Výzvy, ktorým čelí projektový manažér pri práci s tímom | #32 Začiatky projektového manažmentu

Keď práca s tímom neprebieha tak, ako by mala, projektový manažér musí diagnostikovať problém čo najskôr. Čo spôsobuje negatívne emócie v tíme? Aký vplyv má postoj projektového manažéra na situáciu? A aké emócie cíti? Je problém spôsobený konfliktom charakterov, odlišnými pohľadmi na svet alebo neschopnosťou členov tímu spolupracovať?

Výzvy, ktorým čelí projektový manažér pri práci s tímom – obsah:

1. Úvod
2. Negatívne emócie v tíme
3. Emócie projektového manažéra
4. Interpersonálne problémy
5. Zhrnutie

Úvod

Spolupráca projektového manažéra s tímom je výzvou nielen kvôli úlohám a cieľom stanoveným spoločnosťou a zainteresovanými stranami. Dnes sa pozrime na ťažké emócie, ktoré sprevádzajú dynamiku tímu, na problémy, ktoré spôsobujú, a na spôsoby, ako sa vyrovnať s napätím, ktoré vzniká.

Veľmi často je najhlbším zdrojom problémov otázka komunikácie v tíme, zatiaľ čo riešením je schopnosť vidieť ich a mať plodný rozhovor. Na aké emócie by sa mal projektový manažér osobitne zamerať?

Negatívne emócie v tíme

Nikdy by ste nemali preceňovať dobrú atmosféru v tíme. Ako však spozorovať prvé znaky zmeny, aby ste reagovali na nepriaznivé emócie a demotiváciu, ktoré môžu viesť k nedostatku angažovanosti a neochote pokračovať v projekte?

Rozptýlenie

Rozptýlenie tímu nemusí byť projektovému manažérovi na prvý pohľad zrejmé. Naopak, v tíme, ktorý sa dostatočne nesústredí na svoje úlohy, môže panovať atmosféra plná vzájomnej priateľskosti a humoru. Žiaľ, ukazovatele pozorované počas monitorovania projektu neúprosne ukážu, že nadmerná interakcia, otváranie osobných tém a diskutovanie úloh jedného zamestnanca celým tímom sa neprejavuje na dobrých výsledkoch projektovej práce.

Niektoré rozptýlenia sa objavujú dočasne. Ak sa vyskytujú počas prázdnin alebo okolo sviatkov, je nepravdepodobné, že by ste našli nejaký dôvod na skutočné obavy. Inak, ak situácia pretrváva, mali by ste hľadať príčiny medzi:

• počet a náročnosť úloh vykonávaných tímom – možno je úloh príliš málo a sú príliš jednoduché, takže sa členovia tímu nesústredia na ich dokončenie a väčšinu času trávia v nie veľmi produktívnych stretnutiach, rozhovoroch a výmenách meme; problém sa dá vyriešiť zvýšením počtu úloh, skrátením dĺžky plánovaných stretnutí alebo zavedením dní bez stretnutí,
• prítomnosťou žartovníka – možno sa do tímu pridal nový zamestnanec alebo dvaja s osobnosťou žartovníka? Potom by mala stačiť konverzácia a upozornenie na problém, alebo ich čiastočné zapojenie do úloh súvisiacich s iným projektom,
• prítomnosťou vysokovýkonného alebo prekvalifikovaného človeka – keď nie sú projektovým manažérom uznaní, dostávajú rovnaké množstvo úloh ako zvyšok tímu. Bez dostatočných výziev sa takíto ľudia jednoducho začnú nudiť, a následne rozptyľovať a demotivovať zvyšok projektového tímu.

Stres

Ak členovia tímu neustále pracujú pod tlakom, rýchlo sa objavujú problémy s ovládaním vlastných emócií. Podľa správy Wrike Work Management Report z roku 2015 sú najčastejšími príčinami stresu pri práci s tímom:

52% – nedostatok potrebných informácií,

51% – problémy s prioritizovaním úloh,

49% – nerealistické požiadavky,

47% – neustále sa meniacie termíny úloh,

44% – nejasné riadenie a nejasná zodpovednosť za úlohy.

