Realizácia projektu | #20 Začiatky s projektovým manažmentom

Realizácia projektu je implementácia úloh, ktorá vedie k dosiahnutiu zamýšľaného cieľa. Preto doména realizácie projektu zahŕňa viac než len vykonávanie každodenných úloh. Je to tiež vytváranie procesov, správa firemných zdrojov a práca na budovaní otvoreného, inkluzívneho prostredia, ktoré podporuje spoluprácu a učenie.

Realizácia projektu – obsah:

1. Úvod
2. Doména realizácie projektu
3. Správa procesov v realizácii projektu
4. Retrospektíva, učenie a zlepšovanie
5. Zhrnutie

Úvod

Doména realizácie je jednou z ôsmich hlavných oblastí, kde prebiehajú projektové aktivity. Nie je to len etapa nasledujúca po plánovaní úloh. Skôr doména realizácie definuje všetku prácu, ktorá prebieha počas projektu.

Doména realizácie projektu

Realizácia projektu je predovšetkým dlhý zoznam úloh vykonávaných každým členom projektového tímu. Tieto úlohy sú vybrané zo zoznamu úloh pripraveného projektovým manažérom, usporiadané podľa priority a zvyčajne zverejnené na Kanban tabuli.

Medzi úlohami patriacimi do domény realizácie projektu nájdeme ako opakujúce sa cyklické aktivity súvisiace napríklad s aktualizáciami softvéru, tak aj jednorazové udalosti, ako je navrhnutie loga pre aplikáciu.

Doména realizácie projektu pozostáva z aktivít súvisiacich s:

• Vykonávaním každodenných úloh,
• Vypracovaním nových úloh,
• Úpravou úloh, ktoré už boli vykonané a sú naplánované na realizáciu,
• Vytváraním efektívnych procesov,
• Komunikáciou so zainteresovanými stranami,
• Správou materiálov, vybavenia, dát a iných firemných zdrojov,
• Prípravou dokumentov potrebných na realizáciu projektu,
• Pozorovaním zmien vo vnútri a mimo organizácie, ktoré môžu ovplyvniť realizáciu projektu,
• Priebežným učením a opravou činností.

Podrobnejšie sa pozrieme na to, akú úlohu správa procesov a učenie zohráva v realizácii projektu a kde sa domény projektového monitorovania a realizácie najviac stretávajú.

Správa procesov v realizácii projektu

Aby správa projektových procesov slúžila svojmu účelu a nestala sa zbytočnou byrokraciou, musí vychádzať z praxe. Preto je ich vývoj zvyčajne zdieľaný medzi projektovým manažérom a projektovým tímom. V tomto prístupe je každý interný proces, nazývaný aj technický alebo výrobný proces, súčasne určený dvoma osami:

• Etapa realizácie úlohy
• Pracovný tok týkajúci sa konkrétnej úlohy

Etapy vykonávania úlohy

Etapy vykonávania úlohy sú určené takzvanými bránami, t.j. kritériami, ktoré musí úloha splniť, aby postúpila do ďalšej etapy. Stav danej úlohy sa môže meniť nasledovne:

• určená na vykonanie – to znamená, že ju projektový manažér zaradil na zoznam úloh,
• v realizácii – to znamená, že ju vybral na vykonanie jeden z členov projektového tímu,
• testovaná – úloha bola dokončená a odovzdaná inej osobe, ktorá testuje správnosť a kvalitu jej vykonania, ak testy zlyhajú, úloha sa vracia do predchádzajúcej etapy,
• čakajúca na publikáciu – úloha prešla testovaním a bola schválená na publikáciu, výrobu alebo odovzdanie klientovi, v závislosti od typu prebiehajúceho projektu,
• skončená – všetka práca bola vykonaná a výsledok bol schválený ako dokončený.

