Hybridná práca – ako úspešne viesť tím? | #31 Začiatky s projektovým manažmentom

Bez ohľadu na to, ako vnímame hybridnú prácu, často čelíme výzve – ako riadiť tím, keď niektorí ľudia sú v kancelárii a niektorí pracujú na diaľku, a ich pomer sa neustále mení.

Hybridná práca – obsah:

1. Úvod
2. Komunikácia v hybridnom tíme
3. Efektívna výmena informácií
4. Technická podpora práce tímu
5. Udržiavanie väzieb
6. Zhrnutie

Úvod

Riadenie projektového tímu, ktorý pracuje v hybridnom režime, je ťažšie v porovnaní s prácou výlučne na diaľku alebo na mieste. Napokon, ako dohliadať, keď niektorí členovia tímu pracujú v kancelárii a iní na diaľku?

Projektový manažér čelí niekoľkým kľúčovým výzvam. Tieto výzvy zahŕňajú:

• definovanie pravidiel komunikácie v tíme
• zabezpečenie plynulej výmeny informácií
• technologická podpora pre ľudí mimo kancelárie
• udržanie väzieb.

Komunikácia v hybridnom tíme

Aby ste efektívne pracovali v hybridnom modeli, musíte definovať pravidlá komunikácie. Keď nestačí prístup a opýtať sa osoby pracujúcej na susednom stole na jej názor na vašu prácu, stojí za to dohodnúť sa na používaní rôznych nástrojov na konkrétne účely. Napríklad môžete poslať krátku otázku cez chat, použiť e-mail na zložitejšie záležitosti a usporiadať videokonferenciu na diskusiu o komplexných témach, ktoré si vyžadujú zapojenie viacerých ľudí.

Pri novom tíme je tiež dobré zabezpečiť, aby každý vedel:

• Aké sú zodpovednosti každého jednotlivca,
• Ako kontaktovať ostatných členov tímu, a
• Aké sú očakávania týkajúce sa frekvencie komunikácie?

Na to môžete využiť statusy v firemnej chatovej miestnosti alebo vytvoriť kontaktnú nástenku v nástroji na riadenie projektov. Taktiež stojí za to krátko prediskutovať tému komunikácie počas jedného z projektových stretnutí.

Efektívna výmena informácií

Akonáhle sú pravidlá komunikácie definované, je čas premýšľať o jej obsahu. Je dobré zabezpečiť, aby sa informácie zdieľali a aby mal každý člen tímu prístup k zdrojom potrebným na vykonanie svojej práce.

Pomocou špecializovaného softvéru, ako je Firmbee, môžete ľahko vyriešiť nasledujúce problémy:

• pridelenie úloh,
• výmena informácií o aktuálnom stave projektu,
• nastavenie termínov projektových stretnutí, alebo
• zdieľanie výsledkov monitorovania projektu.

Projektový manažér by mal zabezpečiť, aby boli informácie dostupné pre všetkých, bez ohľadu na to, kde pracujú. To platí najmä pre tých, ktorí pracujú na zdieľaných súboroch, ktoré, keď sa pracovalo na mieste, mohli byť uložené na serveroch, ktoré bránia vzdialenému používaniu. Môžete sa zamyslieť nad cloudovými riešeniami, alebo inak naplánovať úlohy, ktoré vykonávate.

Technická podpora práce tímu

Kľúčovým aspektom úspešného fungovania v hybridnom modeli je nastaviť technické podmienky pre nepretržitú prevádzku. Základy sú:

• rýchly internet
• počítač alebo laptop a
• softvér potrebný na vykonanie ich práce.

Projektový manažér by mal zabezpečiť, aby všetci zamestnanci, ktorí pracujú na diaľku, mali správne nástroje, vybavenie a prístup k firemnej sieti.

Udržiavanie väzieb

Udržiavanie vzťahov v rámci tímu je často zanedbávané, no je rovnako dôležité ako technická podpora a komunikácia priamo súvisiaca s vykonávaním projektu. Avšak v hybridnom modeli zamestnanci prítomní v kancelárii nemajú čas budovať medziľudské kontakty.

Keď väčšina práce je na diaľku, pri návšteve sídla spoločnosti si každý účastník projektu plánuje stretnutia individuálne. Niekedy sa ukáže, že počas dňa sa stretávajú so všetkými kolegami a externými odborníkmi zapojenými do úloh. V dôsledku toho nie je dostatok času na stretnutie s tímom, ktorý spolupracuje v sídle spoločnosti len teoreticky.

Preto sú riziká spojené s hybridnou prácou:

• rozpad tímov,
• zníženie pocitu tímovej zodpovednosti za projekt a
• nedostatok emocionálneho záväzku k spoločnosti.

Nie sú to len tí, ktorí pracujú na diaľku, ktorí sa môžu cítiť izolovaní od zvyšku tímu. Preto je tak kritické postarať sa o dobrú atmosféru pri spoločnej práci. Riešením problémov “hybridného” môže byť pravidelné skupinové projektové stretnutia doplnené individuálnymi rozhovormi so zamestnancami.

Zhrnutie

Vedenie projektového tímu, ktorý pracuje v hybridnom režime, vyžaduje, aby projektový manažér definoval pravidlá komunikácie a zabezpečil plynulú výmenu informácií. Je tiež nevyhnutné udržiavať tímové väzby, poskytovať čas a priestor na stretnutia ako v digitálnom prostredí, tak aj v kancelárii.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.