Ten robí svoju prácu bez toho, aby na seba príliš upozorňoval. Je jednoduché ho používať a obsahuje všetky potrebné funkcie. Ale čo tieto „potrebné“ funkcie zahŕňajú? Čítajte ďalej a zistite!

Najlepšie softvéry na riadenie projektov – obsah:

1. Úvod
2. Šablóny projektov
3. Zobrazenia
4. Integrácie
5. Oblasti pôsobenia
6. Zhrnutie
7. Pozrite si náš softvér na riadenie projektov

Ako si vybrať najlepší softvér na riadenie projektov? Úvod

Predtým, ako prejdeme k diskusii o konkrétnych softvéroch na riadenie projektov, zvážme aké funkcie by mal vykonávať. Dnešnú tému sme rozdelili na tri časti. Najprv sa pozrieme na zobrazenia, ktoré ponúkajú rôzne programy. V druhej časti zvážime potrebné integrácie. A nakoniec sa pozrieme na to, ktoré oblasti činnosti organizácie by takýto softvér mal pokrývať.

Šablóny projektov

Väčšina programov vám umožňuje samostatne spravovať niekoľko projektov. To stojí za zmienku, ak sa zaoberáte programami alebo portfóliom projektov, a ak PM v vašej organizácii sa zaoberá viac ako jedným projektom súčasne, alebo ak vediete projekty s opakujúcim sa tokom – potom stojí za to vytvoriť si vlastnú šablónu projektu, ktorú môžete používať opakovane.

Ak však program používate prvýkrát, alebo ide o vlastný projekt, môžete využiť vstavané šablóny. Tieto šablóny uľahčujú a urýchľujú začiatok nového projektu. To je preto, že vám pomáhajú začať hneď v hotovom prostredí, predkonfigurovanom a navrhnutom na riadenie projektov v metodológii, ako je napríklad Scrum alebo Prince2.

Zobrazenia

Bez ohľadu na zvolenú šablónu alebo metódu, softvér na riadenie projektov najčastejšie obsahuje štandardné zobrazenia. Tieto zobrazenia jasne ukazujú vybraný aspekt realizácie projektu. Pre nás sú najdôležitejšie zobrazenia:

• Časová os – ktorá môže byť škálovaná tak, aby pokrývala celú dobu trvania projektu alebo vybrané obdobie,
• Zoznam úloh – na prehľad úloh, ktoré sú aktuálne v priebehu, čerstvo dokončené alebo sa majú vykonať čoskoro,
• Kalendár – agenda na plánovanie stretnutí a skupinových aktivít,
• Analytické nástroje – to znamená, grafy a vizualizácie údajov o konkrétnych oblastiach vykonávania projektu a pracovnej záťaži jednotlivých členov tímu na generovanie správ,
• Tím – zoznam osôb zapojených do projektu s kontaktnými informáciami.

Integrácie

Pri výbere softvéru na riadenie projektov sa menej často venuje pozornosť integráciám, teda tomu, s akými programami a aplikáciami náš nástroj spolupracuje. To je preto, že niektoré riadiace programy, ako napríklad Firmbee, sú monolity. Toto je platforma, ktorá poskytuje komplexnú podporu pre všetky úlohy súvisiace s projektom – od zoznamov úloh a poznámok po spracovanie faktúr a dokonca aj proces náboru tímu.

Niekedy však program, ktorý uľahčuje funkcie riadenia projektov, funguje ako súbor tzv. mikroservisov, teda súbor spolupracujúcich modulov, ktoré je možné zapínať a vypínať. V takom prípade sa integrácie ukazujú ako veľmi užitočné. Tieto môžu zahŕňať pripojenia k, napríklad:

• externým kalendárom (napríklad Google alebo Apple Kalendár), čo umožňuje, napríklad, posielať pozvánky na stretnutia,
• komunikátorom – ako Microsoft Teams, Zoom alebo Slack, čo uľahčuje komunikáciu bez nutnosti kopírovať alebo presúvať obsah,
• čitateľom rôznych formátov, takže môžete ľahko prehliadať obsah dokumentov alebo obrazových súborov,
• e-mailu – na pridávanie úloh priamo e-mailom,
• predajným nástrojom pre e-commerce, ako Salesforce, Zoho Desk a Zendesk,
• cloudu na ukladanie a zdieľanie väčších projektových súborov
• nástrojom na zabezpečenie a autorizáciu, ktoré sú nevyhnutné najmä pri práci z vonku kancelárie a pri menej bezpečných internetových pripojeniach,
• špecializovaným nástrojom na reportovanie, ako Power BI, Looker alebo Google Sheets, napríklad.

Pri výbere konkrétneho programu je tiež dobré opýtať sa seba či bude fungovať len na počítači alebo má aj mobilnú aplikáciu.

Oblasti pôsobenia

Primárne oblasti vykonávania projektov podporované softvérom sú správa úloh v priebehu času, ako aj vizualizácia rozpočtu. Avšak v závislosti od typu realizovaného projektu môžu byť užitočné moduly ako:

• kontakty – najmä ak realizácia projektu zahŕňa spoluprácu s nezávislými pracovníkmi alebo viacerými zástupcami klientov,
• kampane – keď sú marketingové alebo predajné aktivity súčasťou projektu,
• dokumenty – keď je potrebné zdieľať rôzne materiály,
• ľudské zdroje – možnosť, ktorá je obzvlášť užitočná, keď sa formuje projektový tím alebo je potrebné doplniť personál počas realizácie projektu,
• financie – okrem celkového stavu rozpočtu projektu je užitočné mať po ruke nástroj, ktorý umožňuje zhromažďovať výdavky na rôzne účely, alebo porovnávať ponuky produktov a služieb potrebných pre projekt.

Zhrnutie

Podstatné funkcie, ktoré by mal softvér na riadenie projektov vykonávať, sú uľahčenie organizácie práce a plánovania. Používanie šablón – či už vstavaných alebo vlastných – uľahčuje začiatok. A jasné zobrazenia znázorňujúce konkrétne aspekty vykonávania projektu robia každodenné úlohy príjemnejšími a jednoduchšími. Integrácie, zatiaľ čo, znamenajú, že môžeme používať náš obľúbený softvér kombinovaním ho s tým, ktorý používame na riadenie projektu. Pokiaľ to samozrejme nie je dostatočne sofistikované na to, aby kombinovalo moduly, ktoré umožňujú komunikáciu, finančné riadenie a HR.

Pozrite si náš softvér na riadenie projektov:

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.