Čo je projektový plán a na čo slúži? | #18 Začiatky s projektovým manažmentom

Ako náhle projekt získal schválenie zainteresovaných strán, je čas pripraviť harmonogram. Predtým, ako sa projektový tím stretne prvýkrát, projektový manažér pripraví štruktúru projektu.

Harmonogram projektu – obsah:

1. Úvod
2. Ako vytvoriť harmonogram projektu?
3. Ako sa harmonogram projektu líši od projektového plánu?
4. Príklad harmonogramu projektu
5. Zhrnutie

Úvod

Harmonogram projektu je všeobecný dokument, ktorý vám umožňuje mať prehľad o jednotlivých úlohách určených na prebiehajúce vykonávanie. Tieto sú obsiahnuté v podrobnom backlogu alebo prezentované na kanban tabuli. Harmonogram obsahuje míľniky, úlohy a kľúčové udalosti, ako aj pocit perspektívy, kde sa projekt nachádza na ceste k dosiahnutiu cieľa.

Najčastejšie je harmonogram vizualizáciou toho, ako sú ciele projektu navzájom závislé a v akom poradí pokračovať. Harmonogram projektu tiež ukazuje časový rámec s určenými dátumami.

Ako vytvoriť harmonogram projektu?

Pri vytváraní harmonogramu je najlepšie zvoliť prístup zdola nahor. Rozdeľte celkový projekt na hlavné problémové bloky alebo oblasti. Tieto môžu byť oblasti také všeobecné ako budovanie tímu, UX dizajn, programovanie alebo marketing. Harmonogram projektu sa najľahšie pripravuje pomocou špeciálneho softvéru. Umožní to:

• ľahké pridávanie a skupinovanie udalostí, ako aj vykonávanie zmien – napríklad môže sa stať, že úlohy oddelené ako UX dizajn rozdelíme do samostatných skupín vizuálneho dizajnu a prípravy textu. S pomocou softvéru to môžeme urobiť niekoľkými kliknutiami, namiesto preusporiadania textového súboru alebo tabuľky,
• vizualizáciu trvania každej úlohy – takže môžeme ľahko naplánovať úlohy s ohľadom na dostupnosť ľudí a zdrojov potrebných na ich dokončenie,
• označovanie vzájomných závislostí medzi úlohami – nastavenie upozornení na závislosti je veľmi užitočná funkcia dostupná v niektorých programoch, vďaka ktorej máme istotu, že nikto sa nezapojí do dokončovania práce v budove, kde ešte neboli položené inštalácie.

Týmto sa harmonogram stane čitateľným pre všetkých zúčastnených. aktualizovanie a doplňovanie ho.

Harmonogram je najčastejšie reprezentovaný nasledujúcimi pohľadmi:

• škálovateľný kalendár – s označenými úlohami na dokončenie; pomocou kalendára je jednoduchšie ako v iných pohľadoch prejsť do plánovania, ako je priraďovanie práce konkrétnym ľuďom a plánovanie stretnutí,

• Ganttov diagram alebo podobná vizualizácia úloh na časovej osi – všeobecný pohľad ukazujúci celkovú dĺžku projektu je jeho harmonogram, zatiaľ čo rozšírená verzia sa používa na vytvorenie a podrobnosti projektového plánu,
• mapy epických úloh, známe aj ako agregované úlohy – to znamená vizualizáciu, ktorá ukazuje, okrem iného, aké percento úloh súvisí s konkrétnou oblasťou vykonávania projektu, napríklad “testovanie” epická úloha môže obsahovať úlohy súvisiace s interným testovaním softvérového prototypu, ako aj konečným testovaním na mieste klienta.

Ako sa harmonogram projektu líši od projektového plánu?

Harmonogram sa od projektového plánu líši predovšetkým svojím účelom a úrovňou podrobností. Harmonogram je kostra projektu, ktorá primárne zobrazuje jeho kľúčové oblasti a míľniky. Jeho účelom je načrtnúť jasný a zjednodušený obraz celého projektu. Projektový plán sa však vytvára na rozobratie vykonávania každej úlohy, až po najmenšie detaily, ktoré stoja za to zapísať.

