Prečo používať softvér na riadenie projektov? | #10 Začiatok s riadením projektov

Vyžaduje si implementácia každého projektu použitie softvéru? Predpokladáme, že nie. Je však rozumné vykonávať zložitý výpočty vo svojej pamäti, keď máte po ruke kalkulačku, ak je čas a presnosť výsledku dôležitá? Stojí za to prísť na stretnutie s obalom plným poznámok, keď účastníci chcú čítať zaujímavú a stručnú prezentáciu?

Softvér na riadenie projektov – obsah:

1. Úvod
2. Úspora času
3. Monitorovanie stavu projektu
4. Sprístupnenie informácií
5. Zabezpečenie kontinuity projektu
6. Zhrnutie

Prečo používať softvér na riadenie projektov? Úvod

Nikto pravdepodobne nepotrebuje presviedčať, aby používal softvér na riadenie projektov. Obzvlášť ak hovoríme o veľkých a zložitých projektoch, ktoré jednoducho nemožno realizovať na papieri. Je však dôležité zistiť, aké sú výhody používania softvéru na riadenie projektov. Najprv zvážte, či máme v našej praxi PM všetky tieto oblasti pod kontrolou. Po druhé, môžeme si vybrať softvér, ktorý je najvhodnejší pre špecifiká našich projektov a tímovej práce.

Chceli by sme zdôrazniť štyri oblasti, ktorých zlepšenie je kľúčové pre používateľov softvéru na riadenie projektov. Tieto sú:

• úspora času
• monitorovanie stavu projektu
• zabezpečenie dostupnosti informácií
• zabezpečenie kontinuity projektu

Na ne sa pozrieme jeden po druhom nižšie, nasledované diskusiou o funkciách softvéru, ktoré stoja za zmienku, ako aj pohľadom na niektoré z najpopulárnejších riešení dostupných na trhu.

Úspora času

Výhody úspory času softvéru spočívajú predovšetkým v zlepšenej organizácii projektu. To znamená jednoduché plánovanie a flexibilné načrtnutie rámca projektu. Príprava projektového dokumentu alebo Ganttovho diagramu je oveľa jednoduchšia a praktickejšia, keď sa robí hneď v programe, ktorý neskôr použijeme na riadenie projektu.

Naozaj, namiesto zamestnávania externých nástrojov môžu plány byť doplnené, ako projekt postupuje, s podrobnými úlohami zverejnenými na Kanban tabuliach alebo v projektovom backlogu. To poskytne plne realistické meranie času stráveného na konkrétnych úlohách konkrétnymi členmi projektového tímu.

Avšak, pokiaľ ide o riadenie času projektu, výber samotného softvéru a to, či je už tímu známy, má značný význam. Napokon, programy na riadenie projektov sa výrazne líšia zložitosti a krivka učenia sa môže stať ťažko navigovateľnou. Kým Firmbee je transparentné prostredie obsahujúce všetky nástroje potrebné na riadenie projektu, Jira je kolosálny a veľmi zložitý nástroj, ktorý umožňuje automatizáciu úloh a integrácie s externými programami.

Monitorovanie stavu projektu

Druhá oblasť zamerania pre softvér na riadenie projektov je monitorovanie stavu projektu v reálnom čase. Každý program obsahuje analytické nástroje na vizualizáciu štatistík. Zobrazujú, mimo iného:

• aktuálny stav realizácie úloh – koľko úloh bolo dokončených a kedy, kto dokončil ktoré úlohy,
• porovnávanie skutočných výsledkov s predpokladmi – napríklad pomocou grafu porovnávajúceho priemerný čas úlohy s jej skutočným priebehom,
• stav realizácie rozpočtu, ako aj
• prediktívne nástroje na posúdenie či veci idú správnym smerom.

Sprístupnenie informácií

Ďalšou otázkou, ktorú softvér pomáha riešiť, je dostupnosť informácií o projekte v reálnom čase pre tím a zainteresované strany. Hlavné výhody softvéru na riadenie projektov sú schopnosť prihlásiť sa kedykoľvek, ako aj diferenciácia oprávnení – napríklad na úpravu úloh alebo na zobrazenie štatistiky výkonu jednotlivých členov tímu. Napríklad klient môže mať možnosť zobraziť úlohy dokončené v danom týždni, ale nemá oprávnenie upravovať zoznam úloh, ktoré majú byť dokončené v nasledujúcich dňoch.

Jednoducho povedané, tretia dôležitá oblasť je uľahčiť udržiavanie poriadku v projekte, ako aj transparentnosť komunikácie. V neposlednom rade, použitie upraveného, naživo spolupracujúceho projektového dokumentu pomáha budovať pocit tímovej príslušnosti a zodpovednosti za dokončenie pridelených úloh, ktoré prispievajú k cieľu projektu.

Zabezpečenie kontinuity projektu

Dôležitou, ale často prehliadanou výhodou používania softvéru na riadenie projektov je, že udržuje kontinuitu v prípade zmien personálu. Tieto môžu ovplyvniť ako projektového manažéra, tak aj ostatných členov tímu. Vďaka dostupnosti historických projektových údajov a analytických nástrojov sa nová osoba môže relatívne ľahko zorientovať v situácii a rýchlo sa oboznámiť s novými úlohami. Bez prezerania celej projektovej dokumentácie sa môže tiež dozvedieť, mimo iného, čo už bolo vykonané, aké úlohy spôsobujú tímu ťažkosti a či sa projekt realizuje podľa plánu a rozpočtu.

Zhrnutie

Softvér na riadenie projektov znižuje čas potrebný na dokončenie projektov. Od plánovania po delegovanie úloh, až po kontrolu ich dokončenia členmi tímu, čo nemusí byť každýkrát zaznamenávané projektovým manažérom. Všetky tieto kroky sa vykonávajú efektívnejšie. Takže sa oplatí investovať čas do učenia sa správneho programu.

Uľahčuje tiež monitorovanie aktuálnej situácie a zabezpečuje, že všetky zainteresované strany majú prístup k informáciám o projekte, ktoré sa ich týkajú, kedykoľvek. Musíme k tomu pridať významné pohodlie mať všetky údaje zhromaždené na jednom mieste, kde je ľahké sa v nich zorientovať. Tieto funkcie tiež uľahčujú zabezpečenie kontinuity projektu, aj v prípade radikálnych zmien personálu.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.