Riadenie času v projekte | #43 Začiatky s riadením projektov

Efektívne riadenie času v projekte je kľúčové pre jeho úspech. Avšak podľa prieskumu PMI z roku 2021 sa stále len 55% projektov dokončuje včas. Najčastejšie sa projektoví manažéri stretávajú s problémami kvôli nerealistickým harmonogramom, nedostatku flexibility alebo nevhodným nástrojom. Napokon, riadenie času spočíva v plánovaní, monitorovaní a kontrole času projektu, pričom projektový manažér je zodpovedný za stanovenie cieľov a určenie priorít, aby sa zabezpečilo, že úlohy budú dokončené podľa plánu.

Riadenie času v projekte – obsah:

1. Úvod
2. Čo je riadenie času v projekte?
3. Problémy s riadením času v projekte
4. Metódy riadenia času v projekte
5. Pareto metóda
6. ABC metóda
7. Eisenhowerova metóda
8. Zhrnutie

Úvod

Projekty musia byť dokončené v určitom časovom rámci, podľa stanoveného harmonogramu, aby sa predišlo stratám a ohrozeniu organizácie. Posúvanie termínov generuje dodatočné náklady, ovplyvňuje iné úlohy v spoločnosti a vedie k hromadeniu úloh a rýchlemu nárastu zložitosti projektu. Ako sa teda dobre zorientovať v riadení času v projekte už v plánovacej fáze?

Čo je riadenie času v projekte?

Riadenie času v projekte spočíva v:

• plánovaní,
• monitorovaní, a
• priebežnom monitorovaní časovania jednotlivých úloh a podcieľov.

Projektový manažér by mal stanoviť ciele a určiť priority, aby sa zabezpečilo, že projekt zostane v pláne. Na tento účel by mal projektový manažér starostlivo naplánovať každú fázu projektu, pričom zohľadní čas potrebný na každú aktivitu a najpravdepodobnejšie prekážky ich dokončenia.

Problémy s riadením času v projekte

Najčastejšie problémy s riadením času v projekte sú:

1. Nerealistické harmonogramy – najmä pri práci s novým tímom alebo v oblasti s vysokým rizikom, vytvorenie presného harmonogramu a stanovenie realistických milestones si vyžaduje skúsenosti a je veľmi ťažké; preto je bežné vytvárať harmonogramy počas plánovania projektu, ktoré sú nemožné vykonať v stanovenom čase.
2. Nedostatok flexibility – Nedostatok flexibility je časový rámec, ktorý je nastavený príliš tesne, nedostatok času poskytnutého na implementáciu nových členov tímu alebo nedostatok plánu na nečinnosť kvôli nedostatku surovín alebo očakávanému záujmu trhu.
3. Nedostatočné nástroje – Projektoví manažéri často používajú nedostatočné nástroje na riadenie času, čo vedie k chybám pri odhadovaní trvania úloh a závislostí.

Metódy riadenia času v projekte

Aby sa predišlo týmto problémom alebo znížilo súvisiace riziko zlyhania projektu, mal by projektový manažér podrobne preskúmať metódy a nástroje riadenia času v projekte: Pareto metódu, ABC a Eisenhowerovu metódu.

Pareto metóda

Ítalský vedec Vilfredo Pareto pestoval hrášok vo svojej záhrade. Pri tom si všimol, že až 80% semien hrášku sa nachádza v 20% strukov. Keďže sa hlavne zaoberal ekonomikou, čoskoro zistil, že tento princíp platí aj v iných oblastiach života. Napríklad v jeho čase 80% pôdy v Taliansku patrilo 20% populácie.

Čoskoro sa ukázalo, že aplikácia Pareto metódy je naozaj široká, najmä v oblasti podnikania. Pomáha, mimo iného, identifikovať:

• Najdôležitejšie úlohy, ktoré je potrebné vykonať v projekte, ako aj
• Typ úloh, ktoré najčastejšie spôsobujú oneskorenia,
• Najčastejšie príčiny oneskorení, bez ohľadu na typ úlohy.

Pareto metóda vychádza z predpokladu, že 20% aktivít produkuje 80% efektov. V praxi to znamená, že aby sa predišlo oneskoreniam, mal by sa projektový manažér zamerať na:

• Identifikáciu najdôležitejších 20% úloh v projekte a zabezpečenie, aby boli vykonané ako prvé,
• Zistenie úloh spôsobujúcich oneskorenia a pochopenie ich príčiny,
• Definovanie 20% najčastejších príčin oneskorení a práca na ich odstránení.

Pareto metóda sa často vizualizuje pomocou Pareto diagramu. Spája stĺpcový diagram s čiarovým diagramom, kde:

• Na osi X sú napríklad označené príčiny oneskorení, usporiadané podľa najčastejších,
• Na osi Y je počet ich výskytov a percento z celkového počtu oneskorení,
• Čiarový graf uľahčuje identifikáciu, ktoré príčiny oneskorenia spadajú do najdôležitejších dvadsiatich percent.

ABC metóda

ABC metóda spočíva v označovaní úloh podľa ich dôležitosti – triedy A, B a C. Triedy úloh:

• A – sú najdôležitejšie a vyžadujú najväčšiu pozornosť,
• B – sú dôležité, ale menej urgentné,
• C – sú irelevantné a môžu byť odložené.

Toto umožňuje projektovému manažérovi zamerať sa na najdôležitejšie úlohy a neplytvať časom sústredením sa na menej dôležité.

ABC metóda je jednoduchá na aplikáciu a ľahko pochopiteľná. Je obzvlášť užitočná v projektoch s množstvom úloh, ktoré majú podobnú dôležitosť.

Eisenhowerova metóda

Eisenhowerova metóda, známa aj ako Eisenhowerova matica, je možno najpoužívanejším nástrojom na prioritizáciu úloh, cieľov a dokonca aj celých projektov. Metóda spočíva v rozdelení úloh na urgentné a neurgentné, dôležité a nedôležité, a potom sa zameriava na tie, ktoré sú urgentné aj dôležité.

Obvykle sa prezentuje dvoma prekrývajúcimi sa čiarami, ktoré rozdeľujú list na štvrtiny.

	URGENTNÉ	AKTUALIZOVANÉ
DÔLEŽITÉ	Treba urobiť hneď	Treba naplánovať čoskoro
NEDÔLEŽITÉ	Treba delegovať alebo vykonať, ak to čas dovolí	Treba odmietnuť

Projektový manažér by mal zistiť, či sú úlohy urgentné a dôležité, len urgentné, len dôležité, alebo ani urgentné, ani dôležité. Týmto spôsobom sa môže zamerať na najdôležitejšie úlohy a neplytvať časom na tie, ktoré prinášajú málo pre projekt.

Aby sa efektívne využila Eisenhowerova matica, je potrebné pravidelne aktualizovať stav úloh, ktoré sú v nej umiestnené. To preto, že často úloha preskočí do kategórie najurgentnejších cez noc.

Zhrnutie

Riadenie času v projekte ovplyvňuje kvalitu a úspech projektu, preto by mal projektový manažér poznať a používať nástroje ako Pareto metóda, ABC metóda a Eisenhowerova metóda a udržiavať stav všetkých úloh v projekte aktualizovaný. Aby to dosiahol, mal by neustále komunikovať so všetkými zúčastnenými stranami a prispôsobovať harmonogram, aby zohľadnil zmeny, ktoré môžu nastať.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.