Počet stavov sa prispôsobuje potrebám projektového tímu a špecifikám prebiehajúcich úloh. Na druhej strane, minimálna verzia, ktorá sa často používa, sú tri prevzaté z klasických Kanban tabúľ, ktoré definujú úlohu ako “na dokončenie”, “v priebehu” a “pripravené”.

Pracovný tok

Pracovný tok sa týka krokov potrebných na úlohu a toho, kto ju v danom okamihu vykonáva. Preto definuje zodpovednosť za dokončenie úlohy. Pracovný tok tiež naznačuje, akú akciu je potrebné vykonať, aby úloha postúpila do ďalšej etapy vykonania.

Poďme zvážiť, ako by mohol vyzerať pracovný tok úlohy: “publikovať príspevok na LinkedIn o dokončení projektu”. Je to zmena jej stavu z “v priebehu” na “dokončené”. Jej pracovný tok by mohol vyzerať nasledovne:

• Výber témy príspevku a obsahu publikácie – zodpovedná osoba je špecialista na marketing v sociálnych médiách, ktorý deleguje úlohu copywriterovi a grafickému dizajnérovi,
• Príprava textu – úlohu vykonáva freelancer, ktorý sa špecializuje na písanie textov,
• Vývoj grafiky – grafický dizajnér pripravuje vizuály podľa brandingových štandardov spoločnosti,
• Kontrola kvality – hodnotenie marketingovým špecialistom a možné úpravy alebo schválenie na publikáciu,
• Publikácia – rozhodnutie o čase zverejnenia robí osoba, ktorá spravuje plán publikovania.

Optimalizácia procesov

Ďalšou dôležitou súčasťou správy procesov v realizácii projektu je optimalizácia procesov. Zameriava sa na monitorovanie a reorganizáciu procesu, ak neprebieha hladko. Hlavne sa sústreďuje na elimináciu úzkych miest – to znamená momenty, keď je jedna osoba zodpovedná za viac úloh, než dokáže dokončiť, zatiaľ čo ostatní členovia tímu čakajú nečinne, kým to dokončí. Úzke miesta môžu byť tiež spojené s výkonom strojov alebo s časom vykonania alebo dodania komponentov externým dodávateľom.

Retrospektíva, učenie a zlepšovanie

Oceňovanie učenia a vytváranie inkluzívneho prostredia, ktoré podporuje komunikáciu a vzájomnú pomoc, vedie k skvelým výsledkom v projektovom manažmente. Preto počas stretnutí s tímom stojí za to venovať osobitnú pozornosť:

• najlepšie dokončeným úlohám a oslavám úspechov,
• nedokončeným úlohám bez obviňovania členov tímu,
• reflektovaniu o tom, ako pracovať a spolupracovať ako tím.

Spoločné zlepšovanie a učenie sa z vlastných úspechov a neúspechov je najlepší spôsob, ako rozvíjať osvedčené postupy pri dokončovaní úloh. Na druhej strane, reflexia o spôsoboch práce, motivácii, použitých nástrojoch a dokonca aj o rozdelení rolí v tíme vedie k zlepšeniu celkovej efektívnosti tímu. Preto je také dôležité mať pravidelné stretnutia, ktoré sú venované nielen zhrnutiam vykonanej práce, ale aj retrospektívam.

To preto, že niektoré z získaných poznatkov môžu byť použité okamžite. Týmto spôsobom tím urýchľuje dokončovanie úloh a prehlbuje spoluprácu. Členovia projektového tímu sa navzájom učia lepšie a lepšie metódy dokončovania úloh a zlepšujú spoluprácu.

Zhrnutie

Doména realizácie projektu vyžaduje, aby projektový manažér navrhoval procesy, dohliadal na prebiehajúce procesy, pozoroval ich súčasne a postupne ich zlepšoval. Doména realizácie zahŕňa aj všetky úlohy vykonávané projektovým tímom, ktoré postupne vedú k realizácii projektového cieľa.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pintereste, TikToku.