Oblasť plánovania v projektovom manažmente | #17 Začiatky s projektovým manažmentom

Plánovanie v projektovom manažmente trvá tak dlho, ako celý projekt. Najprv sa vytvorí najširší obraz, stanovujú sa míľniky a identifikujú sa najdôležitejšie oblasti realizácie, ktoré sa niekedy nazývajú epiky. Avšak aj deň pred ukončením projektu zostáva ešte naplánovať záverečné stretnutie projektu.

Plánovanie v projektovom manažmente – obsah:

1. Plánovanie v projektovom manažmente – úvod
2. Oblasti projektu
3. Oblasť plánovania
4. C.L.E.A.R
5. Zhrnutie

Úvod

V tradičnom kaskádovom prístupe existovala plánovacia fáza pred realizáciou projektu. V tejto fáze sa mal vypracovať podrobný harmonogram aktivít, ktorý stanovoval míľniky a rozdeľoval rozpočtové zdroje medzi rôzne úlohy. Keď bolo plánovanie v projektovom manažmente dokončené, stačilo prejsť k realizácii a krok za krokom odškrtávať splnené úlohy. Avšak realita projektového manažmentu sa ostro odklonila od idealizovaného obrazu, v ktorom je možné ľahko oddeliť fázy plánovania a realizácie projektu.

Oblasti projektu

Najnovší PMBOK už viac neodkazuje na po sebe nasledujúce fázy plánovania a vykonávania projektu. Namiesto toho projektový manažment rozlišuje výkonnostné oblasti, ktoré sú oblasťami, v ktorých sa projekt realizuje, skôr než jeho časový rámec. Tieto oblasti sú:

• zainteresované strany
• tím
• metódy a životný cyklus projektu
• plánovanie
• realizácia projektu
• dodanie výsledkov
• monitorovanie
• neistoty a riziká

Prepletajú sa a križujú na mnohých miestach. Avšak hovoriť o oblastiach namiesto fáz uľahčuje rozlíšiť medzi životným cyklom projektu a použitou metódou operácie. V mnohých prístupoch sa plánovanie, vykonávanie a dodanie výsledkov deje mnohokrát počas projektu.

Oblasť plánovania

Pri plánovaní v projektovom manažmente sa projekt realizuje organizovane, koordinovane a cieľavedome. Znalosti a zručnosti nadobudnuté počas realizácie projektu sa priebežne prispôsobujú na najefektívnejšie dosiahnutie cieľa projektu. Preto je oblasť plánovania definovaná v PMBOK ako:

“Oblasť činnosti zahŕňajúca aktivity a funkcie spojené s počiatočnou, prebiehajúcou a rozvíjajúcou sa organizáciou a koordináciou potrebnou na dodanie výsledkov a výstupov projektu.”

To znamená, že prvky plánovania sa nachádzajú takmer v každom momente projektu. Sú prítomné v iniciačnej fáze, keď práca na realizácii projektu ešte nezačala, ale aj v jeho konečných fázach, počas ktorých sa výsledky práce tímu testujú a implementujú na mieste klienta.

V súvislosti s oblasťou plánovania sú dokumenty a nástroje, spoločne známe ako artefakty. Hoci sa prevažne používajú v oblasti plánovania projektu, často sa používajú aj v iných oblastiach. Napríklad:

• Backlog – často má formu Kanban tabúľ a je zbierkou úloh naplánovaných na vykonanie, patrí tiež do oblasti vykonávania projektu,
• Plán projektového manažmentu – platí aj pre oblasti zainteresovaných strán a realizácie projektu,
• Plán riadenia rizík – patrí tiež do oblasti neistoty a rizika.

Avšak nevyhnutne najdôležitejším aspektom plánovania je vytvoriť plán činnosti, ktorý povedie k efektívnej realizácii cieľa projektu.

C.L.E.A.R

C.L.E.A.R. je jednou z metód na formulovanie cieľov. Formuloval ju Adam Crick. Skratka sa rozširuje nasledovne:

• C – Spolupráca, alebo Zdieľaná – pri plánovaní cieľa projektu je dôležité pamätať na povzbudenie projektového tímu k spolupráci
• L – Obmedzená, alebo Restriktívna – rámec plánovaného projektu musí byť definovaný a známy všetkým zainteresovaným stranám
• E – Emočná, alebo Emočne ovplyvnená – cieľ projektu by mal dediť zo svojej vízie schopnosť vzbudzovať túžbu po realizácii
• A – Ocenená – plánovanie cieľa, ktorý je príliš malý, jednoducho nefunguje pre predstavivosť, mal by nastaviť latku dostatočne vysoko, aby stimuloval ambíciu
• R – Upraviteľná, čo znamená schopná zmeniť tvar a prispôsobiť sa novým podmienkam

Posledný bod metódy C.L.E.A.R. je obzvlášť dôležitý pre oblasť plánovania. To preto, že zdôrazňuje potrebu prispôsobiť cieľ podmienkam realizácie projektu a kontinuitu plánovacieho procesu.

Použitie C.L.E.A.R. môže pomôcť pri efektívnom plánovaní na dosiahnutie cieľa projektu. To preto, že spája oblasť plánovania s oblasťou tímu. Táto, na druhej strane, je niekedy marginalizovaná pri používaní bežne používaných metód formulovania cieľov, ako je napríklad SMART. Preto stojí za to kombinovať tieto dve metódy, čím získate širší obraz a zaujímavejšie možnosti plánovania.

Oblasť plánovania v projektovom manažmente. Zhrnutie

Oblasť plánovania je všadeprítomná v projektovom manažmente. Sprevádza takmer všetky aktivity projektového manažéra. To preto, že je prítomná už v iniciačnej fáze, ktorá definuje, na čo je projekt. Na oplátku zohráva hlavnú úlohu v počiatočnom plánovaní, harmonogramovaní a definovaní míľnikov projektu. Avšak pri plánovaní projektových úloh je najdôležitejšie konať v duchu lean, to znamená plánovať podrobne len to, čo plánovanie vyžaduje. A prispôsobenie, t.j. okamžité využitie poznatkov získaných počas projektu na zlepšenie efektívnosti operácií.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.