Preto správa naznačuje, že kľúčové príčiny stresu nie sú v type vykonávaných úloh, ale v cirkulácii projektových informácií. A hoci sa dúfa, že vďaka rozšíreniu softvéru na riadenie projektov, ako je Firmbee, sa komunikácia v tímoch zlepšila, stále nie je dobré podceňovať tento faktor.

Nedostatok angažovanosti

Angažovanosť tímu v úlohách vykonávaných spoločne je tiež priamo spojená s dobrou komunikáciou v tíme. Keď každý vie:

• rozsah svojich aktivít,
• na koho sa obrátiť v prípade problémov, a
• účel svojich činov,

je nepravdepodobné, že by boli ohrození poklesom motivácie a angažovanosti v projektovej práci.

A tieto, na druhej strane, nie sú podporované nedostatkom vzájomnej podpory, ako aj problémami spojenými s prácou na diaľku a hybridnou prácou.

Emócie projektového manažéra

Ak sa ako projektový manažér snažíte nájsť príčinu problémov pri práci s tímom, možno by ste mali zmeniť oblasť hľadania a začať čo najbližšie: pozorne sa pozrieť na svoje návyky, správanie a motivácie.

Zvyšujúca sa zodpovednosť a neschopnosť ovládať mnohé parametre vykonávania projektu sú najčastejšími dôvodmi emocionálnych problémov v práci projektového manažéra.

Práca s tímom môže naznačovať syndróm vyhorenia. Až 75% zamestnancov ho zažíva, a projektoví manažéri sú vystavení vyššiemu riziku kvôli vysokým požiadavkám a tlakom ich práce. Vyhorenie sa môže prejaviť ako:

• neustála únava,
• podráždenosť,
• agresivita,
• nepokoj,
• prehlbujúca sa odcudzenosť a pocity odcudzenia.

Na zhoršenie situácie negatívny postoj projektového manažéra priamo ovplyvňuje atmosféru v tíme, zvyšuje úroveň stresu spolu so zhoršovaním konfliktov medzi členmi projektového tímu.

Interpersonálne problémy

Aké emócie v interpersonálnych vzťahoch najviac ohrozujú plynulé fungovanie projektového tímu? Hnev môže viesť k osobným konfliktom a nedostatku spolupráce v tíme. Úzkosť spôsobuje nedostatok angažovanosti a vyhýbanie sa zodpovednosti. Frustrácia môže zničiť motiváciu a ochotu pracovať.

Ich zdroje v práci projektového tímu sú najčastejšie:

1. Osobné konflikty medzi členmi tímu – môžu vzniknúť z rozdielov v pracovných štýloch, osobných nezhodách, ako aj z nedostatku rešpektu k hraniciam.
2. Nedostatok angažovanosti jednej osoby v práci tímu – môže vyplývať z nedostatočnej motivácie, nepochopenia cieľov alebo vylúčenia z účasti na rozhodovaní.
3. Konflikt medzi projektovým manažérom a tímom – môže prameniť z nadmerných očakávaní, nejasných požiadaviek alebo prítomnosti osoby v tíme, ktorá túži po vedúcej úlohe.

Aby projektový manažér vyriešil tieto problémy, mal by podporovať kultúru otvorenosti a rešpektu a pamätať na zapojenie všetkých členov tímu. Tých, ktorí sa neozývajú, keď nie sú vyzvaní, aj tých, ktorí sa vždy snažia presadiť za seba a tím.

Zhrnutie

Riadenie emócií zohráva veľmi veľkú úlohu v tímovej práci. Rozptýlenie, stres a nedostatok angažovanosti, ako aj hnev, úzkosť a frustrácia, môžu viesť k interpersonálnym problémom a nedostatku angažovanosti. Aby projektový manažér vyriešil tieto problémy, mal by pozorovať nielen tím, ale aj seba, pričom by mal osobitne venovať pozornosť symptómom vyhorenia. Kľúčom k pestovaniu emócií je dobrá komunikácia, podpora otvorenosti a rešpektu a zabezpečenie, aby všetci členovia tímu boli zapojení a motivovaní pracovať na projekte.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.