Typy projektových stretnutí | #33 Začiatok s projektovým manažmentom

Úvod a záver, konfrontačné a vyjednávacie, každodenné a kontrolné… Líšia sa účastníkmi, trvaním, ako aj programom. Avšak všetky projektové stretnutia majú jednu spoločnú vec: počas nich ľudia spojený s projektom prezentujú problémy alebo výsledky a spoločne diskutujú o realizácii úloh.

Typy projektových stretnutí – obsah:

1. Úvod
2. Plánovanie
3. Hľadanie riešení
4. Rozhodovanie
5. Kontrola výsledkov
6. Zhrnutie aktivít
7. Zhrnutie

Úvod

PMBOK rozlišuje až 16 typov stretnutí, ktoré sú kľúčové pre efektívne projektové riadenie! Každé z nich má špecifický účel a zoznam účastníkov, ktorých prítomnosť je nevyhnutná pre konanie stretnutia. Nebudeme uvádzať všetky typy, namiesto toho sa zameriame na tieto základné typy a odpovieme na otázku: “Prečo sa stretnutia konajú?”

Stretnutia sú veľmi často spojené s plytvaním časom, ale z pohľadu dizajnu sú kľúčovou súčasťou projektu a nevyhnutným komunikačným nástrojom. Napriek tomu, aby to tak bolo, účastníci musia poznať účel a ideálne aj program stretnutia. Budete tiež potrebovať osobu zodpovednú za jeho hladký priebeh. Dnes sa pozrime na typy stretnutí rozdelené podľa účelu, ktorý slúžia.

Plánovanie

Plánovanie úloh pre projekt je účelom úvodných stretnutí a opakujúcich sa stretnutí, na ktorých tím diskutuje o cieľoch a úlohách projektu.

Úvodné stretnutie sa koná na začiatku projektu, jeho fázy alebo konkrétnej iterácie. Všetci členovia tímu a kľúčoví zainteresovaní sa ho zúčastňujú a jeho kľúčové komponenty sú:

• Spoznanie sa navzájom a členov tímu,
• Nastavenie očakávaní
• Plánovanie – stanovenie prvého plánu akcie.

Zo dobre vedeného úvodného stretnutia by všetci účastníci mali odchádzať s motiváciou začať projekt a jasným pochopením:

• Cieľ projektu,
• Očakávania, ktoré sú na nich kladené,
• Dostupné zdroje a ako ich využiť,
• Rozdelenie rolí a zodpovedností v projekte,
• Časový rámec a rozsah projektu,
• Úlohy, s ktorými by mali začať.

Počas nasledujúcich úvodných stretnutí a plánovacích stretnutí dochádza k postupnému prispôsobovaniu projektového plánu okolnostiam jeho realizácie. Tím plánuje podrobnejšie úlohy na definovanie cieľov a spôsobov, ako ich dosiahnuť. Takto sa tiež zapája do hľadania riešení.

Hľadanie riešení

Hľadanie spôsobov, ako sa vyrovnať s ťažkosťami, ktoré sa objavujú počas realizácie projektu, je cieľom populárneho brainstorming a hĺbkových problémových stretnutí.

Cieľom brainstormingu je generovať množstvo nápadov a potenciálnych riešení na problém alebo výzvu. Zvyčajne sa zúčastňujú iba členovia projektového tímu a niekedy pozvaní zainteresovaní. Aj keď sú často kritizované za to, že uprednostňujú ľudí, ktorí radi rýchlo, veľa a hlasno rozprávajú, sú skvelým nástrojom na generovanie množstva nápadov, ktoré sa potom môžu diskutovať v tichšej atmosfére.

Problémové stretnutia sú prirodzeným pokračovaním brainstormingových relácií. Tu sa riešenia diskutujú podrobnejšie, aby sa mohli prijať presnejšie, vyvážené rozhodnutia.

Rozhodovanie

Rozhodovacie stretnutia sa konajú na diskusiu o dostupných možnostiach a dosiahnutie dohody o konkrétnej akcii. Ak sa týkajú realizácie cieľov, zúčastňuje sa iba projektový tím. Ak sa však rozhodnutia týkajú otázok s veľkými dôsledkami, zúčastňujú sa na nich aj kľúčoví zainteresovaní.

Kľúčové rozhodnutia sa prijímajú na “summitovom” stretnutí, riadiacom výbore. PMBOK ho definuje ako “stretnutie, na ktorom seniorní zainteresovaní poskytujú smerovanie a podporu projektovému tímu a prijímajú rozhodnutia mimo právomoci projektového tímu.”

Kontrola výsledkov

Stretnutia na zdieľanie a analýzu informácií o výsledkoch projektovej práce sa konajú pravidelne. Nazývajú sa “Stretnutia o stave” alebo jednoducho “Stretnutia o stave”. Umožňujú rýchlo identifikovať nepriaznivé zmeny vo fungovaní tímu a reagovať na vznikajúce riziká.

Zhrnutie aktivít

Cyklické zhrnutia aktivít sa konajú počas stretnutí nazývaných retrospektívy. Konajú sa na konci každej dôležitej fázy projektu, napríklad keď sa dosiahne míľnik. Ich účelom je reflektovať s tímom na vykonané úlohy a spôsob, akým členovia tímu spolupracujú.

Okrem retrospektívy PMBOK spomína zaujímavý typ stretnutia zameraného na učenie sa z minulých aktivít nazývaný “naučené lekcie.” Používa sa na zhrnutie a zdieľanie lekcií získaných z celého projektu alebo jeho vybraných fáz. Jeho výsledkom by malo byť zlepšenie výkonu projektového tímu dosiahnuté prostredníctvom väčšej uvedomelosti o chybách, ako aj prostredníctvom dôsledného uplatňovania dobrých praktík. Môžete usporiadať stretnutia “naučené lekcie” na diskusiu o situáciách v tíme, ktoré mohli byť vyriešené lepšie. Avšak najčastejšie sa venujú úspechom, ktoré tím chce zopakovať, a riešeniam, ktoré priniesli veľmi dobré výsledky.

Zhrnutie

Hlavné ciele projektových stretnutí sú:

• uľahčenie komunikácie,
• riešenie problémov,
• rozhodovanie, a
• sledovanie pokroku projektovej práce.

Kľúčom k ich efektívnosti je transparentnosť. Každé projektové stretnutie by malo mať jasný účel, program a zoznam účastníkov, a ak je to možné, facilitátora, ktorého prítomnosť môže pomôcť zabezpečiť, aby prebiehalo hladko a efektívne.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.