Ako nastaviť projektový tím? | #29 Začiatky s projektovým manažmentom

Podľa PMBOK je projektový tím “súbor jednotlivcov vykonávajúcich prácu na projekte s cieľom dosiahnuť jeho ciele.” Stále však veríme, že takáto definícia vynecháva aspoň jeden dôležitý aspekt dosiahnutia cieľa projektu: spoluprácu. A na to sa dnes chceme zamerať pri odpovedi na otázku, ako nastaviť projektový tím.

Ako nastaviť projektový tím? – obsah:

1. Úvod
2. Kompetencie a zodpovednosti členov tímu
3. Osobnosti v tíme
4. Úlohy v tíme
5. Zhrnutie

Úvod

Keď sa projektový manažér pustí do nastavenia projektového tímu, už dokončil fázu iniciácie projektu a časť plánovacej fázy. Úloha je jednoduchšia, ak projekt zahŕňa ľudí v rámci organizácie. Ale často projekty vyžadujú najímanie nových špecialistov, externých konzultantov alebo freelancerov.

Ak sa projekt realizuje vo veľkej organizácii, stačí, aby projektový manažér presne určil rozsah kompetencií a zodpovedností potrebných špecialistov. Personálne oddelenie sa potom postará o nábor vhodných kandidátov.

Ale ak ide o menšiu spoločnosť alebo startup, projektový manažér bude musieť zvládnuť výber vhodných kandidátov. Táto úloha sa tiež nazýva “získavanie projektového tímu” a zameriava sa na dve oblasti:

• kompetencie a odborné skúsenosti, a
• individuálne osobnostné vlastnosti budúcich kolegov.

Práve oni spôsobia, že sa skupina špecialistov čoskoro stane tímom. To znamená, že bude efektívne spolupracovať počas celého projektu.

Kompetencie a zodpovednosti členov tímu

Definovanie zodpovedností každého člena tímu je na začiatku spolupráce veľmi dôležité. Dôvodom je, že sa často stáva, že kompetencie kolegov sa prekrývajú. Projektový manažér preto musí určiť, kto je zodpovedný za realizáciu konkrétnej úlohy. Na druhej strane by mali ľudia pracujúci spoločne na konkrétnej oblasti projektu cítiť, že zdieľajú zodpovednosť za jeho úspech (spoločné vlastníctvo).

Ďalšie ťažkosti, ktorým čelí projektový manažér, naznačujú otázky:

• Ako identifikovať, ktorí špecialisti budú vhodní na vykonávanie úloh?
• Aké nástroje budú potrebovať? A čo nasleduje –
• Ako určiť rozpočet potrebný na dokončenie tímu?

Tu môžeme venovať pozornosť len otázkam. Odpoveď sa bude líšiť v každom projekte.

Osobnosti v tíme

V projektovom tíme musí mať každý člen správne zručnosti a skúsenosti. Ale rovnako dôležité sú osobnostné vlastnosti, ktoré posilnia tím a urobia ho súdržným. Pokiaľ ide o spoločné vlastnosti, projektový tím musí pozostávať z ľudí, ktorí sú:

• flexibilní a prispôsobiví meniacim sa podmienkam
• otvorení novým výzvam
• kooperatívni
• ochotní prevziať zodpovednosť za im pridelené úlohy, a
• vedeli, ako sa vyrovnať so stresom.

Rovnako dôležitá je však aj rozmanitosť osobností a pracovných štýlov. To umožní lepšie využiť ich silné stránky. Všetky tímy budú mať prospech z toho, že budú mať jednotlivcov, ktorí sú:

1. Orientovaní na cieľ – zameraní na dosiahnutie čo najlepších výsledkov a sú akčne orientovaní
2. Kreatívni – plodní s nápadmi, preukazujú vysokú úroveň inovácií a schopnosť nájsť nové riešenia
3. Na ľudí orientovaní – pre ktorých sú iní ľudia, vzťahy a vzájomné porozumenie najdôležitejšie

Úlohy v tíme

Neformálne úlohy tímu sa objavujú spontánne. Je však dôležité si uvedomiť ich existenciu a dynamiku počas realizácie projektu. Hlavné úlohy v projektovom tíme zahŕňajú:

• Líder – venuje osobitnú pozornosť efektívnosti tímu,
• Zmierovateľ – rieši konflikty a pomáha tímu fungovať efektívnejšie
• Vtipálek – ten, kto robí ostatných smiať a zlepšuje náladu tímu,
• Pripomienkár – vždy si pamätá dôležité termíny a úlohy,
• Koordinátor – pomáha tímu fungovať efektívnejšie kombinovaním pracovných prvkov jednotlivých členov,
• Mentor – často starší člen tímu, ktorý je ochotný zdieľať skúsenosti a vedomosti s ostatnými.

Neformálne úlohy pomáhajú tímu efektívne fungovať a prinášajú lepšie výsledky. Nemali by ste ich však považovať za náhradu za formálne zodpovednosti.

Zhrnutie

Výber projektového tímu môže určiť úspech alebo neúspech celého projektu. Preto je tak dôležité, aby tím pozostával z ľudí s rôznymi zručnosťami a osobnosťami, rôznymi skúsenosťami a pracovnými štýlmi. Ak projektový manažér správne vyberie kolegov, prirodzene zaujmú neformálne úlohy a vytvoria súdržný tím, čím zvýšia šance na úspech a ďalšiu plodnú spoluprácu.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.