Harmonogram odpovedá na otázku, čo implementujeme. Tam nájdeme všeobecné pokyny pre trvanie rôznych fáz projektu a označovanie kľúčových momentov. Projektový plán, na druhej strane, slúži na popis, ako vykonať každú úlohu.

Z dobrého harmonogramu je ľahké prečítať cestu vedúcu k realizácii cieľa projektu, pretože zobrazuje iba míľniky predstavujúce najvšeobecnejšie a najdôležitejšie momenty vykonávania. Avšak vďaka softvéru na riadenie projektov sa hranica medzi harmonogramom a projektovým plánom stala dosť tekutou. To je spôsobené tým, že množstvo spôsobov vizualizácie údajov umožňuje bezproblémové prechádzanie medzi podrobnými pohľadmi na jednotlivé úlohy a najvšeobecnejším obrazom harmonogramu celého projektu.

Príklad harmonogramu projektu

Predstavme si, že chceme realizovať projekt na prezentáciu dobrodružnej hry, ktorá sa odohráva vo virtuálnej realite na medzinárodnom veľtrhu.

Ako vytvoriť harmonogram, musíme označiť kľúčové dátumy – začiatok projektu, termín na prihlášky vystavovateľov na veľtrh, ako aj dátum veľtrhu a koniec projektu. Ďalším krokom je definovať ciele a zadať ich do vybraného programu ako súhrnné úlohy, epické úlohy alebo prípadne značky. V našom príklade to budú:

• Príprava hry – epická úloha bude obsahovať úlohy ako príprava stabilnej testovacej verzie hry, ktorá môže byť sprístupnená verejnosti, testovanie, inštalácia na hardvér, ktorý bude sprístupnený na veľtrhu
• Príprava stánku – príprava vybavenia, propagačných materiálov, súťaží pre návštevníkov, nákup a zabezpečenie vybavenia
• Plánovanie cesty – rezervácia hotela, nákup lístkov na podujatia, zabezpečenie dopravy
• Analýza úspešnosti prezentácie po návrate – či sa hre podarilo prilákať predpokladaný počet zákazníkov, či sa podarilo nadviazať obchodné kontakty a partnerstvá, ako aj dodržať rozpočet pridelený na propagáciu

Každá z epických úloh môže mať supervízora – určeného na prevzatie zodpovednosti za jej celkové vykonanie. V mnohých projektoch je však touto osobou projektový manažér, zatiaľ čo členovia tímu preberajú zodpovednosť iba za jednotlivé úlohy.

Ďalším krokom je označovanie míľnikov. Dokončenie každého míľnika sa pravdepodobne bude skladať z úloh patriacich do viacerých epických úloh. Ak je prvým míľnikom prijatie prezentácie na veľtrh organizátormi podujatia, bude zahŕňať úlohy patriace do skupín “networking”, “príprava hry” a “príprava prezentácie”, medzi inými.

Harmonogram pre každý projekt sa vypracováva individuálne. Aj keď si môžete pomôcť hotovou šablónou, stále to pravdepodobne bude vyžadovať významné úpravy. Najväčším zlepšením bude použitie vášho harmonogramu vytvoreného skôr na podobnom projekte.

Zhrnutie

Dobre pripravený harmonogram na začiatku projektu výrazne uľahčuje prácu. Slúži nielen projektovému manažérovi, ktorý vďaka nemu získava prehľad o stratégii konania, ale aj projektovému tímu, ktorý môže ľahko vidieť, v akom štádiu sa vykonávaná práca nachádza a na čo je zameraná. Harmonogram je tiež cenným nástrojom, ktorý podporuje transparentnosť vykonávania, pretože umožňuje zainteresovaným stranám vidieť štruktúru projektu a nezávisle porovnávať stav vykonávania s nastavenými cieľmi projektu.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.